Nathalie Aydin
Ist Senior Consultant Portfoliomanagement Trade bei KUMAVISION.
Konsignationsbestände beim Kunden sind im Großhandel eine wertvolle Serviceleistung – aber ohne die richtige ERP-Unterstützung werden sie schnell zur Quelle von Fehlern, Differenzen und unruhigen Nächten vor der Inventur.
Viele Unternehmen, die Microsoft Dynamics 365 Business Central einsetzen, stehen deshalb vor der Frage: Reicht der Standard aus, um Konsignationslager effizient und revisionssicher zu verwalten?
Die kurze Antwort:
Für einfache Konsignationsprozesse lassen sich Lagerorte, Umlagerungsaufträge und Verkaufsprozesse im Standard von Business Central nutzen. Mit zunehmender Komplexität etwa bei Verbrauchsabrechnung, Bestandsführung beim Kunden oder revisionssicheren Nachweisen stoßen Unternehmen jedoch häufig an Grenzen.
Inhalt
Was ist ein debitorisches Konsignationslager?
Beim debitorischen Konsignationslager liegt die Ware physisch beim Kunden (Debitor), verbleibt aber rechtlich und bilanziell im Eigentum des Lieferanten – bis der Kunde die Ware tatsächlich entnimmt.
Erst mit der Entnahme entsteht die buchhalterische Lieferung, die Forderung und die Umsatzsteuerpflicht. Bis dahin müssen Bestand, Wert und Zuordnung lückenlos dokumentiert sein – und zwar systemseitig, nicht in Tabellenkalkulationen.
Welche Vorteile bietet ein Konsignationslager im Großhandel?
Konsignationslager sind kein Selbstzweck – sie bieten handfeste strategische und operative Vorteile für beide Seiten der Lieferkette.
Für Ihr Unternehmen als Lieferant
Kundenbindung & Wettbewerbsvorsprung
- Kunden, die ein Konsi-Lager betreiben, wechseln den Lieferanten deutlich seltener – die Hürde ist strukturell zu hoch.
- Sie sichern sich dauerhaften Regalplatz beim Kunden, ohne von tagesaktuellen Bestellentscheidungen abhängig zu sein.
Umsatz & Planbarkeit
- Durch Echtzeit-Verbrauchsdaten direkt aus dem ERP sehen Sie, was der Kunde wirklich verbraucht – ideale Basis für Forecasting und Disposition.
- Automatisierte Wiederauffüllung reduziert Notbestellungen und schafft gleichmäßigere Auftragsflüsse in Ihrer Logistik.
Prozesseffizienz & Transparenz
Mit trade365 wird der gesamte Prozess – vom ersten Bestücken des Konsignationslagers über Umlagerungsaufträge bis hin zur automatisierten Fakturierung der gemeldeten Verbräuche – systemgestützt abgebildet. Die Ware bleibt bis zum tatsächlichen Verbrauch im Eigentum des Unternehmens, während gleichzeitig jederzeit Transparenz über Bestände und Werte gewährleistet ist.
Für Ihre Kunden
- Maximale Warenverfügbarkeit, ohne Kapital zu binden – der Bestand liegt vor Ort, die Zahlung erfolgt erst bei Entnahme.
- Keine aufwändigen Bestellprozesse für Regelmaterial – der Lieferant steuert den Bestand proaktiv.
- Kürzere Lieferzeiten, da die Ware bereits vor Ort ist.
- Weniger eigene Lagerfläche erforderlich.
Kurz gesagt: Das Konsi-Lager ist für Großhandelskunden oft ein entscheidendes Kaufargument - und für Sie als Lieferant eine starke Differenzierung im Wettbewerb.1
Welche Probleme entstehen ohne ERP-gestützte Konsignationsabwicklung?
Viele Großhandelsunternehmen betreiben Konsignationslager bereits heute, jedoch ohne ERP-seitige Unterstützung. Die Prozesse werden dann häufig durch Workarounds wie manuelle Listen, E-Mail-Abstimmungen, separate Tabellen je Kunde etc. ersetzt. Das Ergebnis ist absehbar.
Typische Symptome ohne systemgestützte Konsignationsabwicklung:
- Bestände werden manuell in Tabellen gepflegt – Versionschaos, Übertragungsfehler, veraltete Daten sind die Folge.
- Fehlende Transparenz darüber, wie viel Ware tatsächlich beim Kunden liegt und welchen Wert sie hat – kritisch für die Bilanz.
- Verbrauchsmeldungen kommen verspätet oder unvollständig – Fakturierung verzögert sich, Liquidität leidet.
- Mehrfach-Buchungen oder vergessene Entnahmen führen zu falschen Bestandszahlen.
- Bei chargen- oder seriennummernpflichtigen Artikeln verliert man schnell den Überblick.
- Ineffiziente Abstimmungsprozesse zwischen Vertrieb, Lager und Buchhaltung.
Die Konsequenz: fehlende Transparenz über Bestände beim Kunden, ineffiziente Abstimmungsprozesse und ein erhöhtes Risiko für Abweichungen in der Abrechnung.
Inventurdifferenzen und buchhalterische Risiken vermeiden
Inventurdifferenzen sind im Konsi-Lager-Umfeld besonders heikel: Die Ware gehört Ihnen, liegt aber beim Kunden. Stimmten die Bestände nach der Inventur nicht, ist die Ursachenforschung mühsam – und die Differenz geht in der Regel zu Ihren Lasten.
Wie vermeidet man Inventurdifferenzen systematisch?
- Lückenlose Bestandsfortschreibung: Jede Entnahme, jede Umlagerung, jede Wiederauffüllung wird direkt im ERP gebucht – ohne manuelle Zwischenschritte.
- Automatische Lagerortsteuerung: Bereits bei der Auftragserfassung erkennt das System, ob ein Konsignationslager für den Debitor hinterlegt ist, und steuert die Entnahme sowie den Abgang aus dem richtigen Lagerort automatisch.
- Chargen- und Seriennummernverfolgung: Auch bei rückverfolgungspflichtigen Artikeln bleibt die Zuordnung jederzeit eindeutig, verbrauchte Mengen werden korrekt fakturiert und Bestände lückenlos fortgeschrieben.
- Automatische Wiederauffüllung: Nach der Verbuchung von Lieferungen können direkt im Hintergrund Umlagerungsaufträge erzeugt werden, die den verbrauchten Bestand auffüllen – ohne zusätzlichen manuellen Eingriff in die Logistik.
- Regelmäßige Stichtagsinventuren mit ERP-gestützter Soll-Ist-Gegenüberstellung: Abweichungen werden sofort sichtbar, nicht erst Monate später.
Entscheidend ist: Die Inventurpflicht verbleibt beim Eigentümer – also bei Ihnen. Wer das ohne systemgestützte Lösung lösen will, riskiert böse Überraschungen.2
Wirtschaftsprüfer zufriedenstellen – so geht's
Konsignationsbestände sind buchhalterisch Ihr Eigentum bis zur Entnahme. Das klingt klar – ist in der Praxis aber eine Herausforderung für jede Jahresabschlussprüfung. Wirtschaftsprüfer hinterfragen manuell gepflegte Listen sehr kritisch.
Was Wirtschaftsprüfer sehen wollen:
- Vollständige Bestandsliste aller Konsi-Lager, stichtagsgenau zum 31.12.
- Klare Eigentumsdokumentation: Welche Ware liegt wo beim Kunden – und warum gehört sie noch Ihnen?
- Nachvollziehbare Buchungshistorie: Von der Erstbestückung über Umlagerungen bis zur Fakturierung muss alles lückenlos im System abgebildet sein.
- Korrekte Umsatzsteuerbehandlung: Insbesondere bei grenzüberschreitenden Konsignationen gelten die EU-Quick-Fixes (§ 6b UStG) mit spezifischen Dokumentations- und Meldepflichten.
- Revisionssichere, automatisierte Verbrauchsabrechnung: Jede Verbrauchsmeldung und jede Rechnung muss systemgestützt und nachweisbar sein – transparent und revisionssicher.
Eine vollständig im ERP integrierte Konsignationsabwicklung liefert all das – automatisiert und revisionssicher, direkt aus Business Central heraus.1
Was muss ein ERP-System für Konsignationslager können?
Die erfolgreiche Abwicklung von Konsignationslagern erfordert mehr als eine reine Bestandsverwaltung. Ein ERP-System sollte Konsignationsbestände transparent verwalten, Lagerbewegungen nachvollziehbar dokumentieren und Verbrauchsmengen zuverlässig abrechnen können. Darüber hinaus sind eine nahtlose Integration in Lager- und Verkaufsprozesse, eine automatisierte Steuerung von Umlagerungen sowie eine hohe Bestandstransparenz entscheidend. Ziel ist es, manuelle Aufwände zu reduzieren, Prozesse zu beschleunigen und eine sichere Abrechnung der tatsächlich verbrauchten Mengen sicherzustellen.
Konsignationslager in Business Central Standard: Was ist möglich?
Microsoft Dynamics 365 Business Central ermöglicht die Abbildung von Konsignationslagern über Lagerorte, Umlagerungen und die Standard-Lagerverwaltung. Eine dedizierte Konsignationsfunktion mit eigener Logik für Eigentumsverhältnisse, Verbrauchsmeldungen oder automatische Verbrauchsabrechnungen ist jedoch nicht enthalten.
Für Unternehmen mit einfachen Anforderungen kann dieser Ansatz ausreichend sein. Unternehmen, die Konsignationslager regelmäßig nutzen oder eine hohe Anzahl von Lagerbewegungen verarbeiten, benötigen aber häufig eine Lösung, die diese Abläufe gezielt automatisiert und den Verwaltungsaufwand reduziert.
So unterstützt trade365 Konsignationslager im Großhandel
Mit der Konsignationsabwicklung in der Branchenlösung trade365 erweitert KUMAVISION den Standard von Business Central gezielt um genau diese Funktionalität. Unternehmen können damit Konsignationslager beim Debitor als „verlängertes Lager“ führen – inklusive vollständiger Integration in die bestehenden Logistik- und Finanzprozesse.
| Anforderung | Business Central Standard | trade365 |
|---|
| Konsignationslager abbilden |
Über Lagerorte und Umlagerungen möglich |
Spezielle Konsignationsabwicklung integriert |
| Erkennung im Verkaufsauftrag |
Keine automatische Erkennung |
Automatische Erkennung von Konsignationslagern |
| Lagerentnahme |
Manuelle Steuerung erforderlich |
Automatische Entnahme aus dem richtigen Lager |
| Umlagerungen |
Manuell anzulegen und zu verwalten |
Automatisierte Umlagerungsaufträge |
| Verbrauchsabrechnung |
Über manuelle Prozesse |
Systemgestützte Verbrauchsabrechnung |
| Bestandstransparenz |
Mit zusätzlichem Aufwand möglich |
Transparente Übersicht über Bestände und Werte |
| Manueller Aufwand |
Hoch |
Deutlich reduziert durch Automatisierung |
Ein besonderer Mehrwert entsteht durch die enge Verzahnung der debitorischen Konsignationsabwicklung mit den Verkaufsprozessen: Bereits bei der Auftragserfassung erkennt das System automatisch, ob ein Konsignationslager für den Debitor hinterlegt ist, und steuert die Entnahme sowie den Abgang aus dem richtigen Lagerort. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass verbrauchte Mengen korrekt fakturiert und Bestände lückenlos fortgeschrieben werden – auch bei chargen- oder seriennummernpflichtigen Artikeln.
Das Ergebnis für Ihre Organisation: kürzere Einführungszeiten, weniger Anpassungsbedarf und eine Lösung, die von Anfang an auf die Prozesse im Großhandel zugeschnitten ist.
„Die Konsignationsabwicklung ist ein zentrales Element im Großhandel, das im Standard oft nur unzureichend abgebildet wird. Mit trade365 schaffen wir eine integrierte Lösung, die Prozesse vereinfacht, Transparenz schafft und somit die Anforderungen unserer Kunden erfüllt.“
– Nathalie Aydin, Senior Consultant Portfoliomanagement TRADE, KUMAVISION
Fazit: Konsignationslager im Großhandel erfolgreich in Business Central verwalten
Ein debitorisches Konsignationslager ist im Großhandel ein echter Mehrwert – für Sie und für Ihre Kunden. Aber nur dann, wenn die Abwicklung systemseitig sauber unterstützt wird. Ohne integrierte ERP-Lösung drohen Inventurdifferenzen, Fakturierungsfehler und Probleme bei der Jahresabschlussprüfung.
Mit trade365 von KUMAVISION steht Großhandelsunternehmen eine Erweiterung für Microsoft Dynamics 365 Business Central zur Verfügung, die Konsignationslager durchgängig in Lager-, Vertriebs- und Finanzprozesse integriert. Dadurch lassen sich Verbrauchsabrechnung, Bestandsführung und Wiederauffüllung automatisieren, während Transparenz und Nachvollziehbarkeit deutlich steigen.
Externe Quellen:
1 Konsignationslager: Definition, Buchhaltung, ERP-Funktionen – erp-software.org
2 Was ist ein Konsignationslager? Definition, Vorteile & Logistik-Guide – lagerflaeche.de
