project365 und Jira für Architektur- und Ingenieurbüros: Praktische Anwendungsbeispiele
Hauke Neumann
Ist Senior Consultant im Portfoliomanagement von KUMAVISION.
Die Herausforderung: Zwei Welten verbinden
Architektur- und Ingenieurbüros arbeiten in einem Umfeld, das von parallelen Projekten, knappen Ressourcen und hoher Termin- und Kostensensibilität geprägt ist. Die Kombination aus KUMAVISION project365 und Atlassian Jira setzt auf ein klares Rollenmodell: project365 ist die finanzielle Single Source of Truth, Jira die operative Single Source of Action. project365 bildet Projekte, Phasen, Budgets, Ressourcen und Honorare im ERP ab. Jira unterstützt die operative Projektarbeit mit Aufgabenverteilung, Zeitmanagement und Kommunikation.
Praktische Einsatzszenarien in Jira
Typische Einsatzszenarien reichen vom Planlauf über Mängelmanagement bis hin zum Bautagebuch. Zustandsbasierte Workflows ermöglichen klare Abläufe von Entwurf über Prüfung bis zur Freigabe. Mobile Erfassung von Baumängeln erfolgt samt Fotos und Fristen direkt vor Ort. Tickets dienen als tägliche Container für Wetter, Personalstärke und Vorkommnisse. Planfreigaben lassen sich direkt im Ticket kommentieren, Engpässe werden im Kanban-Board sichtbar, und Zusatzwünsche des Bauherrn können als eigenständige Vorgänge geführt werden – inklusive sauberer zeitlicher und inhaltlicher Nachvollziehbarkeit.
Planlauf und Freigabeprozesse
- Zustandsbasierte Workflows von Entwurf über Prüfung bis zur Freigabe
- Direkte Kommentierung von Planfreigaben im Ticket
- Nachvollziehbare Dokumentation aller Freigabeschritte
Mängelmanagement auf der Baustelle
- Mobile Erfassung von Baumängeln direkt vor Ort
- Dokumentation mit Fotos und Fristsetzung
- Verfolgung des Mängelstatus bis zur Behebung
Bautagebuch
- Tägliche Tickets als Container für Wetter, Personalstärke und Vorkommnisse
- Strukturierte Dokumentation des Baufortschritts
- Zentrale Ablage aller tagesbezogenen Informationen
Ressourcenmanagement und Transparenz
- Visualisierung von Engpässen im Kanban-Board
- Transparente Darstellung der Auslastung
- Frühzeitige Erkennung von Kapazitätsproblemen
Änderungsmanagement
- Zusatzwünsche des Bauherrn als eigenständige Vorgänge
- Saubere zeitliche und inhaltliche Nachvollziehbarkeit
- Klare Abgrenzung zwischen Grundauftrag und Änderungen
project365: Transparenz im Projektgeschäft
Mit project365 lassen sich Projekte klar strukturieren mit Teilprojekten, Leistungsphasen und Arbeitspaketen. HOAI- und AHO-Logik werden nativ im System abgebildet. Projekte lassen sich entlang der Leistungsphasen strukturieren, Honorare werden regelkonform berechnet und stehen jederzeit im Zusammenhang mit den tatsächlich erbrachten Stunden und Kosten. Projektleiter und Controlling erhalten tagesaktuelle Kennzahlen wie Burn-Rate je Projekt und HOAI-Phase, Plan-Ist-Abweichungen im Projektstrukturplan sowie einen klaren Überblick über abrechnungsfähige Leistungen inklusive separat ausgewiesener Nachträge.
| Bereich | Funktionen | Nutzen |
|---|
| Projektplanung |
Projektstrukturplan, Budgetzeilen, Phasenlogik |
Strukturierte Planung |
| Ressourcenplanung |
Kapazitätsplan, grafische Planung |
Auslastungsübersicht |
| Zeiterfassung |
Kalender, Listen, Jira-Integration |
Flexible Erfassung |
| Projektcontrolling |
Soll-Ist-Vergleiche, Ampelfunktionen, Power BI |
Wirtschaftliche Steuerung |
Integration: Das Beste aus zwei Welten
Mit jira4project365 werden Jira-Projekte und Business Central project365-Projekte miteinander synchronisiert. Stammdaten und Projektstruktur inklusive HOAI-Leistungsphasen werden in project365 geführt und nach Jira gespiegelt. Operative Aufgaben und Worklogs entstehen in Jira und werden für Controlling, HOAI-Auswertungen und Abrechnung zurück nach project365 übernommen. Zeiten aus dem Jira-Worklog werden automatisch dem richtigen Projekt, der passenden HOAI-Phase und dem betroffenen Arbeitspaket in project365 zugeordnet. Projektleiter sehen damit auf einen Blick, wie sich Design-Reviews, Mängelbearbeitung oder Nachträge auf Auslastung, Burn-Rate und Honorarentwicklung auswirken.
Konkrete Vorteile in der Praxis
Die Verbindung beider Systeme verringert das Risiko verlorener Stunden, nicht abgerechneter Nachträge und unvollständiger Dokumentation erheblich. Weniger Medienbrüche führen zu mehr Transparenz und einer engeren Verzahnung zwischen Projektteam und kaufmännischer Steuerung.
Ob Planläufe, Mängelrügen oder Bautagebücher – alle relevanten Aktivitäten werden an einem Ort erfasst, in Jira gesteuert und in project365 wirtschaftlich bewertet. Die klare Rollenverteilung löst den klassischen Clash of Cultures zwischen Verwaltung und Kreation: Kreative Teams arbeiten dort, wo sie sich wohlfühlen, während die kaufmännische Hoheit im ERP bleibt.
