Harald Büchel

Principal Consultant bei KUMAVISION

 Inhalt

1. Einführung
2. Wichtige Elemente der mitlaufenden Kalkulation
   1. Soll-Ist-Vergleich
   2. Forecast (Estimate at Completion – EAC)
   3. Abgrenzung von Obligo (Commitments)
   4. Meilenstein-Bezug
   5. Änderungsmanagement
3. Steuerungslogik für den Anlagenbauer
4. Kernelemente für den Anlagenhersteller
   1. Materialwirtschaft & Beschaffung
   2. Fertigungs- und Montagekosten
   3. Logistik und Baustelleneinrichtung
   4. Risikovorsorge und Gewährleistung
5. Funktionsabdeckung
   1. Abdeckung der Kernelemente
   2. Abdeckung der Hersteller-spezifischen Elemente

1. Einführung

Im Anlagenbau ist die mitlaufende Kalkulation das Herzstück des Projektcontrollings. Da Projekte oft über Monate oder sogar Jahre laufen, dient sie als Frühwarnsystem, um Abweichungen zwischen der ursprünglichen Planung (Vorkalkulation) und den tatsächlichen Kosten rechtzeitig zu erkennen.

Die zentrale Frage, die ein Anlagenbauer zu jedem Zeitpunkt beantworten muss, lautet:

Verdiene ich an dieser Anlage noch das, was ich am Anfang kalkuliert habe - oder frisst die Komplexität der Umsetzung meine Marge auf?

Eine effektive mitlaufende Kalkulation muss dynamisch sein und weit über eine bloße Auflistung von Rechnungen hinausgehen. Die Branchenlösung von KUMAVISION, factory365, bietet hierfür eine umfassende Funktionslandschaft, die im vorliegenden Dokument beschrieben und analysiert wird.

2. Wichtige Elemente der mitlaufenden Kalkulation

Eine leistungsfähige mitlaufende Kalkulation umfasst folgende Kernelemente, die zusammen ein vollständiges Bild der Projektwirtschaftlichkeit liefern:

2.1 Soll-Ist-Vergleich

Der kontinuierliche Abgleich der aktuell angefallenen Kosten (Ist) mit den geplanten Budgets (Soll) auf Basis eines Projektstrukturplans (PSP) bildet die Grundlage des gesamten Projektcontrollings.

Hinweis: Der PSP für die Strukturierung des Projektes ist in factory365 basierend auf den Projektelementen des Standards von Business Central (Projektaufgaben und Projektplanzeilen) abgebildet. Die Gegenüberstellung von Plan- und Ist-Werten wird über das Projektkontenschema in Form einer Matrix realisiert. Planwerte (Soll) stammen aus den budgetierten Projektplanzeilen, während Ist-Werte durch gebuchte Projektposten aus dem Tagesgeschäft abgebildet werden. Die Strukturierung (PSP) erfolgt hierarchisch über die Projektaufgaben.

2.2 Forecast (Estimate at Completion – EAC)

Das wichtigste Element der mitlaufenden Kalkulation ist der Forecast. Es reicht nicht zu wissen, was bisher ausgegeben wurde – man muss verlässlich hochrechnen können, welche Kosten bis zum Projektende noch anfallen werden (Restkostenrechnung).

Ungeplante Kosten- oder Erlösänderungen werden zunächst als Differenzposten in der Forecast Matrix erfasst. Diese Vorschläge durchlaufen einen definierten Registrierungsprozess (Genehmigungsverfahren). Durch die Registrierung werden die Forecastposten verbindlich in neue Projektplanzeilen umgewandelt, welche Budget und Erlöse aktualisieren.

2.3 Abgrenzung von Obligo (Commitments)

Zukünftige, verbindliche Kosten aus Bestellungen oder Produktionen müssen transparent als 'gebundenes Projektbudget' sichtbar sein, um das verfügbare Restbudget jederzeit verlässlich darzustellen. Die Lösung erweitert den ERP-Standard um eine intelligente Reservierungslogik und gliedert das Obligo in folgende Kernbereiche:

• Bestellobligo: Noch nicht fakturierte, projektreservierte Einkaufsbestellungen werden unmittelbar als Sollkosten ausgewiesen und reduzieren das Restbudget.
• Fertigungsobligo: Dient der echtzeitnahen Überwachung projektbezogener Produktionskosten, indem es erwartete Einstandsbeträge (Sollkosten) und tatsächliche Einstandsbeträge (Istkosten) direkt auf der Ebene der Projektaufgabe aggregiert.
• Lagerobligo: Bewertet projektbezogene Bestände und unterteilt sich in erwartete Einstandsbeträge für noch nicht fakturierte Lieferungen sowie tatsächliche Einstandsbeträge für bereits fakturierte Artikel mit direkter Reservierung auf das Projekt.
• Arbeitszeitobligo: Schließt die Lücke der Ressourcenplanung, indem es von Mitarbeitern erfasste, aber noch nicht im Projekt verbuchte Zeiten direkt monetär bewertet und ausweist."

2.4 Meilenstein-Bezug

Kosten müssen zeitlich an den Projektfortschritt gekoppelt sein. Nur so lässt sich feststellen, ob das Budget verbraucht ist, weil das Projekt weit fortgeschritten ist, oder weil es ineffizient läuft (Stichwort: Earned Value Analyse).

Projektaufgaben können über das geplante Enddatum als 'Fester Meilenstein' deklariert werden. Die zeitliche und logische Verknüpfung von Projektaufgaben erfolgt über Vorgänger- und Nachfolger-Strukturen, welche grafisch im Gantt Viewer visualisiert und in der Projekt-Terminierung verarbeitet werden.

2.5 Änderungsmanagement

Nachträge durch den Kunden werden über das Projekt Forecast-Modul erfasst und durch die Registrierung der Forecastposten buchhalterisch und kalkulatorisch wirksam. Das System trennt diese Änderungen sauber vom initialen Budget. Für technische Änderungen aus dem Engineering synchronisiert der E+D Änderungsvorschlag neue Stücklisten- und Arbeitsplanversionen mit dem laufenden E+D Auftrag.

3. Steuerungslogik für den Anlagenbauer

Ein Anlagenbauer steuert das Projekt primär über die mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung. Die mitlaufende Kalkulation zeigt ihm zu jedem Zeitpunkt, ob er an der Anlage noch die ursprünglich kalkulierte Marge erzielt.

Die Steuerungslogik basiert auf drei Säulen:

• Transparenz: Lückenlose Sichtbarkeit aller Kosten in Echtzeit - durch die Kombination aus gebuchten Ist-Kosten und dem Projekt Obligo für noch unfertige Beschaffungs- und Produktionswerte.
• Früherkennung: Frühzeitiges Erkennen von Budgetabweichungen durch den kontinuierlichen Soll-Ist-Vergleich in den Projektkontenschemata.
• Steuerungsfähigkeit: Aktive Eingriffsmöglichkeit durch systemgestützte Risikovorsorge und ein kontrolliertes Nachtragsmanagement (Forecast-Genehmigungen), bevor Margen irreversibel verloren gehen.

Das Zusammenspiel dieser drei Elemente gewährleistet, dass der Anlagenbauer jederzeit handlungsfähig bleibt – auch bei komplexen, mehrjährigen Projekten.

4. Kernelemente für den Anlagenhersteller

Für den Anlagenbauer verschiebt sich der Fokus auf die Wertschöpfungskette und das Risikomanagement der Produktion. Die folgenden vier Bereiche sind dabei besonders relevant:

4.1 Materialwirtschaft & Beschaffung

Da der Materialanteil im Anlagenbau oft enorm hoch ist, sind hier präzise Daten entscheidend. Zwei kritische Themen stehen im Mittelpunkt:

• Preisschwankungen: Monitoring von Rohstoffpreisen (z. B. Stahl, Kupfer), die sich zwischen Kalkulation und tatsächlichem Einkauf verändert haben könnten. Materialkostenänderungen bei volatilen Rohstoffen werden über börsennotierte Basispreise und definierte Metallgewichte am Artikel automatisiert als Zu- oder Abschlag in die Einkaufs- und Verkaufsbelege kalkuliert.
• Termintreue der Zulieferer: Verzögerungen bei kritischen Komponenten führen zu teuren Stillständen in der Montage. Die Dispositionsüberwachung liefert eine mehrstufige Baumstruktur des Auftrags, die Lieferverzüge präzise über dispositive und kapazitive Verfügbarkeitsampeln visualisiert.

4.2 Fertigungs- und Montagekosten

Hier liegt die größte Variabilität in der Eigenleistung. Zwei Schwerpunkte sind zu unterscheiden:

• Stunden-Monitoring: Vergleich der geplanten Fertigungsstunden mit den tatsächlich rückgemeldeten Stunden aus der Produktion oder von der Baustelle. Plan-Ressourcenstunden werden initial als Arbeitszeit-Einstandsbetrag (erwartet) reserviert; die operative Ist-Meldung erfolgt über Arbeitszeitnachweise oder direkte Kapazitätsbuchungen.
• Spezialressourcen: Überwachung der Kosten für externe Dienstleister oder spezialisierte Subunternehmer. Das System trennt dies architektonisch sauber: Externe Projektdienstleister werden als Ressourcen direkt in die Projektplanzeilen integriert, während Produktions-Subunternehmer (Lohnfertiger) über dedizierte Fremdarbeits-Arbeitsplatzgruppen im Arbeitsplan gesteuert werden.

4.3 Logistik und Baustelleneinrichtung

Oft unterschätzt, aber für den Hersteller kritisch:

• Transportkosten: Schwankende Frachtraten und Sonderausgaben für Schwerlasttransporte. Frachtleistungen, Schwerlasttransporte und Handlingskosten können direkt im Logistikbeleg über Sachkonten, Ressourcen oder Artikel-Zu-/Abschläge erfasst und anschließend fakturiert werden.
• Inbetriebnahme: Die letzte Phase vor der Abnahme ist oft die riskanteste. Baustellenmontagen und Inbetriebnahmen lassen sich aus Projektplanzeilen als dedizierte Fertigungsaufträge aussteuern. Geplante Aufwände fließen als Zusatzkosten direkt in die E+D-Strukturen ein. Unvorhersehbare Mehraufwände werden hingegen getrennt und revisionssicher über das Projekt Forecast-Modul gesteuert.

4.4 Risikovorsorge und Gewährleistung

Finanzielle Absicherung gegen technische und nach-projektliche Risiken:

• Risikomanagement und kaufmännische Risikovorsorge: Projektbegleitende technische Risiken (z. B. Designfehler) werden operativ im Modul Risikomanagement über die Parameter Schaden (MW) und Wahrscheinlichkeit % quantifiziert und systemseitig als kalkulatorischer Puffer (Kum. Schaden bewertet (MW)) mitgeführt.
• Gewährleistungsabwicklung: Nach Abnahme der Anlage überführt das System den beendeten Fertigungsauftrag (As-Built-Status) direkt in eine Servicestruktur zur lückenlosen Nachverfolgbarkeit. Etwaige Mängel nach der Übergabe werden strukturiert über das Reklamations- und Beschwerdemanagement (RuB) erfasst und operativ durch gezielte Korrektur- und Präventivmaßnahmen (CAPA) abgearbeitet.

5. Funktionsabdeckung

5.2 Abdeckung der Hersteller-spezifischen Elemente

Materialwirtschaft & Beschaffung

Fazit: 

KUMAVISION deckt mit der Branchenlösung factory365 die wesentlichen Elemente der mitlaufenden Kalkulation vollständig ab und bietet wichtige Unterstützung für die erfolgreiche Abwicklung von Projekten im Anlagenbau.

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