Niklas Böhlen
Presales Consultant bei KUMAVISION. Durch seine Beratungstätigkeit ist er mit den Anforderungen mittelständischer Unternehmen sowie der effizienten und zielgerichteten Umsetzung von Digitalisierungsprojekten bestens vertraut.
Viele Einzelhändler starten mit einer pragmatischen IT-Landschaft: Kassensoftware in der Filiale, Buchhaltung im separaten Programm und Excel-Tabellen für Bestände, Preise, Auswertungen oder Filialabgleiche. Solange Sortiment, Standorte und Verkaufskanäle überschaubar bleiben, kann das funktionieren. Doch mit Wachstum steigt der Aufwand oft schneller als der Umsatz.
Die zentrale Frage lautet deshalb nicht, ob ein ERP-System grundsätzlich sinnvoll ist, sondern ab welchem Punkt es im Einzelhandel wirtschaftlich wird: wenn manuelle Abstimmungen, fehlende Transparenz und Systembrüche mehr Kosten verursachen als eine integrierte Lösung.
Warum Excel und Insellösungen im Handel schnell an Grenzen stoßen
Getrennte Systeme wirken zunächst flexibel und kostengünstig. Im laufenden Handelsalltag entstehen jedoch typische Reibungsverluste, die Prozesse verlangsamen und Entscheidungen erschweren:
- Manuelle Datenpflege: Artikel, Preise und Kundendaten müssen in mehreren Systemen mehrfach angelegt und aktualisiert werden. Das kostet wertvolle Arbeitszeit.
- Fehlerquellen durch Medienbrüche: Müssen Kassenabschlüsse oder Bestandslisten händisch von einem Programm ins nächste übertragen werden, sind Tippfehler und Zahlendreher vorprogrammiert.
- Keine aktuellen Zahlen: Wenn Daten erst am Monatsende zusammengeführt werden, steuert das Management das Unternehmen im Blindflug. Ein tagesaktueller Blick auf Margen, Renner- und Penner-Artikel ist schlicht nicht möglich.
- Mangelnde Skalierbarkeit: Eine neue Filiale zu eröffnen, bedeutet bei Insellösungen oft enormen administrativen Aufwand, da die IT-Struktur nicht einfach auf den neuen Standort dupliziert werden kann.
- Starre Prozesse: Neue Kundenanforderungen (wie kanalübergreifende Gutscheine) oder neue regulatorische Vorgaben der Finanzbehörden lassen sich mit statischen Tabellen und veralteter Software kaum rechtskonform und wirtschaftlich umsetzen.
Was ein Unternehmenssoftware im Einzelhandel leistet
Ein modernes Retail-ERP ist mehr als eine Warenwirtschaft. Es verbindet Kasse, Filiale, Zentrale, Einkauf, Lager, Finanzbuchhaltung, E-Commerce und Kundenbindungsprogramme auf einer gemeinsamen Datenbasis. Dadurch arbeiten alle Bereiche mit denselben Informationen – von aktuellen Beständen über Preise bis zu Umsätzen und Margen.
„Für die Anwender zeigt sich das System je nach Aufgabe unterschiedlich: An der Kasse zählt eine schnelle, intuitiv bedienbare Oberfläche. Im Backoffice der Filiale stehen Wareneingang, Umlagerungen und Inventur im Vordergrund. In der Zentrale braucht das Management belastbare Kennzahlen für Einkauf, Logistik, Sortiment und Vertrieb.“
– Niklas Böhlen, Presales Consultant, KUMAVISION AG
Hier lohnt sich ERP für den Einzelhandel!
Der Wechsel wird besonders dann interessant, wenn die bestehende IT das Tagesgeschäft nicht mehr zuverlässig unterstützt. Typische Auslöser sind:
- Starkes Wachstum: Sie planen neue Standorte oder die Integration neuer Absatzkanäle, doch die aktuelle IT kann das Datenvolumen und die neuen Prozesse nicht mehr abbilden.
- Bedarf an Transparenz: Sie benötigen Echtzeitdaten, um schnelle, fundierte Geschäftsentscheidungen treffen zu können, statt sich auf das Bauchgefühl verlassen zu müssen.
- Einführung neuer Services: Kunden erwarten heute nahtlose Einkaufserlebnisse. Um Services wie Click & Collect, flexible Retouren (online kaufen, im Geschäft zurückgeben) oder filialübergreifende Treueprogramme anzubieten, ist eine integrierte Datenbasis zwingend erforderlich.
- Regulatorischer Druck: Kassenrichtlinien, Datenschutz oder neue Steuergesetze erfordern Systeme, die vom Hersteller zentral und zeitnah aktualisiert werden.
Integrierte Lösung für Retail-Prozesse: LS Central
Für Handelsunternehmen, die eine durchgängige ERP-Lösung suchen, bietet LS Central einen integrierten Ansatz. Die Lösung von LS Retail basiert auf Microsoft Dynamics 365 Business Central und bündelt Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, POS, E-Commerce und Kundenbindung in einem System. So lassen sich Daten zentral pflegen, Prozesse vereinheitlichen und kanalübergreifende Services einfacher umsetzen. KUMAVISION begleitet Handelsunternehmen bei der Einführung, Anpassung und Weiterentwicklung der Lösung.
Fazit: ERP rechnet sich, wenn Prozesse komplex werden
Eine ERP-Einführung ist keine reine IT-Frage, sondern eine Entscheidung für effizientere Abläufe, bessere Datenqualität und mehr Steuerungsfähigkeit. Je stärker ein Handelsunternehmen wächst, je mehr Kanäle es bedient und je wichtiger aktuelle Kennzahlen werden, desto eher lohnt sich der Umstieg von Excel und Insellösungen auf ein integriertes Retail-ERP. KUMAVISION unterstützt Unternehmen im Einzelhandel dabei, diese Transformation strukturiert zu planen und praxistauglich umzusetzen.
LS Central ist eine Branchenlösung auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central und ist speziell auf die Anforderung des Filial- und Einzelhandel abgestimmt.
Weitere Informationen zu LS Central erhalten Sie auf unserer Branchenseite für den Einzelhandel.
Für ein persönliches Gespräch steht Ihnen Benjamin Weiher gerne zur Verfügung:
Häufige Fragen zur ERP-Einführung im Einzelhandel
Für welche Einzelhändler ist ein ERP-System sinnvoll?
Ein ERP-System ist vor allem für Unternehmen interessant, die mehrere Filialen, wachsende Sortimente, Online-Vertrieb oder komplexe Bestandsprozesse steuern müssen.
Welche Vorteile bringt ERP gegenüber Excel?
ERP reduziert manuelle Datenpflege, vermeidet Medienbrüche und liefert aktuelle Zahlen für Einkauf, Lager, Verkauf und Management.
Wann ist der richtige Zeitpunkt für den Wechsel?
Der richtige Zeitpunkt ist erreicht, wenn bestehende Systeme Wachstum bremsen, Auswertungen zu spät kommen oder neue Services wie Click & Collect nur mit hohem Zusatzaufwand möglich sind.
Welche Bereiche deckt ein ERP-System im Einzelhandel ab?
Ein Retail-ERP wie LS Central deckt die zentralen Handelsprozesse in einem System ab: Einkauf und Disposition, Warenwirtschaft, Lager und Bestände, Filial- und Store-Management, Point of Sale, Preise und Aktionen, Kundenbindung, E-Commerce, Omnichannel-Services, Finanzbuchhaltung, Reporting und Analysen sowie je nach Bedarf Personal- und Rollenverwaltung. Der Vorteil liegt darin, dass diese Bereiche nicht isoliert arbeiten, sondern auf gemeinsamen Daten basieren – etwa bei Artikeln, Beständen, Preisen, Umsätzen und Kundendaten.
Was sind integrierte Prozesse im Einzelhandel?
Integrierte Prozesse bedeuten, dass einzelne Arbeitsschritte nicht mehr getrennt in verschiedenen Systemen oder Tabellen ablaufen, sondern durchgängig miteinander verbunden sind. Ein Beispiel ist der automatische Bestellvorschlag: Das ERP-System berücksichtigt aktuelle Bestände, historische Verkäufe, offene Bestellungen, Lieferzeiten und definierte Mindestbestände und schlägt vor, welche Artikel für Lager oder Filialen nachbestellt werden sollten. Ebenso lassen sich Umlagerungen zwischen Lager, Filialen und Standorten steuern – etwa wenn eine Filiale Ware benötigt, die an einem anderen Standort verfügbar ist. In LS Central gehören dazu unter anderem automatische Nachschubplanung, Bestell- und Umlagerungsvorschläge, Cross-Docking, Stock Recall sowie die Verteilung von Waren auf Basis von Regeln, Beständen und erwarteter Nachfrage.
