Sie unterstützen im Hintergrund bei der Planung, Durchführung sowie dem Abschluss von Projekten und tragen damit einen wesentlichen Erfolg zu diesen bei: Projektdienstleister greifen Unternehmen bei kleinen und großen Projekten unter die Arme und bieten professionelle Dienstleistungen in einer Vielzahl von Bereichen. Der Arbeitsalltag von Projektdienstleistern ist komplex: Kundenakquise, Angebotskommunikation, Projektplanungen, operative Durchführungen, Abrechnungen, Kostenplanung – und das ist nur ein Ausschnitt aus der Vielzahl an Themen, mit denen Projektdienstleister tagtäglich zu tun haben. Was ihnen hilft, um den Überblick zu behalten? Ein Customer Relationship Management (CRM) System. Was man darunter versteht, welche Vorteile ein solches CRM für Projektdienstleister mit sich bringt und woran Sie erkennen können, dass Sie ein CRM benötigen – finden Sie es in diesem Beitrag heraus.
Was ist ein CRM?
Ein CRM – kurz für Customer Relationship Management – ist eine Plattform, befüllt mit jeder Menge Daten: Informationen über Kundinnen und Kunden, über Gespräche, die Sie mit ihnen geführt haben, über individuelle Kundenbedürfnisse, Geschäfte, die Sie bereits mit ihnen getätigt haben. Kurzum sind im CRM alle wichtigen Kundendaten gespeichert.
Das Ziel von CRM: Kundenbeziehungen aufbauen, pflegen, analysieren und vertiefen, um langfristige und loyale Kundinnen und Kunden zu entwickeln. So können Sie als Projektdienstleister höhere Umsätze erzielen, einen besseren Kundenservice bieten und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
Dazu ordnen und dokumentieren CRM-Systeme alle wichtigen Kundendaten, natürlich streng nach Datenschutz-Richtlinien. Und sie ermöglichen eine automatisierte Interaktion mit den Kundinnen und Kunden. So kann eine individuelle, strukturierte und terminierte Kommunikation mit der Kundschaft stattfinden.
Informationen müssen auch deshalb zentral gespeichert werden und Prozesse transparent gestaltet sein, um alle Daten im Berichtsfall jederzeit zur Verfügung stellen zu können – zuverlässig und vollständig. Auch der Vertrieb braucht in der Kommunikation mit den Kundinnen und Kunden eine verlässlich durchgängig dokumentierte Datenquelle.
Mehr als Daten – CRM kann auch Projektdokumentation
Bei Integration mit der Microsoft Unified Platform und hier z.B. Teams kann der Projektdienstleister alle Daten an einem Ort versammeln, auf den er oder sie sowie das ganze Team jederzeit zugreifen kann.
Durch die Integration kann der Prozess von der Projektplanung bis hin zur kaufmännischen Projektabwicklung sichtbar werden. Das beinhaltet beispielsweise:
- Kundenkontakte
- Zeiterfassung
- Stundensatzkalkulation je nach Projektleistung
- Rechnungserstellung
- Kontakthistorie
- Verwaltung von Akquise
Sechs Gründe für ein Projektdienstleister-CRM
Aber woran merke ich als Projektdienstleister, dass es Zeit wird für ein eigenes Customer Relationship Management-System? Die folgenden sechs Zeichen deuten darauf hin, dass Sie als Projektdienstleister effizienter und rentabler mit einem CRM arbeiten können.
- Sie wollen rentabel wachsen?
Ein CRM-System kann Ihnen dabei helfen, das Wachstum zu fördern. Denn es gibt Ihnen die Möglichkeit, besser auf Kundenbedürfnisse zu reagieren, Kundenbeziehungen zu pflegen sowie aufrechtzuerhalten.
- Sie wollen Ihre Produktivität und/oder Effizienz steigern?
Manuelle Prozesse, bei denen zahlreiche Kalkulationstabellen verwendet und Papiere umgeschichtet werden, sind quälend langsam. Ein CRM-System automatisiert Dateneingabe und Routineaufgaben, sodass Teams nicht mehr in unübersichtlichen Informationssilos arbeiten. Damit wird eine verbesserte Effizienz in allen Bereichen erreicht.
- Sie wollen besser als Team zusammenarbeiten?
Ein CRM-System gibt allen Beteiligten einen zentralen Einblick in den Lebenszyklus jedes Kunden, jeder Kundin und jedes Interessenten bzw. Leads, sodass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter genau wissen, welche Aktionen vorangegangen sind und wie sie mit den jeweiligen Kontakten weiterarbeiten können. Außerdem verfügen CRMs häufig über Funktionen für die Zusammenarbeit, wie z.B. die gemeinsame Nutzung von Dateien und Team-Dashboards.
- Sie wollen Transparenz schaffen?
Ein CRM-System ist eine zentralisierte Datenbank, die jede einzelne Interaktion mit der Kundschaft oder mit Leads protokolliert. So können Sie als Projektdienstleister sehen, welche Interaktionen in einem Projekt bereits stattgefunden haben. Durch die transparente Dokumentation dieser Daten können Sie auch gegenüber Ihrem Kunden und Ihrer Kundin alle wichtigen Daten nachweisen, z.B. Zeitenkalkulationen für die Tagessatzberechnungen.
- Sie wollen Ihre Kundinnen und Kunden besser verstehen?
Ein CRM-System hilft Ihnen dabei, Ihre Kundschaft besser greifen zu können, indem integrierte Berichtsfunktionen und Datenanalysen genutzt werden. Durch diese Tools gewinnen Sie ein deutlich tieferes Verständnis für Ihre Zielgruppe und deren Bedürfnisse sowie Vorlieben.
- Sie wollen die Kundenzufriedenheit erhöhen?
Mithilfe der Daten aus dem CRM-System können Sie Ihre Kundschaft zielgerichteter und personalisierter adressieren. Während der Projektbetreuung haben Sie mithilfe des CRMs außerdem den vollen Überblick – Deadlines werden so besser eingehalten, Rechnungen zum richtigen Zeitpunkt verschickt und der Kunde oder die Kundin erlebt einen konsistenten Projektprozess mit Ihnen als Projektdienstleister.
Ein CRM-System entlastet den Arbeitsalltag von Projektdienstleistern enorm und steigert Produktivität, Effektivität, Kundenzufriedenheit und Zusammenarbeit. Für Projektdienstleister empfiehlt es sich also, in ein gutes CRM-System zu investieren. Beispielsweise in das von Kumavision: ein ganzheitliches und voll integriertes CRM-System, das besonders abgestimmt ist auf die Bedürfnisse von Projektdienstleistern.
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