Niklas Böhlen
Presales Consultant bei KUMAVISION. Durch seine Beratungstätigkeit ist er mit den Anforderungen mittelständischer Unternehmen aus verschiedenen Branchen sowie der effizienten und rechtssicheren Umsetzung der Sanktionslistenprüfung bestens vertraut
Was sind eigentlich Sanktionslisten?
Eine Sanktionsliste ist ein offizielles Verzeichnis, in dem Personen, Gruppen und Organisationen aufgeführt sind, gegen die wirtschaftliche und/oder rechtliche Einschränkungen erlassen wurden. Sanktionen werden von Staaten oder von Staatengemeinschaften wie z. B. der Europäischen Union oder dem Sicherheitsrat der Vereinten Nationen ausgesprochen. Sanktionslisten beinhalten die Überprüfung auf die Konformität zum Exportkontrollrecht, US-amerikanische Verbots- und Frühwarnlisten sowie die europäischen Anti-Terrorismus-Verordnungen (EG 881/2002 und 2580/2001). Neben den genannten Aspekten sollen Sanktionen dazu beitragen, organisierte Kriminalität, Geldwäsche und Korruption einzudämmen.
Zu den wichtigsten Sanktionslisten für Deutschland und Österreich zählt die von der Europäischen Union erstellte Liste Common Foreign and Security Policy (EU-CFSP), für die Schweiz ist hier die SECO-Liste zu nennen. Die Specially Designated Nationals and Blocked Persons List (US-SDN) stellt eine der zentralen Sanktionslisten der USA dar.
Ein wichtiger Unterschied: Während sich ein Embargo gegen ein konkretes Land richtet, sind Sanktionen länderunabhängig. Es reicht also nicht aus, bei Bestellungen aus dem Ausland nur bei ausgewählten Ländern erhöhte Vorsichtsmaßnahmen zu betreiben. Die Sanktionen sind unabhängig vom jeweiligen Aufenthaltsort der aufgelisteten Personen zu beachten.
© Screenshot Finanzsanktionsliste-Datenbank FiSaLis 2022
Alle Unternehmen sind betroffen
Vielfach sind Unternehmen der Meinung, das Thema Sanktionslisten beträfe nur internationale Konzerne oder Unternehmen, die besonders viele Waren exportieren. Diese Ansicht trügt. Alle Unternehmen sind verpflichtet, zu überprüfen, ob ihre Geschäftskontakte auf einer Sanktionsliste erscheinen. Bei Zuwiderhandlungen sehen das Außenwirtschaftsgesetz (AWG) sowie die entsprechenden EU-Verordnungen empfindliche Geldbußen und Freiheitsstrafen vor.
Unternehmen, die Geschäftsbeziehungen mit Kunden und Lieferanten aus den USA pflegen, sollten nicht nur die europäischen, sondern auch die US-amerikanischen Sanktionslisten berücksichtigen, um wirtschaftliche Risiken zu vermeiden. Selbst wenn eine Geschäftsbeziehung nach Überprüfung der europäischen Sanktionslisten problemlos möglich ist, kann ein Verstoß gegen die amerikanischen Listen dazu führen, dass das Unternehmen vom Handel mit den USA ausgeschlossen wird.
Internationale Sanktionslisten
Eine zentrale, konsolidierte Sanktionsliste gibt es nicht. Stattdessen müssen Unternehmen eine Vielzahl unterschiedlicher Sanktionslisten beim Export berücksichtigen. Dazu zählen u. a.:
Wichtig: Die Behörden aktualisieren immer wieder die Sanktionslisten. Es reicht also nicht aus, einen neuen Kontakt bzw. Kunden einmalig gegen die Sanktionslisten zu überprüfen. Kontakte wie Debitoren oder Kreditoren in der ERP-Software sollten vielmehr in regelmäßigen Intervallen überprüft werden und die Ergebnisse rechtssicher protokolliert werden.
Automatisierte Sanktionslistenprüfung im ERP
Der manuelle Abgleich der eigenen Kontakte gegen eine Vielzahl unterschiedlich aufgebauter Sanktionslisten gestaltet sich zeitaufwendig und fehleranfällig. Alleine die US-Liste SDN umfasst mehr als 25.000 Einträge. Zudem muss sichergestellt werden, dass die jeweils aktuelle und damit gültige Version verwendet wird.
KUMAVISION hat daher die App Compliance Check für die ERP-Software Microsoft Dynamics 365 entwickelt, mit der sich die Sanktionslistenprüfung in Unternehmensprozesse einbinden und automatisieren lässt. Beispielsweise kann die Freigabe von Belegen im Einkauf wie im Verkauf an die Sanktionsprüfung geknüpft werden. Belege können also nur freigegeben werden, wenn eine gültige Prüfung vorliegt. Wird beispielsweise in der ERP-Software ein neuer Kunde angelegt, führt die App im Hintergrund automatisch einen Listenabgleich vor und berücksichtigt dabei alle relevanten Sanktionslisten. Steht der Kontakt auf der Liste, sperrt ihn die App automatisch im ERP-System. Der Anwender wird benachrichtigt und kann dann weitere Schritte wie die Benachrichtigung der Behörden unternehmen.
Da Sanktionslisten immer wieder aktualisiert werden, ermöglicht die App neben der Ad-hoc-Abfrage auch eine Überprüfung der Stammdaten in selbst gewählten Intervallen. In beiden Fällen wird das Ergebnis rechtssicher protokolliert, womit Unternehmen die Einhaltung der Compliance-Vorschriften komfortabel nachweisen können. Ein weiterer Vorteil: Die App berücksichtigt durch den Einsatz von Fuzzy-Logik auch unterschiedliche Schreibweisen, wodurch sichergestellt wird, dass auch bei Tippfehlern kein zu sperrender Kontakt übersehen wird.
Die App Compliance Check integriert sich nahtlos in Dynamics 365: Ein Debitor wird nach automatisch durchgeführter Sanktionslistenprüfung gesperrt.
Die vollständige Systemintegration in Microsoft Dynamics 365 und die lückenlose Nachverfolgbarkeit der Prüfergebnisse vereinfacht die Berücksichtigung von Sanktionslisten enorm und entalstet damit die Mitarbeiter. Zudem stellt die App sicher, dass Unternehmen jederzeit mit aktuellen Sanktionslisten arbeiten, was Rechtssicherheit schafft.
Sie haben Fragen zur Sanktionslistenprüfung und zur nahtlosen Integration in Dynamics 365? Kontaktieren Sie uns.
