Ralf Riethmüller
Leitet den Bereich Service bei der KUMAVISION. Der Technologieexperte ist in dieser Funktion auch verantwortlich für Cloud, Teams und Office 365
Vielen Unternehmen hat Microsoft Teams durch die pandemiebedingten Lockdowns geholfen. Unser Teams-Experte Ralf Riethmüller sieht in dem Tool aber mehr, nämlich einen echten Gamechanger für die interne und externen Kommunikation. In diesem Blogbeitrag erklärt er, warum in Zukunft an der Collaboration-Plattform kein Weg mehr vorbeiführt und was man mit dem Tool noch machen kann, außer an virtuelle Meetings teilzunehmen.
Während der Corona-Pandemie haben viele Unternehmen Microsoft Teams für sich entdeckt. Das war naheliegend, weil es bei Office 365 dabei ist, welches die meisten Unternehmen einsetzen, und weil man damit prima chatten und Videokonferenzen abhalten kann – eine Notlösung, um während der Pandemie auch aus dem Homeoffice heraus handlungsfähig zu bleiben. Wer das Tool jedoch als Telefon mit eingebautem Messenger-Dienst ansieht, lässt das meiste Potenzial ungenutzt in den Tiefen der Applikation verkümmern. Und das merken immer mehr. Es zeigt sich Stück für Stück, welche schier unbegrenzten Möglichkeiten diese Plattform bietet. Ich möchte mich nicht zu weit aus dem Fenster lehnen, aber ich bin der Meinung, dass Teams das zentrale Werkzeug in der internen Zusammenarbeit sowie in der Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und anderen Stakeholdern werden wird. Und weil das Wort „Revolution“ in letzter Zeit im IT-Umfeld ein wenig inflationär gebraucht wird, beschränke ich mich auf die Prognose, dass Teams ein Werkzeug wird wie Windows: Jeder hat es, jeder nutzt es.
Wie komme ich zu dieser steilen These?
In Microsoft Teams lässt sich fast alles integrieren: Teams ist kein in sich geschlossenes Stück Software, sondern eine Plattform. Das bedeutet, dass der Funktionsumfang fast beliebig erweitert werden kann. Wer sich einmal die Mühe gemacht hat, sich durch die angebotenen Apps zu blättern, weiß, was ich meine. Es gibt Whiteboards, auf denen bei Kreativmeetings mehrere Personen gleichzeitig Ideen entwickeln können. Oder Task-Planner, mit denen sich Aufgaben zuweisen sowie transparent abarbeiten lassen. Es gibt Apps für agiles Projektmanagement, Mindmapping, Umfragen, Urlaubsverwaltung und sogar das Gesundheitsmanagement im Büro. So kann sich jeder Nutzer eine Funktionsumgebung zusammenstellen, die für die eigene Arbeitsweise optimal ist. Der Microsoft Store kennt hierbei fast keine Grenzen. Das ist schön für einzelne Mitarbeiter. Richtig wertvoll wird es aber, wenn man das macht, was der Name der Plattform nahelegt: Im Team arbeiten.
© Screenshot KUMAVISION/Microsoft
Microsoft Teams stellt Informationen aus allen Bereichen gezielt zur Verfügung: Nehmen wir an, in einem Unternehmen hat der Fachbereich Vertrieb ein eigenes Team etabliert. In dieser Gruppe bietet es sich an, ein Dashboard aus Power BI zu integrieren. Alle Mitglieder haben nun direkt aus Teams Zugriff auf ihre relevanten Vertriebskennzahlen und müssen dafür kein neues Programm öffnen. Hört sich erstmal nicht sehr spektakulär an. Aber dasselbe gilt zum Beispiel auch für Microsoft Dynamics 365 CRM und Microsoft Dynamics 365 Business Central. Datensätze können dank nahtloser Integration über einen Link in Microsoft Teams angezeigt werden. Die Vertriebsmitarbeiter sehen also direkt in Teams, welche Umsatzzahlen sie haben, wie die Verkaufschancen bei einem spezifischen Kunden stehen und können Daten aus einem speziellen Auftrag aufrufen – ohne dafür auch nur einmal die Anwendung wechseln zu müssen. Kein mühsames Zusammensuchen der Informationen aus allen möglichen Applikationen mehr. Auch die E-Mail-Flut wird eingedämmt und die Kommunikation präziser: In den Teams-Chats tauscht ein fest definierter Personenkreis Mitteilungen aus, verteilt über einen Task-Planner Aufgaben und integriert in jede Nachricht Daten, Zahlen und Fakten aus angebundenen Systemen. Durch dieses professionelle Informationsmanagement wird Teams zum Dreh- und Angelpunkt der internen Kommunikation. Und wenn wir schon dabei sind: auch der Externen. Denn Kunden, Lieferanten und andere Stakeholder lassen sich direkt in Teams einbinden, was auch den gemeinsamen Informationsaustausch mit diesen Gruppen optimiert.
© Screenshot Microsoft
Und was ist mit Dokumenten?
Wer Microsoft Teams hat, braucht keinen Fileserver mehr: Für Unternehmen, die ein Dokumentenmanagementsystem betreiben, ist das nichts Neues. Sie integrieren einfach ihr DMS in ihr ERP-System und schon stehen alle Dokumente zur Verfügung. Aber auch diejenigen, die bislang mit Fileservern arbeiten, können diese in den Ruhestand schicken. Für eigene Daten kann jeder Mitarbeiter seinen 1-Terrabyte-Speicherplatz auf Microsoft OneDrive nutzen. Das sollte reichen. Allgemeine Unternehmensinformationen wie betriebliche Regelungen oder Produktdaten sind auf Sharepoint viel besser und transparenter aufgehoben. Alle projekt- oder abteilungsbezogenen Daten lassen sich in entsprechend eingerichteten Teams ablegen und stehen dort exakt dem Personenkreis zur Verfügung, der sie benötigt.
Und was ist, wenn ich in der Masse der zur Verfügung stehenden Informationen den Überblick verliere?
In Microsoft Teams ist vieles selbsterklärend dank integrierbarer Chatbots: Wir kennen Chatbots von diversen Websites, die mal mehr oder weniger hilfreich sind bei der Beantwortung von Fragen. Auch auf Teams lassen sich diese intelligenten Problemlöser integrieren. Manche stehen fix und fertig im Microsoft AppSource bereit, wie beispielsweise der C:AI Adoption Bot, der Fragen zu Teams und seinen Funktionen beantwortet. Es ist aber auch möglich, einen eigenen Bot anzulernen. Dieser kann Mitarbeiter bei internen Fragen unterstützen und sie anleiten. Eine klassische Fragestellung, die in jedem Unternehmen immer wieder auftaucht: Wie funktioniert die Reisekostenabrechnung? Der Chatbot beantwortet diese und weitere Fragen gemäß den hinterlegten Informationen – ohne dass ein Mitarbeiter aus der Administration sich extra Zeit nehmen muss. Auch bei der Suche nach Dokumenten zu einem speziellen Kunden oder Thema, sind Bots hilfreich und sparen viel Zeit. Grundsätzlich kann man sagen: Immer, wenn es darum geht, hinterlegte Informationen im Frage-Antwort-Spiel zu finden, sind Bots dein Freund.
Wenn Teams so viel kann – wie schaffe ich es, mich bei der Einführung nicht im Dickicht der Funktionalitäten zu verlaufen?
Microsoft Teams muss immer in eine übergeordnete Digitalisierungsstrategie eingebunden sein: So schön das fast unerschöpfliche Funktionspotenzial von Teams auch ist – bei so vielen Möglichkeiten besteht immer die Gefahr von Wildwuchs. Wie eine optimale Teams-Einführung aussehen muss, dafür gibt es kein allgemeingültiges Rezept. Wie auch? Die Informationen, die bereitgestellt und die Teams, die strukturiert werden, müssen individuell zum Unternehmen passen. Im Zentrum stehen Fragen wie: Was brauche ich für mein Business? Wie kann ich meine Prozesse optimieren? Wie kann ich meinen Kunden einen Mehrwert bieten? Daraus folgt dann die Herausforderung, die richtigen Werkzeuge zur Umsetzung zu finden und einen IT-Bebauungsplan aufzustellen. Wenn Sie die Themen rund um die die digitale Transformation bei KUMAVISION verfolgen, kommt Ihnen diese Vorgehensweise möglicherweise bekannt vor. Denn es ist der Prozess, den unsere Digitalisierungsberatung auf dem Weg zur digitalen Transformation empfiehlt. Egal, was bei diesen Fragen in Ihrem Unternehmen herauskommt: Ich bin mir sicher, dass Teams eine große Rolle bei der Lösung spielen wird.
Sie haben Fragen zur Digitalisierung und zur effizienten Nutzung von Teams? Nehmen Sie Kontakt zu unserer Digitalisierungsberatung auf.
