Prozesse digitalisieren, Mitarbeitende entlasten

DMS- und ECM-Lösungen

Mit der Digitalisierung nimmt die Menge der zu verarbeitenden Informationen stetig zu: Jeden Tag werden Rechnungen an Kunden und Partner verschickt, Kommunikation findet vorwiegend per E-Mail statt. Hinzu kommen papiergebundene sowie digitale Schriftstücke wie Verträge. Alle diese Dokumente müssen abgelegt, sortiert und archiviert werden, um die darin enthaltenen Informationen zugänglich zu machen. Eine zeitaufwändige und komplexe Aufgabe.

Ein Dokumenten-Management-System (DMS) un­ter­stützt Un­ter­neh­men und Insti­tu­ti­onen bei der Digitalisierung von Prozessen wie der Aufbewahrung, Verwaltung und Nachverfolgung von Dokumenten. Durch die zentrale Ablage aller relevanten Informationen an einer Stelle werden die Mitarbeiter von administrativen Aufgaben entlastet und gewinnen Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben. Zudem stellt ein DMS sicher, dass stets alle Informationen leicht auffindbar sind – beispielsweise im Falle einer Steuerprüfung oder eines Audits.

Strukturierte Ablage

Profitieren Sie von mehr Übersichtlichkeit dank einer zentralen Ablage für alle Dokumente und sparen Sie Geld für die Verwaltung von Papierarchiven.

Finden statt suchen

Alle relevanten Dokumente zu einem bestimmten Vorgang liegen übersichtlich ab, sodass Sie jederzeit sofort auskunftsfähig sind – gegenüber Kunden, Dienstleistern und Behörden.

Effiziente Workflows

Digitale Dokumente bilden die Basis für automatisierte Prozesse zwischen allen Abteilungen, welche die Zusammenarbeit verbessern. So werden die Bearbeitungszeiten verkürzt und Kosten gesenkt.

Mobiler Zugriff

Alle Informationen sind auch von unterwegs abrufbar, sodass Ihre Mitarbeiter ortsunabhängig arbeiten können.

Transparente Prozesse

Änderungen an einem Dokument werden lückenlos erfasst und revisionssicher protokolliert. So sind alle Bearbeitungsvorgänge jederzeit nachvollziehbar.

Gesetzes­konforme Archivierung

Alle Daten werden nach gesetzlichen Vorgaben archiviert und sensible Daten können zudem geschützt werden. So halten Sie Aufbewahrungsfristen ein und verbessern Ihre Compliance.

Was ist eigentlich Enterprise-Content-Management (ECM)?

ECM ist mehr als die reine digitale Archivierung von Dokumenten: ECM ist das Arbeiten mit lebenden Dokumenten innerhalb eines intelligenten Systems. Dieses bietet die Möglichkeit, Dokumente, Daten und Informationen aller Art zu suchen, mit Workflows zu verknüpfen, über Collaboration-Tools zu diskutieren oder mit Analysetools auszuwerten.

Ein ECM-System ist eines der Herzstücke der IT-Landschaft im Unternehmen. Es kommuniziert mit allen Systemen, bildet digitalisierte Arbeitsabläufe in unterschiedlichen Fachabteilungen ab und bietet vielfältige technische Erweiterungen für unterschiedliche Fragestellungen.

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ELO Business Solutions

Die ELO Business Solutions sind standardisierte Lösungs-Apps für unterschiedliche Geschäftsszenarien. Sie lassen sich sofort einsetzen, können aber auch jederzeit auf individuelle Anforderungen angepasst werden.

Die ELO Business Solutions werden stetig um weitere Best-Practice-Lösungen ergänzt.

  • Standardisierte Lösungs-Apps
  • Individuelle Anpassungen möglich
  • Sofort einsatzbereit

Vertragsmanagement

ELO Contract verwaltet ein- und ausgehende Verträge über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Für jede Vertragsphase – von der Anforderung und dem ersten Entwurf bis hin zum Abschluss und der späteren Archivierung – stellt die Lösung standardisierte Vorgehensweisen als Best-Practice-Ansatz bereit.

Bewerbermanagement

Mit ELO HR Recruiting digitalisieren Sie alle Abläufe des Bewerbungszyklus: Von der Meldung des Personalbedarfs über die Abwicklung von Bewerbungen bis hin zur Datenübernahme in HR-Systeme oder die digitale Personalakte von ELO.

Besuchermanagement

ELO Visitor ist die perfekte Lösung für digitales Besuchermanagement: Damit bereiten Unternehmen ihren Besuchern einen professionellen Empfang und behalten jederzeit den Überblick über ein- und ausgehende Kunden, Partner und Gäste.

Rechnungsmanagement

ELO Invoice beschleunigt und automatisiert den gesamten Rechnungsprozess: Eingehende Rechnungen und Belege werden automatisch erfasst, erkannt und per ELO Workflow an die richtigen Mitarbeiter zur Prüfung, Freigabe sowie Bearbeitung weitergeleitet.

Personalmanagement

Mit der digitalen Personalakte von ELO verwalten Sie Personaldaten unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz.

Wissensmanagement

ELO Knowledge ist eine unternehmensweite Informationsplattform, die alle geschäftsrelevanten Informationen für diejenigen Mitarbeitenden zugänglich und nutzbar macht, die diese Informationen für ihre tägliche Arbeit benötigen.
Logo ELO Business Partner: KUMAVISION ist zertifizierter ELO-Partner für DMS- und ECM-Lösungen

KUMAVISION ist zertifizierter ELO Business Partner und gehört damit zu einem weltweiten Netzwerk, das mittelständischen Unternehmen in zahlreichen Ländern die perfekte Beratung rund um den Einsatz von Business Solutions von ELO Digital Office GmbH bietet.

Unsere Experten zeigen Ihnen, wie auch Sie von den Vorteilen eines ECM- und DMS-Systmens profitieren können und erarbeiten mit Ihnen gemeinsam eine Roadmap für die Umsetzung in Ihrem Unternehmen.

Baugrund Süd digitalisiert Dokumentenverwaltung mit ELO

Baugrund Süd zählt zu den führenden Anbietern von oberflächennahmen Geothermiebohrungen in Deutschland. Die Projekte erfordern eine strukturierte Ablage unterschiedlichster Daten – inklusive Anbindung von Drittsystemen.

In dieser Success Story erfahren Sie:

  • Warum Baugrund Süd sich für die Einführung einer Enterprise-Content-Management-Lösung (ECM) entschieden hat
  • Wie Baugrund Süd die Dokumentenablage (Dokumente, Pläne, Genehmigungen) mit ELO digitalisiert
  • Welche Möglichkeiten, die Vereinheitlichung und Automatisierung von Prozessen eröffnet
  • Wie das Unternehmen einen schnellen, projektübergreifenden Zugriff auf alle Informationen erhält und von einer schnellen Volltextsuche profitiert.
baugrund sued team

Einfache Integration – durchgängige Vernetzung

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Drittsysteme lassen sich mit ELO nahtlos anbinden und ermöglichen einen systemübergreifenden Informationsfluss. Folgende Integrationen sind möglich:

  • CAD: Systeme aller gängigen Hersteller
  • CRM: Microsoft Dynamics 365 CRM, Salesforce
  • ERP: Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP
  • E-Mail und Office: Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Microsoft 365,
  • Microsoft Windows (ECM-Funktionen in Sidebar)
  • Microsoft SharePoint

Überblick ELO ECM-Suite

Elektronische Workflows

Automatisieren Sie immer wiederkehrende Routineaufgaben – ganz ohne aufwendige Programmierung. Mithilfe von definierten Workflows können Sie Prozesse z.B. für Urlaubsanträge, Bedarfsanforderungen oder Rechnungsprüfungen transparent steuern und effizient bearbeiten. Der intuitiv und einfach zu bedienende Formular-Editor mit Stichwortlisten und vordefinierten Knoten-Typen vereinfacht dabei das Anlegen eigener Formulare, die als Basis der Workflows dienen. Auch das Hinzufügen einer automatischen E-Mail-Benachrichtigung ist mit wenigen Klicks möglich. Wizzards und vorgefertigte Regelwerke helfen Ihnen, einzelne Schritte einer Verarbeitung bis hin zu ganzen Prozessabläufen zu definieren und für die automatische Abarbeitung zu speichern.

Durch die gleichartige Abarbeitung der definierten Regeln, werden z.B. Dokumente immer in derselben Ordnerstruktur und immer mit derselben Nomenklatur automatisiert abgelegt, was Ihre Datenqualität und Effizienz enorm steigert. Für noch komplexere Aufgabenstellungen ist darüber hinaus der Einsatz von Java-Skripten möglich.

Damit Sie jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand Ihrer Workflows im Blick haben, bietet ELO ein übersichtliches Monitoring-Tool. So sehen Sie jederzeit, welches Dokument sich gerade wo im Workflow befindet, ob Zeiten überschritten wurden und wer welche Aufgaben zu erledigen hat. Ein weiterer Vorteil: Bei Kundenanfragen sind Sie dank Monitoring-Tool jederzeit auskunftsfähig.

E-Mail-Management inkl. Archivierung
In E-Mails sind zahlreiche Informationen gespeichert, die meist bereits bestehende, geschäftsrelevante Daten ergänzen. Mit ELO können Sie E-Mails direkt in die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens integrieren und so alle Informationen miteinander verknüpfen. ELO bietet alle notwendigen Funktionen für ein umfassendes E-Mail-Management, das weit über die reine Archivierung hinausgeht.

Automatisierte Nachverschlagwortung archivierter E-Mails
Intuitive Bedienung direkt im E-Mail-Client: Sicherer und schneller Zugriff auf alle E-Mails zu einem Vorgang bzw. Kontakt
Verlinkte Ablage der E-Mails und der enthaltenen Dateianhänge: Entlastung des E-Mail-Servers und gleichzeitige Reduzierung des Speicherbedarfs im Archiv durch aktive Dublettenprüfung
Gesetzeskonforme und vollautomatische Komplett-E-Mail-Archivierung: Erstellung eines eigenständigen Gesamtarchivs (zusätzlich zur verlinkten Ablage) für alle eingehenden E-Mails.
Automatisierte Belegerfassung
Erfassen Sie Rechnungen und Belege einfach und schnell: Dank der intelligenten Dokumentenerfassung mit optischer Zeichenerkennung (OCR) wird der gesamte Posteingang während des Scannens vollautomatisch erfasst und verschlagwortet. Definierte Ablagestrukturen und die intelligente Volltextsuche sorgen zudem dafür, dass alle Eingangsdokumente einfach zu finden und jederzeit – auch bei noch laufender Bearbeitung – für alle relevanten Mitarbeiter verfügbar sind. Für eine effiziente Bearbeitung stehen vordefinierte Prozesse zur Verfügung, mit denen sich auch Genehmigungsworkflows sowie die Übergabe an angeschlossene Lösungen wie das ERP-System abbilden lassen. Für noch kürzere Bearbeitungszeiten sorgt die Nutzung vordefinierter Belegvorlagen, mithilfe derer die erfassten Daten den jeweiligen Belegen im ERP-System zugeordnet werden. Auch neue Vorlagen können mit wenigen Klicks erstellt werden: Gewünschte Felder im eingescannten Bild markieren und mit den zugehörigen Feldern im ERP-System verknüpfen. Fertig!
Archivierung von Ausdrucken
Archivieren Sie Ausdrucke mit Informationen Ihres ERP-System rechtssicher und nutzen Sie dafür die von ELO bereitgestellte automatische Verschlagwortung und zielgerichtete Ablage. So können dynamische Listen, Berichte sowie Auswertungen parallel zum Ausdruck dauerhaft gespeichert werden. Zudem sind die Belege auch ohne Zugriff auf das ERP-System jederzeit verfügbar.
Übersichtliche Kundenakte
Analog zur Kundenakte in Papierform enthält die digitale Kundenakte von ELO alle aktuellen Vorgänge, Belege, Absprachen, Verträge usw. zum jeweiligen Kunden oder Projekt. Die einzige Voraussetzung: Das DMS-System muss in die ERP- und/oder Finanzbuchhaltungs-Lösung integriert sein. Für eine automatische Verschlagwortung und zielgerichtete Ablage bietet KUMAVISION fertige Scripte, mit denen ERP-Belege gemeinsam mit den übrigen Dokumenten eines Vorgangs mit der digitalen Kundenakte verknüpft werden.
Mobiles Arbeiten
Nutzen Sie die umfangreichen Funktionen Ihrer DMS-Lösung auch ganz einfach im Home-Office oder von unterwegs: Dank der mobilen Lösungen von ELO für Smartphones und Tablets haben Sie jederzeit Zugriff auf alle Archivinhalte, können diese mithilfe der intelligenten Suchtechnologie ELO iSearch durchsuchen sowie Fotos oder Dokumente direkt aus der Bildverwaltung ins Archiv hochladen.
Intelligente Suche
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Mit der intelligenten Suche ELO iSearch finden Sie die richtigen Informationen schnell und einfach. Die Suchfunktionen lehnen sich dabei an die bekannter Suchmaschinen wie Google oder Bing an:
  • Autovervollständigung: Vorschläge passende Begriffe bei Sucheingabe
  • Tippfehlerkorrektur: Meinten Sie ...?
  • Boolsche Suchfunktion: Verknüpfung von Suchbegriffen
  • Synonym-Thesaurus: Suche nach ähnlichen Begriffen
  • Linguistische Suche: Varianten wie Singular/Plural oder verschiedene Deklinationsformen werden automatisch in die Suche einbezogen
  • SimFinder: findet inhaltlich ähnliche Dokumente
  • Semantische Suche: Suche nach inhaltlich verwandten Dokumenten
  • Wissenslandkarten: Stöbern nach vorgegebenen Filterkriterien
Texterkennung OCR

Die automatische Texterkennung OCR (Optical Character Recognition) durchsucht gescannte Dokumente nach lesbarem Text und nutzt die ermittelten Daten für die Verschlagwortung. Durch den Einsatz von OCR-Vorlagen können Sie zudem die Bearbeitungszeiten für die Verschlagwortung von wiederkehrenden Dokumenten verkürzen.

  • Einfache Verschlagwortung mit einem Klick
  • OCR-Vorlagen für wiederkehrende Dokumente speichern
  • Für PDFs und TIF-Dokumente
Collaboration

Verbessern Sie die Zusammenarbeit Ihrer Teams und steigern Sie die Produktivität Ihres Unternehmens mit den ELO Collaboration-Tools, die perfekt in das ECM-System integriert sind und so für mehr Transparenz und einen effektiven Austausch sorgen. Mit den ELO Teamrooms sogar außerhalb des ELO Systems – ergeben sich elementare Mehrwerte für Ihr Unternehmen.

  • Mein ELO bietet einen Überblick über alle relevanten Informationen, Dokumente und Aufgaben.
  • Mit dem ELO Feed können Sie sich mit Ihren Mitarbeitern einfach im Chat austauschen oder Informationen weitergeben.
  • Das ELO User Interface unterstützt die Gestaltung einer individuellen Benutzeroberfläche, mit der häufig genutzte Funktionen und benötigte Informationen optimal angeordnet werden können.
  • Mit ELO Teamroom fördern Sie die standortübergreifende Zusammenarbeit Ihrer Teams durch virtuelle Projekträume und binden externe Projektbeteiligte einfach an.
Microsoft Office-Integration
Integrieren Sie die umfangreichen Funktionen Ihres DMS-Systems direkt in Microsoft Office: Ob Outlook, Word, Excel oder PowerPoint – profitieren Sie von nahtlosen Prozessen und einer noch einfacheren Bearbeitung:

Per Drag-and-Drop können Sie E-Mails oder Dokumente sofort im selben Client ablegen und verschlagworten
Nutzen Sie die gewohnte Baumstruktur-Ansicht Ihrer Dokumente sowie wertvolle Verarbeitungs- und Weiterleitungs-Funktionalitäten wie das Ein- und Auschecken von Dokumenten sowie die automatische Nutzung der Versionshistorie
Führen Sie umfassende Suchen mit ELO iSearch durch und greifen Sie direkt auf die übersichtlichen Trefferlisten zu

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