Ralf Riethmüller
Leitet den Bereich Service bei der KUMAVISION. Der Technologieexperte ist in dieser Funktion auch verantwortlich für Cloud, Teams und Office 365
Viele mittelständische Unternehmen haben Schwierigkeiten, qualifizierte Mitarbeiter zu finden. Dies betrifft sowohl technische Berufe als auch Fachkräfte in Verwaltung, Vertrieb und Management. Denn der Stellenmarkt ist wie leergefegt. Der demografische Wandel und der rasante technologische Fortschritt verschärfen diese Situation weiter. Und das ist fatal, denn wenn Unternehmen offene Stellen nicht mehr mit geeigneten Kandidaten besetzen können, kann wichtige Arbeit nicht oder nicht termingerecht erledigt werden und es bleibt keine Zeit für Innovationen. Das bringt mittelfristig gravierende Nachteile wie Umsatzeinbußen und Wettbewerbsnachteile mit sich.
Mehr Aufgaben mit weniger Personal erledigen
Doch was tun? In Zeiten, in denen die Ressourcen knapp sind und die Nachfrage steigt, ist die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen wichtiger denn je. SaaS-Lösungen setzen hier neue Maßstäbe, reduzieren manuelle Aufwände und entlasten so Mitarbeitende von zeitraubenden Routineaufgaben im Tagesgeschäft wie Terminerinnerungen, Abrechnungen und Dokumentation. Das führt zum einen zu einer höheren Produktivität, denn die Mitarbeitenden können mehr Vorgänge bewältigen. Zum anderen haben sie auch mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben und die Kundenbetreuung.
Eine wichtige Rolle für effizientere Prozesse spielt die nahtlose Integration der ERP- oder CRM-Software mit Microsoft-Anwendungen wie Outlook und Teams. Diese ermöglicht einen nahtlosen Datenfluss zwischen verschiedenen Geschäftsanwendungen und erschafft so einen vollständig digitalisierten Arbeitsplatz. Zum Beispiel kann eine Mitarbeiterin nach einer Anfrage per E-Mail direkt aus Outlook auf das ERP- oder CRM-System zugreifen und bei Bedarf über Teams Rückfragen stellen, Freigaben erteilen oder anfragen. Besonders hilfreich: Informationen aus der E-Mail werden automatisch erkannt, in die Business-Software übernommen und auch im Chat angezeigt. Alle beteiligten Personen können auf diese Weise die Daten direkt bearbeiten, ohne Dateien per E-Mail hin- und herzuschicken oder die Anwendung zu wechseln.
Künstliche Intelligenz (KI) bietet noch mehr Potential, Prozesse zu optimieren und so gleichzeitig den Mangel an gut ausgebildetem Personal zu kompensieren. So hat beispielweise Microsoft mit dem Copiloten eine leistungsstarken KI-Software speziell für Unternehmen in sein gesamtes Produktportfolio integriert – von Dynamics 365 über Office 365 bis hin zur Power Plattform. Der virtuelle Assistent ist aktuell das leistungsstärkste Produktivitätstool der Welt und kann unter anderem E-Mails vorformulieren, Gesprächsverläufe zusammenfassen, Projektpläne erstellen, Excel-Daten analysieren und Berichte erstellen sowie Anfragen von Kunden beantworten.
IT-Dienstleistungen auslagern
Ob Verwaltung von Servern und Netzwerken oder Datensicherung: Mit der Auslagerung von diesen und ähnlichen Aufgaben bietet das Betreibermodell SaaS auch eine Antwort auf den Fachkräftemangel im IT-Bereich. Da der SaaS-Anbieter für Wartung und den Betrieb der Infrastruktur verantwortlich ist, wird das IT-Personal von diesen routinemäßigen Arbeiten entlastet. Dies ermöglicht es den IT-Experten, den wachsenden Anforderungen in puncto Compliance und Co. gerecht zu werden und sich auf strategische und innovative Projekte zu konzentrieren. Unternehmen profitieren weiterhin von einer durchgängigen Verfügbarkeit der Dienste 24/7, selbst wenn interne IT-Mitarbeiter krank oder im Urlaub sind.
Zudem bieten viele SaaS-Anbieter nicht nur die Software selbst, sondern auch Fachberatung und Support an. Diese Dienstleistungen stellen für Unternehmen mit begrenzten IT-Ressourcen eine echte Entlastung dar und gewähren Zugang zu Expertenwissen, die helfen, intern Wissen aufzubauen. Darüber hinaus erleichtern SaaS-Lösungen den Zugang zu hochwertiger Software, ohne dass spezialisiertes IT-Personal erforderlich ist. Dies ist besonders vorteilhaft in Bereichen, in denen die Entwicklung interner Kompetenzen zeitaufwendig und kostspielig ist. Zudem übernehmen Cloud-Anbieter das Management komplexer Technologie-Stacks, wodurch Unternehmen sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können.
Qualifiziertes Fachpersonal finden und binden
Der Wettbewerb um qualifizierte IT-Fachkräfte ist intensiv, und mittelständische Unternehmen stehen im direkten Wettstreit mit Großkonzernen um die besten Talente. Eine effektive Strategie, um sich in diesem Umfeld zu behaupten, ist die Modernisierung der IT-Infrastruktur. Denn sie gibt mehr Raum für wertschöpfende Tätigkeiten sowie die Kundenbetreuung. Das wirkt sich nachweislich positiv auf die Jobzufriedenheit aus. Doch die IT-Landschaft eines Unternehmens wird auch immer mehr zum Entscheidungskriterium bei Bewerbern. Der sogenannte Modern Workplace, ein Arbeitsplatz, der durch innovative Technologie und nahtlose Vernetzung besticht, ist besonders für die jüngere Generation attraktiv. Aufgewachsen mit Smartphones, sind sie an Apps sowie einfach zu bedienende Oberflächen gewöhnt und erwarten diesen Komfort auch im beruflichen Umfeld.
Unternehmen können diese Erwartungen nutzen, um sich einen Vorteil im Wettbewerb um begehrte Fachkräfte zu verschaffen, indem sie moderne Arbeitsplätze mit Microsoft-Anwendungen anbieten. Denn Microsoft-Produkte bieten einen hohen Wiedererkennungswert, da viele junge Talente bereits in der Schule damit gearbeitet haben. Diese Vertrautheit zahlt sich aus: Weniger Schulungsbedarf, mehr Effizienz von Anfang an und eine höhere Akzeptanz neuer Funktionen. Das nahtlose Zusammenspiel mit gängigen Microsoft-Anwendungen wie Outlook oder Teams fördert zudem den Ideenaustausch und passt perfekt in die digitale Lebenswelt der Generation Z.
Durch die Implementierung modernster SaaS-Lösungen schaffen Unternehmen eine flexible und moderne Arbeitsumgebung, die moderne Arbeitsmodelle wie Workation möglich macht. Dank der Cloud-Technologie sind Mitarbeitende nicht mehr an einen festen Ort oder spezifische Hardware gebunden und können standortunabhängig arbeiten. Dies spricht besonders jüngere Generationen an und macht Unternehmen als Arbeitgeber attraktiver.
