Jens Bornemann
Ist Service Account Manager bei KUMAVISION.
Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine neue Regelung in Kraft: die E-Rechnungspflicht. Dies bedeutet, dass Unternehmen im inländischen B2B-Bereich Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen und verarbeiten müssen. Die öffentliche Hand hat bereits auf E-Rechnungen umgestellt. Zudem ist davon auszugehen, dass mittelfristig die E-Rechnung auch im grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr innerhalb der EU verpflichtend sein wird.
Was ist eine E-Rechnung?
Als E-Rechnung gilt künftig nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt oder empfangen wird und elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Dabei sind die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU – und somit der europäischen Norm EN-16931 – einzuhalten.
Die E-Rechnung ist nicht ein einzelnes Format, sondern kann unter anderem folgende gültige Ausprägungen annehmen:
- XRechnung (ab Version „XStandard“) (XML-basiert)
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) (hybrides Datenformat PDF + XML)
- PEPPOL (ab BIS Billing 3.0) (XML-basiert)
- EDI-Verfahren
Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht die o.g. Anforderungen erfüllen, werden unter den neuen Begriff „sonstige Rechnung“ fallen. Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt somit ab 2025 nicht mehr als E-Rechnung, sondern als "sonstige Rechnung".
Für wen gilt das?
Diese neue Pflicht betrifft alle Unternehmen, die B2B-Transaktionen innerhalb Deutschlands durchführen. Unabhängig von Ihrer Unternehmensgröße, wenn Sie mit anderen Unternehmen Geschäfte machen, sollten Sie bereit sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Welche Ausnahmen gibt es?
Einige Ausnahmen bestehen weiterhin, etwa für sehr kleine Beträge (Rechnungen unter 250 Euro) oder bestimmte Arten von Dienstleistungen wie z.B. Fahrscheine. Zudem können bis Ende 2027 weiterhin "sonstige Rechnungen" in Papierform oder als PDF mit Zustimmung des Empfängers gesendet werden, wenn der Vorjahresumsatz unter 800.000 EUR liegt.
Terminübersicht
1. Januar 2025: Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen tritt in Kraft.
Bis 31. Dezember 2026: Übergangsfrist für Papier- und PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers.
Ab 1. Januar 2028: Alle B2B-Rechnungen müssen vollständig den Vorgaben der E-Rechnung entsprechen.
Was gibt es jetzt zu tun?
Unternehmen sollten frühzeitig überprüfen, wie gut Ihr ERP-System auf die Verarbeitung von E-Rechnungen vorbereitet ist. Dabei sollte sichergestellt werden, dass Sie in der Lage sind, verschiedene Formate (z.B. XRechnung, ZUGFeRD oder PEPPOL) zu verarbeiten, da die genaue Form zwischen den Unternehmen ausgehandelt werden kann.
Informationen für Microsoft Dynamics-Anwender und KUMAVISION-Kunden
Abhängig von Ihrer aktuell eingesetzten ERP-Software gibt es unterschiedliche Wege. Wir beraten Sie gerne.
Microsoft Dynamics 365 Business Central ab Version 23.2
Die Standardversion von Business Central ermöglicht das Senden und Empfangen von elektronischen Rechnungen und Gutschriften im PEPPOL-Format, das von führenden Anbietern von Belegaustauschdiensten unterstützt wird. Der initiale Schritt zur Konfiguration elektronischer Belege (E-Rechnung) beinhaltet die Einrichtung eines E-Beleg-Dienstes. Hierbei wird das gesamte Verhalten des Systems bezüglich der E-Beleg-Kommunikation konfiguriert.
Continia Document Capture & Document Output ab Microsoft Dynamics NAV 2013R2
Mit der aktuellen Document Capture Version "DC 2024 R1" können ganze Dokumente ausgetauscht werden, also ein- und ausgehend (PEPPOL-Format). Diese Document Capture-Version kann ab Business Central 22 bis Business Central 24 und Business Central 14(fob) implementiert werden. Allerdings ist die Document Capture-Version mit Business Central 14 nicht WebClient fähig. Das Versenden von E-Rechnungen im Format "ZUGFeRD" ist außerdem nur mit "Document Output" möglich.
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