Carsten Severin
Verantwortet als Head of Project Management Office (PMO) bei KUMAVISION die Projektimplementierung und ist zertifizierter Project Management Professional (PMP)®, Scrum-Master sowie Product-Owner
Beim Projektmanagement stehen in der Regel die Faktoren Zeit, Kosten und Umfang im Mittelpunkt. Diese drei Faktoren lassen sich quantifizieren und ermöglichen damit eine objektive Planung, Steuerung und Auswertung von Projekten. Was dabei allerdings ausgeklammert wird: Der Faktor Mensch. Unsere Erfahrung aus über 2.400 Kundenprojekten zeigt deutlich: Der Erfolg eines Projekts wird nicht nur von harten Fakten, sondern wesentlich auch weichen Faktoren wie Akzeptanz, Engagement und Commitment aller Beteiligten beeinflusst.
Während Kennzahlen sich (mehr oder weniger) gut erfassen und softwareseitig abbilden lassen, sieht es beim Faktor Mensch anders aus. Die folgenden 10 Tipps aus dem Project Management Office (PMO) der KUMAVISION helfen Ihnen, auch in dieser Hinsicht Ihr Projekt zum Erfolg zu machen.
1. Ziele transparent kommunizieren
„Was soll das denn schon wieder?“ Die Einführung einer ERP-Software wird von Mitarbeitenden mitunter kritisch beäugt. Kommunizieren Sie daher die Ziele und die Erwartungen des Projekts an alle Mitarbeiter – nicht nur an das Projektteam. Eine regelmäßige Projektinformation – etwa in Form eines Newsletters oder Blogs im Intranet – bietet sich an: Berichten Sie über den Projektfortschritt, stellen Sie Key User vor, geben Sie Einblicke in neue Technologien und die Vorteile, die sich das Unternehmen davon verspricht. Auch wenn die Geschäftsführung nicht direkt an einem Softwareprojekt beteiligt ist, sollte sie ihr Commitment von Anfang an klar äußern.
2. Ängste ernst nehmen
Gerade Schlagwörter wie Digitalisierung oder Automatisierung führen mitunter zu Ängsten wie Rationalisierung oder Arbeitsplatzabbau. Die Folge: Das Projekt wird von Mitarbeitenden – oft unbewusst – ausgebremst oder gar sabotiert. Nehmen Sie diese Ängste ernst. Erklären Sie offen, welche Abläufe und Tätigkeitsbereiche sich zukünftig ändern werden. Treffen Sie rechtzeitig Vorbereitungen, um beispielsweise Mitarbeitende für neue Aufgaben zu qualifizieren. Change-Management darf sich nie auf IT-Themen und die Prozesslandschaft beschränken, sondern muss das gesamte Unternehmen berücksichtigen.
3. Freie Zeit schaffen
Die Projektbeteiligten sind in der Regel weiterhin in das Tagesgeschäft eingebunden. Nebenbei eine ERP-Software einzuführen, funktioniert nicht. Die Spezifikation von Anforderungen, das Testen neuer Funktionalitäten, die Abstimmung mit dem Software-Partner oder auch das Überprüfen und Optimieren der Prozesslandschaft nimmt viel Zeit in Anspruch. Schaffen Sie bereits im Vorfeld die erforderlichen Freiräume für die Projektbeteiligten – und erklären Sie den jeweiligen Abteilungen, warum.
4. Die passende Projektmethode auswählen
Klassisch mit Pflichten- und Lastenheft, eine agile Vorgehensweise oder eine Mischung: Die Bedeutung der Projektmethode wird oft vernachlässigt. Sie sollte einerseits auf den Projektumfang, andererseits auch auf die Unternehmenskultur abgestimmt sein. So stellen beispielsweise agile Methoden wie Scrum den Faktor Mensch und damit verbundene Werte wie Engagement, Fokus, Offenheit, Respekt und Mut in den Mittelpunkt. Doch welche Methode ist die richtige? Die KUMAVISION unterhält dazu ein eigenes Project Management Office (PMO) mit zertifizierten Fachkräften, die u. a. Projektmanagementmethoden weiter entwickeln, die eigenen Mitarbeiter darin schulen und zu Projekten beraten. So wird sichergestellt, dass Unternehmen, Projekt und Methode optimal zusammenpassen. Dazu kommt: Während große Software-Partner im Jahr dutzende Projekte umsetzen, steht bei Unternehmen nur alle 5 – 10 Jahre ein ERP-Projekt an. Eine entsprechende Schulung und Unterstützung der Projektbeteiligten (Workshops, agile Kick-Offs etc.) sind daher unverzichtbar.
5. Die Chemie muss stimmen
Die Projektleiter nehmen auf beiden Seiten eine Schlüsselrolle ein. Sie bilden die Schnittstelle zu Mitarbeitenden auf Kundenseite bzw. zu Entwicklern und Beratern. Umso wichtiger, dass es hier nicht nur fachlich, sondern auch menschlich passt. Was nach einer Binsenweisheit klingen mag, lässt sich in der Praxis gar nicht so einfach umsetzen. Denn jeder Projektleiter bringt eigene Erfahrungen aus unterschiedlichen Branchen, Kulturen und Unternehmensformen mit. Wer jahrelang mit klassischen Projektmethoden im Konzernumfeld gearbeitet hat, wird sich bei einem Start-up schwertun, das auf agile Methoden setzt. Im Vorteil sind auch hier größere ERP-Anbieter, die über ein breit aufgestelltes Team mit Projektleitern und Beratern verfügen. Übrigens: Der Austausch eines Projektleiters ist kein Zeichen von Schwäche, sondern von Stärke. Die Erkenntnis, dass eine andere Konstellation besser funktioniert, hilft allen Beteiligten – und dem Projekt.
6. Key User frühzeitig einbinden
Eine „von oben verordnete“ ERP-Einführung wird nicht funktionieren. Auch wenn die IT-Abteilung für die Software verantwortlich ist: Die frühzeitige Einbeziehung von Mitarbeitern aus den unterschiedlichen Abteilungen schafft zum einen Akzeptanz, zum anderen ist das Feedback der Mitarbeiter unverzichtbar, um die neue Softwarelösung optimal an die Anforderungen des Unternehmens anzupassen bzw. die eigenen Prozesse kritisch zu hinterfragen. Je früher die Key User die Möglichkeit haben, mit dem neuen System zu arbeiten, umso konkreter fällt die Rückmeldung aus, umso früher werden Unstimmigkeiten entdeckt. Wird zudem auf dem Testsystem mit Echtdaten gearbeitet, erleichtert sich der Umstieg nochmals. Übrigens: Der „ideale“ Key User ist nicht zwingend ein Abteilungsleiter, sondern besser der Mitarbeiter, der nachher auch wirklich Tag für Tag mit dem System arbeitet. Achten Sie darauf, Bedingungen zu schaffen, bei denen sich Ihre Mitarbeiter ohne Hierarchiegrenzen gleichberechtigt einbringen können. Ihr Software-Partner sollte zudem die Key User an ihre neuen Aufgaben heranführen und das für diese Rolle notwendige Know-how vermitteln.
7. Standards nutzen
Auch wenn Ihre Mitarbeiter hoch motiviert sind: Sie müssen das Rad nicht ständig neu erfinden. Greifen Sie wo möglich auf optimierte Prozesse und standardisiertes Vorgehen zurück. Das schafft Sicherheit, spart Zeit und schafft Freiraum für diejenigen Punkte, an denen wirklich unternehmensspezifische Anpassungen oder komplett neue Prozesse erforderlich sind. KUMAVISION bietet die Möglichkeit, auf Pakete für die ERP-Einführung (Setup, Konfiguration, Schulung etc.) zurückzugreifen, die in der Praxis bewährte Vorgehensweisen bündeln. Damit erhalten Sie direkten Zugriff auf die Erfahrung aus über 2.400 erfolgreichen Projekten.
8. Support-Angebote unkompliziert bereitstellen
Auch nach erfolgtem Live-Start gibt es Fragen. Unsere Empfehlung: Bieten Sie Mitarbeitern einen einfachen und direkten Weg zum Support. Beispielsweise durch Support-Pakete mit Zeitkontingenten, die die Mitarbeitenden frei nutzen können. Denn wenn jedes Support-Ticket von Vorgesetzten im Voraus genehmigt werden muss, schwindet die Bereitschaft Fragen zu stellen, worunter letztlich die Effizienz im Umgang mit dem neuen ERP-System leiden wird.
9. Den Abschluss richtig feiern
Bleiben wir realistisch: Die Einführung einer neuen Business-Software ist zeitweise ein Kraftakt für alle Beteiligten. Umso wichtiger ist es, diese Leistung auch zu honorieren. Ob Sommerfest oder eine Wanderung in den Alpen: Eine gemeinsame Feier zeigt die Wertschätzung für die Projektmitarbeiter, bietet Gelegenheit im informellen Rahmen das Projekt Revue passieren zu lassen und vermittelt dem gesamten Unternehmen nochmals die Bedeutung des Projekts.
10. Eine Fehlerkultur etablieren
„Ever tried. Ever failed. No matter. Try again. Fail again. Fail better“ – das Zitat des Schriftstellers Samuel Beckett ziert die Wände zahlreicher Start-ups. Wo Menschen zusammenarbeiten, passieren Fehler. Etablieren Sie eine Fehlerkultur, die es Ihren Mitarbeitern erlaubt, die eigene Komfortzone zu verlassen und Neues zu schaffen. Erst dann können Projekt und Mitarbeiter ihr volles Potenzial entfalten.
