Hauke Neumann
Ist Senior Consultant im Portfoliomanagement von KUMAVISION.
Inhalt
Immobilienentwicklung: ein Projekt über mehrere Jahre
Projektentwickler stehen vor einer besonderen unternehmerischen Aufgabe. Sie kaufen Grundstücke, schaffen Baurecht, finanzieren mehrjährige Bauprojekte und verkaufen am Ende ein fertiges Produkt. Die Wertschöpfung ist kapitalintensiv und zyklisch. Bereits einzelne Abweichungen können das Ergebnis spürbar verändern.
Zwischen dem ersten Blick auf ein Grundstück und dem finalen Notartermin liegen oft drei bis sieben Jahre. Architekten, Gutachter, Banken, Behörden, Generalunternehmer und Käufer arbeiten parallel im Prozess. Fehler werden schnell teuer. Ein unerwarteter Nachtrag mindert unmittelbar die Marge, wenn der Verkaufspreis zu diesem Zeitpunkt bereits vertraglich feststeht.
Wer dieses Geschäft digital abbilden will, braucht mehr als eine Software. Entscheidend sind ein belastbares Prozessverständnis und eine Plattform, die die beteiligten Systeme sinnvoll verbindet.
Dieser Beitrag folgt einem Projekt durch vier Phasen: Akquise und Due Diligence, Baurechtschaffung, Realisierung und Bau sowie Vermarktung und Exit. Für jede Phase zeigt er, welches System welche Aufgabe übernehmen sollte.
KUMAVISION begleitet Projektentwickler und Bauträger mit einer spezialisierten Branchenlösung: project365 Real Estate auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central – eingebettet in eine moderne Plattformstrategie aus CRM, DMS/ECM und ERP.
Phase 1: Akquise und Due Diligence
Im Einkauf wird ein wesentlicher Teil des späteren Projekterfolgs bestimmt. In der Akquisephase werden zahlreiche Standorte gesichtet, von denen nur wenige die Prüfung bestehen. Die Residualwertmethode bildet dafür ein zentrales Bewertungsinstrument. Vom prognostizierten Verkaufserlös werden die Kosten für Bau, Finanzierung und Vertrieb sowie der kalkulierte Gewinn abgezogen. Das Ergebnis zeigt den maximal tragfähigen Grundstückspreis.
Grundstücksangebote und Akquisevorgänge können in Business Central / project365 ebenso wie in Dynamics 365 CRM erfasst und bearbeitet werden. Welche Oberfläche im jeweiligen Prozessschritt genutzt wird, richtet sich nach dem Geschäftsmodell und der Ausgestaltung des Akquiseprozesses. Stammdatenseitig bleibt Business Central / project365 führend. Dynamics 365 CRM ergänzt den Prozess insbesondere bei Beziehungshistorien, Scorecards, Wiedervorlagen und einem übergreifenden Pipeline-Reporting. Die belastbare Residualwert- und Freigabekalkulation liegt ebenfalls in project365.
Due Diligence: Datenraum statt Aktenchaos
Vor dem Grundstückskauf folgt die tiefe Prüfung: rechtlich, technisch und ökologisch. Diese Due Diligence erzeugt enorme Datenmengen, Gutachten, Grundbuchauszüge, Bodenberichte, Bebauungsplanentwürfe. Strukturierte Datenräume im DMS schaffen hier die nötige Ordnung: mit klar getrennten Bereichen für Legal, Technical, Environmental und Financial Due Diligence, Versionierung, Berechtigungskonzept und sicherer Zusammenarbeit mit externen Gutachtern, Fachanwälten und Banken.
- CRM-Fokus: Ergänzende Bearbeitung von Grundstückschancen, Makler-, Eigentümer- und Investorenkontakte, Beziehungshistorie und übergreifendes Pipeline-Reporting
- DMS-Fokus: Versionierte Dokumentenräume für die Due-Diligence-Prüfung
- ERP-Fokus: Führende Grundstücksstammdaten, Grundstücksangebote und Akquise, Residualwertkalkulation und Freigabeprozesse
Phase 2: Baurechtschaffung
Mit der Baurechtschaffung steigt der Wert eines Grundstücks wesentlich. Gleichzeitig bestehen politische und verfahrensbezogene Risiken. Aus Ackerland wird Bauerwartungsland, dann Rohbauland und schließlich ein baureifes Grundstück. Dieser Weg führt über Bebauungsplanverfahren, städtebauliche Verträge und Nachbarschaftsvereinbarungen. Scheitert das Verfahren, bleibt das eingesetzte Kapital unter Umständen über Jahre gebunden, ohne dass Erlöse entstehen.
Politische und behördliche Kontakte, Offenlagen, Einwendungsverfahren und Wiedervorlagen lassen sich am besten in Dynamics 365 CRM und der Power Platform steuern. Das ERP bleibt für budgetrelevante Meilensteine und Investitionsfreigaben zuständig, eine klare Trennung, die Transparenz schafft und Fehler vermeidet.
Die digitale Bauakte, realisiert im Dokumenten-Management-System (DMS), bildet das Rückgrat dieser Phase: Bebauungsplanentwürfe, Vorbescheide, Erschließungsverträge und Gutachten werden versioniert, mit Freigaben versehen und nachvollziehbar archiviert. Besonders für die spätere Bankfinanzierung ist eine lückenlose, revisionssichere Dokumentation entscheidend.
Phase 3: Realisierung und Bau
In der Realisierungsphase übernimmt der Projektentwickler die Rolle des Bauherrn. Das in den vorangegangenen Phasen erarbeitete Kostenbudget wird festgeschrieben und laufend mit den tatsächlichen Vergabepreisen abgeglichen.
project365 Real Estate unterstützt diese Phase mit DIN-276-konformer Budgetierung, Rechnungsprüfung, Nachtragsverwaltung, Sicherheitseinbehalten und Schlussrechnungen. Automatisierte Prüfungen verbinden Rechnung, Vertrag, Projektbudget und Zahlungsprozess. Abweichungen werden früh sichtbar. Ihre Auswirkungen auf die Projektkalkulation bleiben transparent. Das Nachtragsmanagement ist dabei besonders wichtig. Werden Nachträge erst mit der Schlussrechnung sichtbar, lässt sich kaum noch gegensteuern.
Mittelverwendungskontrolle: Automatisiertes Bankreporting
Finanzierende Banken können die Auszahlung von Kredittranchen vom nachgewiesenen Bautenstand abhängig machen. Ein automatisiertes Reporting aus dem ERP verbindet die kaufmännische Zahlungslogik mit der zugehörigen Belegdokumentation. Das reduziert den manuellen Aufwand und schafft eine belastbare Datengrundlage.
Eingangsrechnungen, Prüfprotokolle, Bürgschaften, Abnahmeprotokolle und Fotodokumentationen werden über mobile Power Apps und das DMS erfasst und direkt mit dem kaufmännischen Prozess in project365 verknüpft. Die Rechnungsprüfung greift damit nicht isoliert auf einzelne Belege zu. Sie bezieht die projektbezogenen Vorgaben und hinterlegten Logiken unmittelbar ein.
Phase 4: Vermarktung und Exit
Am Ende des Entwicklungsprozesses steht die Verwertung des Objekts. Je nach Strategie und Marktlage gibt es drei Hauptwege:
Globalverkauf (Forward Deal)
Beim Globalverkauf wird das gesamte Projekt noch vor der Fertigstellung an einen institutionellen Investor verkauft, etwa an eine Versicherung, einen Fonds oder ein Family Office. Das schafft früh Liquidität und überträgt einen Teil des Risikos. Im Gegenzug liegt der Erlös häufig unter dem möglichen Ergebnis eines Einzelvertriebs. Zahlungspläne, Forward-Funding und Bautenstandsabrechnung gehören ins ERP. Verhandlungsstände, Investorenkommunikation und Dokumentenräume liegen in CRM und DMS.
Einzelvertrieb (Privatisierung)
Der Verkauf von Eigentumswohnungen an Privatpersonen erfordert skalierbare Prozesse: Interessenten, Lead-Routing, Exposé-Strecken, Reservierungen, Notartermine, Käuferkommunikation und Sonderwunschmanagement werden in Dynamics 365 CRM, Power Pages und Power Apps abgebildet.
Die Abrechnung kann nach der Makler- und Bauträgerverordnung (MaBV) erfolgen. project365 Real Estate verbindet den Anzahlungsplan mit den objektbezogenen Voraussetzungen der Rechnungsstellung. Vor der Freigabe und automatischen Erstellung einer Verkaufsanzahlungsrechnung prüft das System unter anderem die hinterlegten Bürgschaften. Die Prüfung kann auch für Schlussrechnungen aktiviert werden. Dabei berücksichtigt die Logik die Auflassungsvormerkung, eine erforderliche MaBV-Bürgschaft und den jeweiligen Objektstatus. Sind Voraussetzungen nicht erfüllt, wird die Rechnung nicht erstellt. Der Grund wird in der Anzahlungsplanzeile ausgewiesen. Das reduziert manuelle Prüfungen und macht die Entscheidung nachvollziehbar.
Ein Kundenportal auf Basis von Power Pages ergänzt diesen Prozess. Käufer erhalten einen zentralen Zugang zur projektbezogenen Kommunikation und zu den für sie bereitgestellten Informationen. Rückfragen, Statusinformationen und Unterlagen lassen sich damit strukturiert in den Prozess einbinden, ohne einen weiteren isolierten Kommunikationskanal zu schaffen.
Bestandshaltung (Asset Management)
Bleibt das Objekt im Bestand, übernimmt der Projektentwickler zusätzlich Aufgaben des Bestandshalters. Der Übergang in ein Property- oder Asset-Management-System muss deshalb durchgängig vorbereitet sein. Das CRM kann Vermietungsinteressenten und die Anbahnung von Mietverträgen unterstützen. ERP und DMS bleiben für Abrechnung, Verträge und Objektakte zuständig.
Bei der Digitalisierung von Immobilienprojekten führt der Versuch, alle Prozesse in einem einzigen System abzubilden, häufig zu unnötigen Überschneidungen. Die KUMAVISION-Plattformstrategie ordnet jedem System eine klare Aufgabe zu.
Drei Systeme mit klaren Rollen:
- Dynamics 365 CRM / Power Platform: ergänzende Pipeline-, Stakeholder-, Vertriebs- und Portalprozesse
- SharePoint oder ELO (DMS/ECM): Dokumentenräume, Bauakten, Pläne, Verträge und revisionssichere Dokumentation
- Business Central / project365 Real Estate: führende Grundstücksstammdaten, Grundstücksakquise, kaufmännische Projektsteuerung, Budget, Vergabe, Rechnungsprüfung, Abrechnung, Liquidität und Konsolidierung
Diese Plattformarchitektur nutzt jedes System für seine Kernaufgabe. Die Schnittstellen sind klar definiert. Daten werden dort bereitgestellt, wo sie benötigt werden, ohne sie unkontrolliert doppelt zu führen.
SPV-Strukturen und Liquiditätsplanung
Zur Trennung der Projektrisiken gründen Immobilienentwickler für einzelne Projekte häufig eine eigene Projektgesellschaft, ein sogenanntes Special Purpose Vehicle (SPV). Übliche Rechtsformen sind die GmbH und die GmbH & Co. KG. Größere Projektentwickler führen mehrere solcher Gesellschaften parallel.
project365 Real Estate unterstützt die Arbeit mit mehreren Mandanten sowie deren Konsolidierung. Dazu gehören eine gesellschaftsübergreifende Liquiditätsübersicht, Intercompany-Buchungen und das Reporting auf Gruppenebene.
Die Liquiditätsplanung verlangt dabei besondere Aufmerksamkeit. Beim Grundstückskauf fließen hohe Beträge ab, während der wesentliche Zufluss häufig erst mit dem Exit erfolgt. Dazwischen liegen Jahre der Vorfinanzierung. project365 leitet die Liquiditätsvorschau aus den Projektdaten ab und schafft damit eine Grundlage für die laufende Steuerung.
Empfohlene Systemabgrenzung auf einen Blick
Die folgende Übersicht zeigt, welches System in welchem Prozessbereich die Führungsrolle übernimmt:
| Prozessbereich | Führendes System | Kernfunktion |
|---|
| Grundstücks- & Liegenschaftspipeline |
project365 + CRM |
Akquise in beiden Systemen. Führende Grundstücksstammdaten sowie Residualwert- und Freigabekalkulation in project365. Beziehungsmanagement, Scoring und Pipeline-Reporting im CRM. |
| Due Diligence & Genehmigungsunterlagen |
DMS |
Dokumentenräume, Versionierung, externe Zusammenarbeit |
| Budget, Vergabe, Baukosten, Rechnungsprüfung, Nachträge |
project365 |
Kaufmännische Steuerung, automatisierte Prüfungen, Kostenkontrolle und Liquidität |
| Interessenten, Käuferkommunikation, Exposés, Sonderwünsche |
project365, CRM + Power Pages |
Vertriebsprozesse, Käuferkommunikation und Kundenportal |
| Kaufverträge, Notariat, Übergabe |
DMS + project365 |
Revisionssichere Ablage und abrechnungsrelevante Daten für die MaBV-konforme Rechnungsstellung |
| SPV-Konsolidierung & Liquidität |
project365 |
Mandantenfähigkeit, Konzernkonsolidierung, Cashflow |
Fazit: Digitale Exzellenz beginnt mit dem richtigen Prozessverständnis
Für die Digitalisierung der Immobilienentwicklung braucht es zunächst ein belastbares Prozessverständnis.
KUMAVISION verbindet Branchenwissen aus Projekten in der Immobilienwirtschaft mit einer Plattform auf Basis von Microsoft Dynamics 365. project365 Real Estate bildet die kaufmännischen Prozesse der Projektentwicklung ab und verbindet sie mit CRM, Power Platform und DMS/ECM.
Von der ersten Standortidee bis zum letzten Notartermin. Von der Residualwertkalkulation bis zur MaBV-konformen Abrechnung. Von der SPV-Gründung bis zur Konzernkonsolidierung.
Ihr Nutzen als Immobilienentwickler auf einen Blick
- Mehr Transparenz: Projektstatus, Kosten, Termine und Liquidität jederzeit im Blick.
- Mehr Sicherheit: Freigaben, Prüfungen und Dokumentation nachvollziehbar steuern.
- Mehr Effizienz: Medienbrüche und manuelle Doppelarbeit durch durchgängige Prozesse reduzieren.
- Mehr Steuerbarkeit: Abweichungen und Nachträge früh erkennen und gezielt gegensteuern.
- Mehr Skalierbarkeit: Projekte, SPVs und Vertriebswege auf einer integrierten Plattform abbilden.
Sie möchten erfahren, wie project365 Real Estate in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden kann? Kontaktieren Sie uns – wir freuen uns auf das Gespräch.
