Projektüberblick auf Knopfdruck

Excel-Tabelle mit Meilensteinen, E-Mails mit Aufgaben in Outlook, ein großer Wandkalender für die Urlaubsplanung. Dazu zahlreiche Notizzettel, ein Taschenrechner zur Kalkulation sowie ein Stapel kopierter Eingangsrechnungen. Der Bildschirm selbstverständlich voller Post-Its, das Telefon klingelt nonstop, der Kaffee ist längst kalt geworden – und dann steht Ihr Chef vor Ihrem Schreibtisch und fragt nach dem aktuellen Projektstatus. Natürlich gleich und am besten hübsch aufbereitet als Vorlage für das nächste Meeting.

Dieses Szenario und die daraus resultierende Hektik kennt jeder Projektleiter und Projektmanager. Was wenige kennen: Mit integrierten Softwarelösungen für das Projektmanagement lässt sich die oben beschriebene Anfrage des Chefs mit einem Mausklick beantworten. Inklusive Kennzahlen, Diagrammen und Soll-Ist-Vergleich.

Integration statt Insellösungen

Das Schlüsselwort lautet dabei „integriert“. Integriert heißt nicht weniger, als dass alle Daten, alle Prozesse und alle Informationen in einer Software verarbeitet werden. Und zwar unternehmensweit und abteilungsübergreifend. Unter dem Begriff „ERP“ sind solche Softwarelösungen in der Industrie bereits seit vielen Jahren weit verbreitet. Zunehmend entdecken auch Unternehmen aus anderen Branchen die Vorteile integrierter Lösungen. Immer mehr Projektdienstleister wie z. B. Ingenieurbüros, Beratungsunternehmen oder Softwarehäuser entscheiden sich für integrierte Lösungen – und damit gegen den Einsatz isolierter Insellösungen.
Denn eine integrierte Lösung deckt alle Aufgabenbereiche im Unternehmen ab und beinhaltet auch die komplette Finanzbuchhaltung. Alle Daten liegen damit in einem System und lassen sich gezielt den unterschiedlichen Projekten, Kunden und Aufträgen zuweisen. Daten müssen nur einmal erfasst werden und stehen automatisch allen Mitarbeitern unternehmensweit zur Verfügung. Die doppelte – und damit fehleranfällige – Pflege von Informationen entfällt.

Zeit ist Geld

Eine konsequente Zeiterfassung ist für alle Unternehmen, die mit Projekten arbeiten, unerlässlich. In vielen Unternehmen kommen dabei Stundenzettel auf Papier zum Einsatz, die zum Wochen- oder Monatsende eingesammelt und manuell erfasst werden. Integrierte Lösungen verfolgen einen anderen Ansatz: Zeiten werden direkt am PC erfasst – und zwar dann, wenn sie anfallen. Dazu stellen integrierte Lösungen den Mitarbeitern eine übersichtliche Maske bereit, bei der Projekt und Zeitaufwand komfortabel erfasst werden. Projekt- und Budgetfortschritt sind damit jederzeit synchron. Projektleiter sehen sofort, wenn Teilprojekte oder einzelne Aufgaben das Zeitbudget überschreiten. Übrigens: Auch Mitarbeiter, die beispielsweise vor Ort bei Kunden arbeiten, werden dank mobiler Zeiterfassung auf dem Smartphone berücksichtigt.

Finanzbuchhaltung serienmäßig an Bord

Gerade bei kleinen und mittelgroßen Projektdienstleistern ist es üblich, die Finanzbuchhaltung komplett auszulagern. Was auf den ersten Blick bequem erscheint, hat oft fatale Folgen: Wenn Material- und Reisekosten, die Abrechnungen externer Dienstleister und Freelancer oder Lizenzkosten erst am Monatsende oder gar am Quartalsende verfügbar sind, ergibt sich eine verzerrte Sicht auf die Wirtschaftlichkeit von Projekten: Vermeintlich lukrative Aufträge rutschen auf einen Schlag in die roten Zahlen. Eine integrierte Lösung beinhaltet daher stets auch eine Finanzbuchhaltung. Anfallende und auch geplante Kosten werden bei Auswertungen damit jederzeit berücksichtigt.
Der aktuelle Projektstatus gibt nicht nur einen Überblick über erreichte Ziele und Meilensteine, über offene und erledigte Aufgaben, sondern auch über die bisher angelaufenen und zukünftig erwarteten Kosten. Projektleiter können damit drohende Budgetüberschreitungen frühzeitig erkennen und rechtzeitig gegensteuern.
Was bedeutet das konkret für Sie als Projektleiter und Projektmanager:

• Garantierte Auskunftsfähigkeit: Wenn irgendwo im Unternehmen ein für Ihr Projekt relevanter Vorgang erfasst wird, steht Ihnen diese Information sofort zur Verfügung. Sie haben Zugriff auf alle Kosten, Termine und Aufgaben.
• Automatisch erstellte Reports: Für das Projektcontrolling müssen Sie beispielsweise nicht mehr Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammensuchen und aufbereiten. Das erledigt die Software automatisch für Sie – und das stets auf Basis aktueller Zahlen.
• Integrierte Ressourcenplanung: Bei der Projektplanung haben Sie Zugriff auf alle Ressourcen und erkennen drohende Engpässe bereits im Vorfeld. Spielen Sie etwa Wenn-Dann-Szenarien durch, berücksichtigt das System automatisch Urlaube oder Teilzeit.
• Kombinierte Projektsicht: Projekt- und Budget-Fortschritt lassen sich jederzeit abgleichen, da Aufgaben und Meilensteine ebenso wie die Daten aus der Finanzbuchhaltung vorliegen.
• Komfortable Projektfaktura: Da alle relevanten Informationen wie erreichte Meilensteine im System verwaltet werden, können Sie projektbezogen abrechnen, z. B. nach Fortschritt, Aufwand oder Zahlungsplan.
• Schnellere Abläufe: Viele Vorgänge wie z. B. die Prüfung von Eingangsrechnungen oder die Freigabe von Angeboten lassen sich digitalisieren und damit erheblich beschleunigen.

Fazit: Mehr Zeit für die Kernkompetenzen

Integrierte Lösungen zünden nicht nur für Projektmanagement und Projektcontrolling, sondern für das gesamte Unternehmen die nächste Effizienzstufe. Alle Daten und Prozesse werden in einem System erfasst und verarbeitet. Dadurch gehören Probleme wie die doppelte Datenpflege, Informationsverlust oder veraltete Kennzahlen, die der Einsatz von Insellösungen verursacht, der Vergangenheit an. Mitarbeiter werden nachhaltig von zeitraubenden administrativen Aufgaben entlastet. Gleichzeitig steigt die Projekttransparenz durch aktuelle Kennzahlen. Das Ergebnis: Mehr Produktivität, mehr Prozessqualität und damit mehr Kundenzufriedenheit.