Nathalie Aydin
Ist Senior Consultant Portfoliomanagement Trade bei KUMAVISION.
Im Vertriebsalltag müssen Angebote schnell raus, Aufträge zügig bestätigt und Lieferungen termingerecht abgewickelt werden. Werden Versandpauschalen in Angeboten und Aufträgen manuell ergänzt, kostet das Zeit, bindet Ressourcen – und ist anfällig für Fehler. Fehlt die Frachtkostenzeile oder wird sie falsch kalkuliert, entstehen Rückfragen, Nacharbeit und im schlimmsten Fall Diskussionen mit Kunden oder interne Korrekturbuchungen.
Warum also nicht einen zuverlässigen Automatismus etablieren – direkt dort, wo Angebote und Aufträge entstehen?
Mit der automatischen Berechnung von Frachtkostenpauschalen in KUMAVISION trade365 wird genau dieser Schritt standardisiert und automatisiert. Unternehmen können Frachtkosten wahlweise automatisch beim Freigeben von Verkaufsbelegen einfügen lassen oder sie gezielt per Funktion berechnen und übernehmen. Die Logik ist dabei flexibel konfigurierbar: von der Frage „Wann sollen Frachtkosten eingefügt werden?“ bis hin zur Berechnungsbasis und welche Belegzeilen in die Ermittlung einfließen.
Warum manuelle Frachtkosten im Verkauf zum Risiko werden
In vielen Organisationen hängt die Versandkostenzeile am Ende an einem manuellen Schritt – und genau das macht sie fehleranfällig. Typische Effekte in der Praxis sind:
- Deutlicher Mehraufwand im Tagesgeschäft, weil Frachtkosten je Beleg nachgetragen oder geprüft werden müssen
- Inkonsistente Ergebnisse, wenn unterschiedliche Personen unterschiedliche Annahmen treffen
- Korrekturschleifen, wenn Frachtkosten fehlen oder nicht zu Lieferbedingung oder Empfänger passen
- Unklare Marge, wenn Transportkosten nicht zuverlässig und gleich in die Preisbetrachtung einfließen
Abhilfe können automatisierte Prozesse schaffen.
Automatisierung statt Nachpflege: So unterstützt KUMAVISION mit trade365
Die Automatische Berechnung von Frachtkostenpauschalen setzt genau an dieser Stelle an. Unternehmen können festlegen, wann und wie Frachtkosten in Verkaufsbelegen ergänzt werden – ohne Medienbruch und ohne zusätzliche Excel-Logik.
Zwei Wege – ein Ziel: eine korrekte Frachtkosten-Ermittlung und Darstellung im Beleg:
- Automatisch bei Freigabe: Die Frachtkosten werden beim Freigeben des Angebots und/oder Auftrags automatisch eingefügt.
- Per Funktion: Alternativ lassen sie sich über eine Aktion („Frachtkosten einfügen“) gezielt berechnen und übernehmen.
Eine zusätzliche Sicherheit schafft eine optionale Meldelogik: Falls grundsätzlich Frachtkosten zu erwarten wären, aber keine Ermittlung möglich ist, kann das System einen Hinweis ausgeben – damit Unstimmigkeiten früh auffallen, ohne Prozesse unnötig zu blockieren.
Frachtkosten prozessorientiert steuern – nicht „Pi mal Daumen“
Entscheidend ist: Die Ermittlung muss regelbasiert erfolgen und orientiert sich an den Parametern, die im Handel wirklich relevant sind. Dazu zählen u. a.:
- Lieferbedingungscode
- Zusteller und Zustellertransportart (z. B. Standard vs. Express)
- Land/Region und PLZ-/Gebietslogik
- Gewicht und/oder Warenwert (inkl. möglicher Frachtfreigrenzen)
- Warenausgangs- bzw. Lieferdatum als zeitlicher Bezug
So entsteht ein Mechanismus, der nicht nur eine Pauschale ergänzt, sondern sich in die reale Versandlogik einfügt – und damit zur Kalkulations- und Prozessstabilität beiträgt.
Ein messbarer Effekt im Vertriebsalltag:
Richtig eingesetzt, wirkt der Automatismus an mehreren Stellen gleichzeitig:
- Schnellere Angebotserstellung, weil der manuelle Nachtrag entfällt
- Weniger Korrekturen vor Freigabe und im weiteren Verlauf
- Höhere Datenkonsistenz über alle Belege hinweg
- Bessere Margentransparenz, da Transportkosten verlässlicher berücksichtigt werden
Fehler werden reduziert und die Frachtkosten werden nicht zum Margenkiller.
„Frachtkosten sind im Vertrieb oft ein kleiner Schritt mit großer Wirkung. Wenn diese Position automatisiert und regelbasiert in Angebote und Aufträge einfließt, reduziert das die Nacharbeit spürbar – und schafft gleichzeitig mehr Sicherheit in der Kalkulation.“
– Nathalie Aydin, Senior Consultant Portfoliomanagement TRADE, KUMAVISION AG
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Automatisch statt manuell: Frachtkostenpauschalen werden zuverlässig eingefügt – beim Freigeben oder per Klick.
- Weniger Fehler, weniger Rückfragen: Standardisierte Regeln reduzieren Abweichungen im Tagesgeschäft.
- Flexibel konfigurierbar: Berechnungslogik und Grundlage (z. B. Warenwert oder Gewicht) lassen sich an Ihr Modell anpassen.
- Mehr Transparenz: Optionaler Hinweis, wenn erwartete Frachtkosten nicht ermittelt werden konnten.
Fazit:
Im Handel sind korrekte Frachtkosten kein reiner Logistikfaktor, sondern können ein strategischer Hebel für die Marge sein. Sie entscheiden oft darüber, ob Geschäfte nachhaltig profitabel sind, Preise korrekt kalkuliert werden und Kostenrisiken kontrollierbar bleiben.
Die Handelslösung trade365 von KUMAVISION wurde genau für solche Besonderheiten entwickelt und spielt hier seine besonderen Vorteile gegenüber anderen Lösungen aus.
Weitere Informationen finden Sie unter: Unternehmenssoftware im Handel
