Florian Schwyter
Der Consultant hat in zahlreichen Projekten das Potenzial von Power Apps kennengelernt. Er berät und begleitet Kunden bei der Konzeption und Entwicklung von Power Apps.
Ralf Riethmüller
Leitet den Bereich Service bei der KUMAVISION. Der Technologieexperte ist in dieser Funktion auch verantwortlich für Cloud, Teams und Office 365
Was sind eigentlich Microsoft Power Apps?
Ralf Riethmüller: Power Apps ist auf der einen Seite eine Plattform, mit der Unternehmen schnell und einfach selbst Apps für Smartphone, Tablet und Browser erstellen können. Auf der anderen Seite werden mit dem Begriff die mit dieser Plattform umgesetzten Apps bezeichnet. Power Apps sind also keine Standardprogramme, sondern werden von uns bzw. unseren Kunden individuell erstellt. Das Konzept Power Apps sieht schlanke Lösungen vor, die sich intuitiv bedienen lassen – nicht nur auf mobilen Geräten.
„Power Apps sind der Inbegriff agiler Entwicklung. “
Florian Schwyter, Consultant Microsoft 365 und Power Platform, KUMAVISION AG
Warum sind Power Apps so wichtig für die digitale Transformation??
Florian Schwyter: Unternehmen stehen heute vor der Aufgabe, eine Vielzahl von Abläufen zu digitalisieren. Power Apps ermöglichen übersichtliche Lösungen, die sich einfach bedienen lassen. Power Apps sind dabei viel mehr als nur ein elektronischer Ersatz für Papier und Stift. Sie beschleunigen Abläufe, tauschen Daten mit anderen Anwendungen aus, verfügen über eine intelligente Programmlogik, senken die Fehlerquote und entlasten Mitarbeiter von zeitaufwendigen Routineaufgaben. Power Apps werden oft eingesetzt, um innerbetriebliche Abläufe zu vereinfachen, an denen mehrere Abteilungen beteiligt sind. Was Power Apps für die Digitalisierung so attraktiv macht, ist – neben ihrer einfachen Bedienung – vor allem die im Vergleich zu klassischen Softwarelösungen extrem hohe Entwicklungsgeschwindigkeit.
Wo kommen Power Apps zum Einsatz?
Ralf Riethmüller: Für Power Apps gibt es im Unternehmen keine Grenzen, der Einsatz ist in allen Unternehmensbereichen möglich. Das können etwa Apps für den technischen Außendienst sein, schlanke Lösungen zur mobilen Arbeitszeiterfassung, zeitsparende Workflows für Formulare aller Art, zur Reservierung von Büroarbeitsplätzen oder auch für die Rücknahme von Geräten im Service.
Florian Schwyter: Power Apps sind eine ideale Ergänzung, aber kein Ersatz für ein ERP- oder CRM-System. Hier gilt es, immer die Gesamtlösung zu betrachten und zu klären, welche Aufgabe sich in welchem System am besten abbilden lässt. Wie sieht eine typische Power App von KUMAVISION aus? Schwyter: Ein Beispiel aus der Praxis: Nehmen wir an, Sie verleihen Trocknungsgeräte für Baustellen. Die Power App bündelt alle Aufgaben des Außendienstes auf einer übersichtlichen intuitiv bedienbaren Oberfläche. Die App führt den Mitarbeiter Schritt für Schritt durch alle zu erledigenden Aufgaben. Anstelle mit Stift und Papier die Seriennummer des Gerätes abzuschreiben, wird einfach ein QR-Code gescannt. Die App zeigt dann verwechslungssicher alle relevanten Gerätedaten an. Anschließend werden Stromverbrauch und Betriebsstunden ermittelt. Eine in der App integrierte Plausibilitätsprüfung beugt dabei Ablesefehlern vor. Der Zustand des Geräts sowie die Vollständigkeit des Zubehörs werden mit einer digitalen Checkliste überprüft. Etwaige Schäden kann der Techniker bequem über die Spracheingabe diktieren. Fordert eine Versicherung eine Dokumentation der Baustelle, kann der Mitarbeiter dazu einfach die Kamera des Tablets nutzen. Über den Touchscreen quittiert der Auftraggeber anschließend die Rücknahme des Geräts.
Ralf Riethmüller: Doch damit endet der Einsatz unserer Power App noch lange nicht. Im Hintergrund erstellt die App nämlich auch automatisch einen Schadensbericht mit Beschreibung und Fotos als PDF und versendet diesen an die hinterlegte Versicherung. Die über die App erfassten Verbrauchsdaten sowie die Arbeitszeit des Servicetechnikers werden an das ERP-System übermittelt, wo direkt die Erstellung einer Rechnung angestoßen wird.
„Mit Power Apps und unseren Templates sind die Einstiegshürden für die digitale Transformation so niedrig wie noch nie.“
Florian Schwyter, Consultant Microsoft 365 und Power Platform, KUMAVISION AG
Was verbirgt sich hinter dem Schlagwort „Low Code“ bei der Entwicklung einer solchen App?
Ralf Riethmüller: Microsoft verfolgt hier den Ansatz, dass Power Apps ohne bzw. mit nur geringen Programmierkenntnissen erstellt werden können. Low Code heißt in der Praxis, dass nicht mit klassischen Programmierbefehlen gearbeitet wird. Stattdessen steht eine Vielzahl an fertigen Funktionen bereit, etwa für die Eingabe von Daten, die Verwendung der Kamera, die Darstellung von Karten und Diagrammen, die Anzeige von PDF-Dateien oder die Nutzung des Touchscreens. Diese Elemente lassen sich per Drag-and-drop einfach auf dem Bildschirm in der gewünschten Prozessabfolge anordnen.
Florian Schwyter: Für einfache Aufgabenstellungen trifft der Low- Code-Ansatz sicherlich zu. Wenn allerdings Daten mit anderen Anwendungen ausgetauscht werden sollen, sind schon etwas erweiterte Programmierkenntnisse erforderlich. Aus eigener Erfahrung kann ich sagen: Wer beispielsweise schon intensiv mit Excel-Formeln arbeitet, kann sich auch in Power Apps gut und schnell einarbeiten. Das Entwicklungstempo ist dank Low Code generell sehr hoch.
Wie zeigen sich diese Vorteile in der Praxis?
Florian Schwyter: Power Apps sind der Inbegriff agiler Entwicklung. Viele Kunden sind überrascht, wenn bereits nach einem halben Tag ein lauffähiger Prototyp präsentiert werden kann. Power Apps entstehen in enger Abstimmung mit unseren Kunden, meist in kurzen Intervallen – sogenannten „Sprints“ von ein bis zwei Wochen. Das Feedback der Anwender wird direkt umgesetzt, die App wird dann nach und nach ausgebaut. Viele Änderungen lassen sich dank der einfachen Entwicklung live in Abstimmungsmeetings umsetzen. Übrigens: Für alle Plattformen wie iOS, Android und Windows muss nur eine App entwickelt werden. Damit steigt das Tempo nochmals im Vergleich zu nativen Apps, die für jedes Betriebssystem extra programmiert werden müssen.
Wie sieht das Zusammenspiel mit anderen Anwendungen aus?
Ralf Riethmüller: Power Apps machen das weltweit einmalige Konzept der Microsoft Technologieplattform anschaulich erlebbar. Mit Power Apps kann ich praktisch alle Office 365-Applikationen einbinden und Workflows automatisieren – vom E-Mail- Versand über die Terminplanung mit Outlook bis zum Posten in Teams. Weiterhin lassen sich selbstverständlich auch Daten mit Dynamics 365 – sprich ERP und CRM – austauschen. Selbst die Nutzung von Microsoft Azure-Diensten wie beispielsweise IoT oder KI ist problemlos möglich.
Florian Schwyter: Wichtig in diesem Zusammenhang ist noch, dass Microsoft hier keinen geschlossenen Ansatz verfolgt, ganz im Gegenteil. Es stehen mehrere Hundert Konnektoren bereit, mit denen sich Lösungen von Drittanbietern anbinden lassen.
„Power Apps machen das weltweit einmalige Konzept der Microsoft Technologieplattform anschaulich erlebbar. Mit Power Apps kann ich praktisch alle Office 365-Applikationen einbinden und Workflows automatisieren.“
Ralf Riethmüller, Bereichsleiter Cloud und Services, KUMAVISION AG
Wie erfolgt die Verteilung von Power Apps?
Florian Schwyter: Ebenso komfortabel wie transparent. Es genügt, einmal eine Basis-App von Microsoft für iOS bzw. Android auf dem mobilen Gerät zu installieren. Die IT kann dann zentral verschiedene Power Apps für das Unternehmen bereitstellen. Durch die Benutzerverwaltung von Office 365 lässt sich genau festlegen, wer welche App nutzen darf. Ein weiterer Vorteil: Durch automatische Updates arbeiten alle stets mit der aktuellen Version der Power App.
Ralf Riethmüller: Viele unserer Kunden binden ihre Power Apps direkt in Microsoft Teams ein. Die Mitarbeitenden müssen dann nicht zwischen zwei Programmen wechseln, sondern erledigen alles direkt in Teams. Dies schätzen besonders Mitarbeiter, die nicht im Büro arbeiten, sondern etwa in Produktion, Lager oder Außendienst, und nicht so computeraffin sind.
Was ist bei den Kosten zu beachten?
Ralf Riethmüller: Die gute Nachricht zuerst: Power Apps sind in vielen Office 365- und Business Central-Lizenzmodellen bereits enthalten. Unternehmen können damit ohne Mehrkosten loslegen. Bei komplexen Szenarien muss das Lizenzmodell jedoch genau geprüft werden, beispielsweise wenn Power Apps schreibend auf das ERP-System zugreifen. Dazu beraten wir Sie gern.
„Für den Einsatz von Power Apps gibt es im Unternehmen keine Grenzen.“
Ralf Riethmüller, Bereichsleiter Cloud und Services, KUMAVISION AG
Welche Angebote bietet KUMAVISION?
Ralf Riethmüller: Im Vordergrund stehen natürlich die Konzeption und Entwicklung von Power Apps sowie deren Integration in die IT- und Prozesslandschaft. Darüber hinaus leisten wir mit einem neu aufgebauten Team auch Beratung zu Strategie, IT- Architektur und Prozessoptimierung. Denn Digitalisierung sollte sich nie darauf beschränken, vorhandene Prozesse einfach 1:1 digital nachzubauen.
Florian Schwyter: Für bestimmte Anwendungsfälle wie beispielsweise den Service im Außendienst bieten wir vorgefertigte, voll funktionsfähige Power Apps. Unternehmen können diese mit uns einfach an ihre individuellen Anforderungen anpassen bzw. die Apps erweitern und gelangen so noch schneller ans Ziel. Oder anders formuliert: Mit Power Apps und unseren Templates sind die Einstiegshürden für die digitale Transformation so niedrig wie noch nie.
