Im Flow mit Microsoft Power Automate

Fabrice Kurz

Ist Softwareentwickler im Bereich Azure Cloud Automatisierung bei KUMAVISION und ist dort für die Backend-Entwicklung verantwortlich

Unternehmen stehen in der heutigen Geschäftswelt vor vielen Herausforderungen. Doch besonders der Fachkräftemangel setzt alle Branchen unter Druck. Denn wenn qualifizierte Arbeitskräfte fehlen, beeinträchtigt das nachhaltig die Produktivität, Innovationsfähigkeit und Agilität – drei entscheidende Faktoren, um in einer zunehmend digitalisierten Welt erfolgreich zu sein.

Mit der Power Platform bietet Microsoft ein Bundle aus leistungsstarken Tools, das genau beim Thema Ressourcen ansetzt. Mit den Low-Code-Lösungen können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse optimieren, Daten intelligent nutzen und sogar relativ einfach eigene Apps entwickeln. Eine dieser innovativen End-to-End-Geschäftsanwendungen ist Microsoft Power Automate. Die Plattform ermöglicht es Unternehmen, ihre Abläufe durch Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben zu beschleunigen. In diesem Blogbeitrag werden wir genauer untersuchen, wie Power Automate die Produktivität steigert und gleichzeitig Mitarbeitende entlastet.

Was ist Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate ist ein cloudbasierter Workflow-Automatisierungsdienst, der auf Low Code basiert und KI nutzt. So können technisch versierte Fachkräfte mit geringem Aufwand intelligente Workflows erstellen, um repetitive, zeitaufwändige Prozesse zu automatisieren. Im Hintergrund werden dafür nahtlos Daten aus verschiedenen Anwendungen und Systemen verknüpft – ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind. Ein großer Vorteil bei einer heterogenen Systemlandschaft, in welcher die Datenübergabe und -auswertung eine der größten Herausforderung darstellt und viele Ressourcen bindet.

Eine Studie von Forrester Consulting zeigt, dass Unternehmen mit Power Automate ihre Abläufe effizienter gestalten, Fehler um 27,4 % reduzieren und die Time-to-Market um 33 % beschleunigen konnten. (Quelle: The Total Economic Impact of Power Automate, 2022)

Wie erstellt man automatisierte Workflows?

Microsoft Power Automate ist wie Power Apps eine benutzerfreundliche Plattform, die für Citizen Developer entwickelt wurde. Mit dem Low-Code-Ansatz können diese Fachexperten außerhalb der IT-Abteilung softwarebasierte Anwendungen für ihren jeweiligen Bereich erstellen. Ein wenig technisches Verständnis ist dafür notwendig, über das die GenZ und nachfolgende Generationen aber verfügen. Und weil die Citizen Developer Fachwissen über Abläufe mit digitalem Know-how bündeln, minimiert das den Abstimmungsaufwand und die Entwicklungszeit enorm.

Die Plattform bietet einen intuitiven Drag-and-Drop-Editor, eine visuelle Benutzeroberfläche sowie viele integrierte Vorlagen von der Datenerfassung bis hin zu vordefinierten Berichten. So lassen sich selbst mehrstufige Workflows intuitiv aufbauen und automatisieren – ohne auch nur eine Zeile Code zu schreiben. Alles, was Sie tun müssen: Einen Trigger (Auslöser) definieren und die gewünschten Aktionen zuordnen. Diese werden dann nach Aktivierung des Triggers automatisch in der festgelegten Reihenfolge ausgeführt: Das ist dann der Flow!

Der Trigger ist also der Startpunkt für jede Automatisierung und kann zum Beispiel der Empfang einer E-Mail mit einem bestimmten Betreff, das Hinzufügen eines neuen Leads in Microsoft Dynamics 356 oder das Erreichen eines bestimmten Datums sein. Ausgelöst wird dadurch dann der Flow, eine automatisiert ablaufende Sequenz von Handlungen. Diese können einfach oder komplex sein und auf vielfältige Weise kombiniert werden, um individuelle Anforderungen abzudecken.

Effizienz-Tipp: Mit Desktop Flows können Sie Mausklicks und Tastatureingaben aufzeichnen, in den visuellen Designer importieren und daraus Automatisierungen erstellen. Das spart wertvolle Klickzeit!

Wie werden die Daten mit den Flows verknüpft?

Damit das Ganze funktioniert, müssen die Flows natürlich Zugriff auf Daten haben. Dafür gibt es mehr als 1.000 standardisierte Konnektoren. Diese sind so etwas wie Adapter, welche die Flows mit einer Vielzahl von Anwendungen sowie Systemen verbinden und den Datenaustausch ermöglichen. Dadurch kann jeder Benutzer Daten aus zahlreichen Quellen wie ERP, CRM, Teams, Outlook und SharePoint miteinander kombinieren und so selbst in kurzer Zeit Workflow-Lösungen entwickeln und damit Geschäftsprozesse automatisieren. Gleichzeitig bietet Power Automate so die Möglichkeit einer nativen Benutzererfahrung, denn man muss weder für den Versand von E-Mails noch den Daten Up- oder Download seine bevorzugten Anwendungen verlassen. Das ist nicht nur bequem, sondern spart auch Zeit.

Selbst wenn Datenquellen nicht direkt angebunden werden, kann Power Automate zum Einsatz kommen: Stellt Ihnen beispielsweise ein Zulieferer keine technische Schnittstelle zur Datenübermittlung zur Verfügung, versendet aber die Bestellbestätigungen via E-Mail-Anhang im XML-Format, können Sie diesen automatisiert auswerten, via Microsoft Teams zur kurzen Sichtprüfung an ihren Einkauf übermitteln und die Daten – abgesichert durch ein Genehmigungsverfahren – in das ERP System übernehmen lassen.

Welche Anwendungen und Dienste kann man verknüpfen?

Microsoft bietet eine Vielzahl von Konnektoren für die gesamten Microsoft-Produktwelt wie Microsoft 365 (Outlook, SharePoint, Teams, OneDrive etc.) und Dynamics 365 (Business Central, Marketing, Sales etc.). Aber auch Lösungen anderer Anbieter wie Salesforce, Dropbox, Google Drive und viele andere können Sie dank der mehr als 1.000 API-Konnektoren in Ihre Automatisierungsworkflows integrieren.

1. Microsoft: Mit Power Automate können Sie Prozesse zwischen verschiedenen Microsoft-Lösungen wie beispielsweise Microsoft 365 und Microsoft Dynamics 365 automatisieren – ohne die Anwendung zu wechseln und Ihren Arbeitsablauf zu unterbrechen. Das sorgt für optimierte Prozesse innerhalb des Microsoft-Ökosystems. Ein klassischer Anwendungsfall ist der wöchentliche Marketing-Report an das Controlling. Musste ein Mitarbeitender den Report bislang manuell aus dem verwendeten Marketing-Tool im Excel-Format herunterladen und als Zusammenfassung aufbereiten, übernimmt das nun ein Power Automate Flow inklusive Versand per E-Mail.
2. Drittanbieter-Apps: Power Automate bietet eine Vielzahl an Konnektoren für Drittanbieter-Anwendungen und Dienste wie Salesforce, Dropbox, Google Drive, Slack, Twitter, Facebook und viele andere. Mit diesen können Sie Daten zwischen verschiedenen Anwendungen synchronisieren und so Arbeitsabläufe über verschiedene Plattformen hinweg automatisieren, wie beispielsweise Leads von Salesforce in Dropbox speichern oder automatisch Social-Media-Posts planen und veröffentlichen.
3. Azure-Dienste: Power Automate lässt sich nahtlos in Azure-Dienste wie Azure Logic Apps und Azure Functions integrieren, um komplexere Automatisierungsszenarien wie das Onboarding neuer Mitarbeitender umzusetzen. Hierbei müssen verschiedene Schritte wie die Anlage der Personalakte oder die Schlüsselübergabe durchgeführt werden sowie zahlreiche Genehmigungsverfahren durchlaufen werden. Mithilfe weitreichender Azure-Funktionen können Sie diesen Prozess individuell an Ihr Unternehmen anpassen und so sicherstellen, dass das Onboarding abteilungsübergreifend reibungslos und mit wenigen Klicks abläuft und kein Schritt vergessen wird.

Warum sollten Sie Power Automate nutzen?

Warum sollten Sie es nicht tun? Es spart Ihnen Zeit. Und Zeit ist bekanntlich Geld. Doch nicht nur unter ökonomischen Gesichtspunkten lohnt sich der Einsatz von Power Automate. Denn auch Ihr eigenes Arbeitsleben wird dadurch deutlich angenehmer. Endlich haben Sie mehr Zeit für kreative und anspruchsvolle Projekte, statt Ihren Büroalltag mit zeitraubenden Routineaufgaben zu verschwenden. Das macht glücklich und trägt erheblich zur Steigerung der Zufriedenheit bei.

Doch das ist noch nicht alles. Power Automate ist auch so etwas wie Ihr guter Kollege. Er kümmert sich darum, dass Sie weniger Fehler machen. Denn bei sich wiederholenden Aufgaben wie der manuellen Datenübertragung treten nun mal oft Fehler auf, das ist menschlich. Doch das ist Vergangenheit! Endlich entspricht die Qualität Ihrer Arbeit Ihren Fähigkeiten. Und das Vertrauen von Kollegen sowie Vorgesetzen in Sie steigt.

Besonders bei Genehmigungen und komplexen Workflows entfaltet Power Automate seine Stärken und beflügelt die Handlungsfähigkeit. Denn durch die Automatisierungen werden Entscheidungen messbar beschleunigt und die Bearbeitungszeit von Aufgaben erheblich verkürzt. Frustration ade: Langwierige Genehmigungsprozesse bremsen sie nicht mehr aus und Sie können Ihre Ideen in die Tat umsetzen.

Doch nicht nur Sie selbst profitieren, sondern auch Ihr gesamtes Team: Automatisierte Benachrichtigungen und Genehmigungsprozesse verbessern die Kommunikation auch über Abteilungsgrenzen hinweg. Und weil auch alle Beteiligten den Fortschritt von Aufgaben in Echtzeit verfolgen können, sind Missverständnisse ausgeräumt und der Fokus liegt auf den wertschöpfenden Tätigkeiten der Zusammenarbeit.

Und zu guter Letzt hat auch Ihre Work-Life-Balance was davon. Denn Power Automate unterstützt die Bearbeitung von Aufgaben an verschiedenen Geräten und bietet Ihnen so die Freiheit, auch außerhalb des Büros zu arbeiten. So geht Modern Work.

Gibt es Vorlagen, die ich out-of-the-box einsetzen kann?

Selbstverständlich! Sie müssen nicht bei null starten. Egal, ob es darum geht, E-Mails zu archivieren, Aufgaben zu verwalten, Daten zwischen Anwendungen zu synchronisieren oder Genehmigungsworkflows zu erstellen: Sie haben Zugriff auf Tausende von vorgefertigten Vorlagen (Templates), die Ihnen ermöglichen, sofort mit der Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse zu beginnen. Sie können diese Vorlagen als Ausgangspunkt für Ihre Flows nutzen und sie nach Ihren individuellen Anforderungen anpassen sowie erweitern. Das erleichtert den Einstieg in die Automatisierung und spart wertvolle Zeit, da Sie nicht von Grund auf neu starten müssen.

Zum leichteren Einstieg in Power Automate hat Microsoft den Copilot integriert. Der virtuelle KI-Assistenten unterstützt Sie beim Anlegen von Flows. Dafür teilen Sie dem ChatBot einfach per Text- oder Sprachnachricht mit, welche Prozessschritte durchgeführt werden sollen. Beispielsweise: „Prüfe bitte wöchentlich die SharePoint-Liste ABC auf den Wert X und sollte dieser den Schwellenwert Y unterschreiten, dann sende mir im Anschluss bitte eine E-Mail.“ Anhand dieser Eingabe erstellt der Copilot dann das Grundgerüst für den Flow. Damit lassen sich beispielsweise manuelle Prüfungen einfach automatisieren, die in bestimmten Zyklen durchgeführt werden. Auch das Monitoring von Projektkennzahlen im ERP-System lässt sich auf diese Weise einfach durchführen. So muss kein Mitarbeitender mehr aufwändig prüfen, ob alle Projekte noch im Budget liegen.

Welche KI-Funktionen kann ich noch nutzen?

Microsoft Copilot unterstützt Sie auch dabei, Optimierungspotentiale in Ihren Prozessen aufzudecken. Dafür bietet Power Automate das sogenannten Process-Mining-Tool, mit dem Arbeitsabläufe visualisiert und anhand verschiedener Messgrößen wie Durchlaufzeiten, Bearbeitungszeiten und Fehlerquoten analysiert werden. Auf diese Weise erhalten Sie einen tieferen Einblick in die Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen, können Engpässe schneller erkennen und daraufhin Abläufe mithilfe der Power Platform optimieren. Wird die Überwachung und Optimierung kontinuierlich durchgeführt, hat das nachweislich positive Effekte auf die Prozessqualität und den Return on Investment wie die Studie „The Total Economic Impact of Microsoft Power Platform Premium Capabilities“ belegt: Unternehmen können so ihren ROI auf 140 % steigern und gleichzeitig die Kosten für App-Entwicklung um 45 % senken.

Besonders hilfreich: Mit dem Tool kann man Verbesserungen zunächst simulieren, bevor sie im laufenden Prozess umgesetzt werden.

Um ineffiziente Prozess aufzuspüren, verbindet Process-Mining Daten aus den bestehenden Systemen wie ERP und auch selbstentwickelten Lösungen und Plattformen, selbst wenn diese in der Cloud ausgeführt werden. Anhand der Spuren, welche ein Prozess mit seinen Aktivitäten in den unterschiedlichen Systemen hinterlässt, bildet das Tool den gesamten Ablauf in einem einzigen Model ab.