Worauf Unternehmen bei Business Intelligence-Projekten achten sollten

(Geschätzte Lesezeit: 3 - 6 Minuten)
Marcus Wegener

Marcus Wegener

Power BI-Entwickler bei KUMAVISION

Bessere Entscheidungen, transparentere Unternehmenssteuerung, effizientere Prozesse durch Automatisierung: Die Einführung einer Business- Intelligence-Lösung bildet einen festen Bestandteil in der Digitalisierungsstrategie vieler Unternehmen. Doch damit ein Business-Intelligence-Projekt auch tatsächlich zum Erfolg wird, gilt es einige Punkte zu beachten. In diesem Beitrag berichten wir aus der Praxis.

Keine Frage: Der Wunsch nach aktuellen Kennzahlen, um strategische wie operative Entscheidungen auf Basis einer belastbaren Datenbasis zu treffen, ist praktisch überall vorhanden. Viele Informationen finden sich bereits im ERP-System oder im Onlineshop. Es spricht nichts dagegen, zuerst einmal mit den Auswertungen und Analysefunktionen zu arbeiten, die diese Systeme bereitstellen. Wenn allerdings zeitaufwendige und manuelle Auswertungen automatisiert, wenn neben dem ERP mehrere Datenquellen miteinander verknüpft, wenn Daten verdichtet und angereichert werden sollen, ist es Zeit für Unternehmen über die Einführung einer Business- Intelligence-Lösung nachzudenken. KUMAVISION setzt dabei auf Microsoft Power BI. Die Business- Intelligence-Anwendung ist Teil der Microsoft-Technologieplattform, wodurch das Zusammenspiel mit ERP- und CRM-Lösungen auf Basis von Microsoft Dynamics 365 extrem vereinfacht wird. Allerdings ist es mit einer reinen Softwareeinführung selten getan, wie folgende Beispiele aus der Praxis zeigen.

Richtig messen, besser planen

Werden Business-Intelligence-Lösungen, wie Microsoft Power BI, mit der ERP-Software verknüpft, ermöglichen sich den Anwendern eine Vielzahl von Auswertungs- und Analysemöglichkeiten. Auf dem Weg zum datengetriebenen Unternehmen lauert jedoch immer wieder die Gefahr, in die falsche Richtung abzubiegen und dabei das Pferd von hinten aufzuzäumen. Das Problem: Es wird vorschnell ausschließlich mit den vorhandenen Daten gearbeitet, ohne zu fragen, welche Daten überhaupt erforderlich sind, um die anvisierten Ziele zu erreichen. Zu Beginn jedes Business-Intelligence-Projekts sollte daher abgeglichen werden, welche Daten die Entscheidungsfindung zukünftig unterstützen sollen, welche Daten fehlen und wo und wie diese ggf. gesammelt und aufbereitet werden können. Ein weiterer Fehler, der in der Anfangseuphorie schnell unterläuft, ist das übermäßige Sammeln von Kennzahlen. Berichte mit Dutzenden von Kennzahlen überfordern die Anwender. Aber auch wenn die Auswahl der Kennzahlen steht, lauern Fallstricke. Denn Kennzahlen an sich sind erst einmal wenig aussagekräftig: Sie müssen mit Zielen in Bezug gesetzt werden, um etwa einen Soll-Ist-Vergleich überhaupt erst zu ermöglichen. Während die zahlenbasierte Zielerreichung in Unternehmensbereichen wie Vertrieb oder Einkauf bereits heute zum Alltag gehört, tun sich andere Bereiche wie Marketing oder HR damit schwerer. Aber auch hier bietet Business Intelligence Mehrwerte, die eigene Arbeit kritisch zu hinterfragen und kontinuierlich Verbesserungspotenziale zu erschließen.

Keine Business-Intelligence ohne Changemanagement

Ein sauber modelliertes Datenmodell, gut gepflegte Stammdaten und attraktive Berichte mit den richtigen Kennzahlen sind für den Erfolg eines Business-Intelligence-Projekts unverzichtbar, aber nicht allein ausschlaggebend. Die Technologie ist bei Business Intelligence meist die kleinste Hürde. Viel wichtiger ist die Bereitschaft, auf Basis der mit Business Intelligence gewonnenen Einsichten auch tatsächlich Veränderungen im Unternehmen umzusetzen. Mit Microsoft Power BI ist es beispielsweise möglich, die Erstellung von tagesaktuellen Auswertungen zu automatisieren und dabei verschiedene Datenquellen einfließen zu lassen. Wenn aber aus den Auswertungen keine konkreten Handlungsschritte abgeleitet werden, wird wertvolles Potenzial verschenkt. Business Intelligence ist unbestechlich und deckt in einigen Fällen auch unangenehme Wahrheiten wie sinkende Absatzzahlen oder nachlassende Qualität auf. Umso wichtiger ist es, den Mitarbeitenden im Rahmen eines Changemanagement-Prozesses zu vermitteln, dass Business Intelligence sie bei ihren Aufgaben tatkräftig unterstützt, um damit Akzeptanz für Veränderungen zu schaffen. Denn ansonsten – auch das zeigt die Erfahrung – bleiben Berichte und Auswertungen ungenutzt in der virtuellen Schublade liegen.

Problemfall Datenqualität

Eine naheliegende, aber oft unangenehme Erkenntnis: Wenn die Datenqualität nicht stimmt, kann auch die darauf aufbauende Business-Intelligence-Auswertung nicht stimmen. Unternehmen sollten sich daher bereits im Vorfeld Gedanken machen, welche Daten für welche Analysen erforderlich sind und in welcher Qualität diese im Unternehmen vorliegen. Ein typisches Beispiel: Wenn der Auftragseingang nach Artikelgruppen aufgeschlüsselt werden soll, ist eine entsprechende Segmentierung der Stammdaten unverzichtbar. An der einen oder anderen Stelle kann dies einen Mehraufwand in der Datenpflege bedeuten. Umso wichtiger ist es, die Mitarbeitenden frühzeitig einzubinden und zu vermitteln, welche Vorteile die zusätzlich erfassten Daten für sie und das Unternehmen haben. Die Erfahrung zeigt, dass eine Investition in hohe Datenqualität sich gleich mehrfach auszahlt. Denn neben belastbaren Business-Intelligence-Auswertungen bildet eine hohe Datenqualität die Basis für automatisierte Workflows sowie eine reibungslose Interaktion mit weiteren Lösungen, etwa zwischen ERP und CRM.

Schnell mit SmartStart

Ein in der Praxis häufig anzutreffender Fall: Ein Unternehmen möchte eine Business-Intelligence-Lösung einführen, weißaber nicht, wie und wo am besten gestartet werden soll. Die Folge: Man verzettelt sich in technologischen Fragestellungen, anstatt sinnvoll mit Daten zu arbeiten. KUMAVISION hat daher für Unternehmen, die Business Central als ERP-Software nutzen, SmartStart-Pakete für Microsoft Power BI entwickelt. SmartStart-Pakete sind für unterschiedliche Branchen verfügbar und beinhalten fertig eingerichtete Best-Practice-Lösungen: Datenmodelle für verschiedene Unternehmensbereiche wie Lager, Finance oder Produktion sowie branchenspezifische Kennzahlen und Auswertungen. Kunden müssen damit nicht bei null starten, sondern können auf in der Praxis bewährten Lösungen aufbauen und schnell produktiv mit Power BI arbeiten. Selbstverständlich lassen sich die SmartStart-Lösungen auf die kundenindividuellen Anforderungen anpassen und erweitern.

Selfservice statt Programmierung

Microsoft Power BI ist eine Selfservice-Lösung. Der Begriff „Selfservice“ sollte hier nicht falsch verstanden werden. Technikaffine Anwender sind durchaus in der Lage, viele Aufgaben wie die Anpassung oder Erstellung von Datenmodellen und Auswertungen selbst durchzuführen. Die jeweilige Fachabteilung kann damit das Thema Business Intelligence agiler angehen, gleichzeitig wird die IT entlastet. Allerdings empfiehlt es sich für die Modellierung des Datenmodells sowie die Integration weiterer Datenquellen einen erfahrenen externen Business-Intelligence-Partner oder die IT zu involvieren. Oft ausgeblendet: Selfservice beschränkt sich nicht nur auf das Erstellen von Datenmodellen und Auswertungen, sondern umfasst auch den Zugriff darauf und deren Einbinden. Berichte lassen sich automatisiert auf Portalen veröffentlichen, wo sie von Mitarbeitenden selbstständig abgerufen werden können. Darüber hinaus stehen Unternehmen alle Möglichkeiten der Workflow-Automatisierung mit der Microsoft-Technologieplattform zur Verfügung. Das automatische Posten von Berichten in Teams-Kanälen ist ebenso möglich wie die Benachrichtigung von Vorgesetzten per E-Mail, wenn bestimmte Werte über- bzw. unterschritten werden. Damit können auch dezentralen Teams jederzeit die erforderlichen Daten bereitgestellt werden.

Neue Einblicke, neue Chancen

Die digitale Transformation sorgt dafür, dass in vielen Geschäftsbereichen Daten anfallen, die es vorher noch nicht gab. Business Intelligence versetzt Unternehmen in die Lage, diese Daten gewinnbringend zu nutzen. Ob zur Etablierung neuer Geschäftsmodelle, zur Effizienzsteigerung in Produktion und Logistik, zur transparenten Vertriebssteuerung, zur nachhaltigen Entlastung der Mitarbeitenden oder einfach, um Entscheidungen nicht mehr allein dem Bauchgefühl zu überlassen: Mit Business Intelligence gewinnen Sie neue Einblicke in Ihr Unternehmen. Wir beraten Sie gerne

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