Alles im grünen Bereich: Die Zahlen in den Excel-Listen verkünden, dass der nächste Projektabschnitt in Time, in Scope und in Budget erreicht wird. Es geht doch nichts über eine saubere Projektplanung! Dumm nur, wenn die in den Excel-Listen erfassten Zahlen nicht der Realität entsprechen. So offenbart ein Datenimport aus der Zeiterfassungssoftware, dass 80 Arbeitsstunden zwar anfallen, aber noch nicht in die Projektsteuerung eingeflossen sind. Zudem wurde die Rechnung eines Lieferanten versehentlich noch nicht übertragen. Und dazu verrät noch der Blick auf die Urlaubsplanung und Krankmeldungen, dass in der nächste Projektphase nicht die erforderlichen Experten zur Verfügung stehen.
Die entscheidende Frage ist: Wie lässt sich das vermeiden? Wie verliere ich nie wieder den Überblick über meine Projekte?
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Der Feind jedes erfolgreichen Projektmanagements sind fehlende oder veraltete Daten. Denn sie liefern ein Zerrbild vom Projektstatus. Und veraltete Daten entstehen immer dann, wenn es zwischen der Datenerhebung und der Verarbeitung beziehungsweise Auswertung zu einer Latenzzeit kommt. Wenn beispielsweise die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten auf Stundenzetteln erfassen und erst nach mehreren Tagen beim Kunden dem Innendienst übergeben, der sie nach drei weiteren Arbeitstagen manuell erfasst (und dabei möglicherweise noch eine handschriftliche „2“ als eine „8“ liest und einträgt). Oder wenn Lieferantenrechnungen erst einen Umweg über eine Abrechnungssoftware machen, deren Daten nur alle paar Tage in die Projektverwaltungssoftware oder in das ERP-System übertragen werden. Um es kurz zu fassen: Latenzzeiten und damit veraltete Daten entstehen immer dann, wenn Informationen Systemgrenzen überspringen müssen, wenn der Datenfluss durch Medienbrüche gestört wird.
Es geht also darum, Barrieren aus dem Weg zu räumen. Und das lässt sich – das ist die unangenehme Wahrheit – nicht durch Herumdoktern erreichen, sondern nur durch einen grundsätzlichen Systemwechsel. Es wäre zwar denkbar, einzelne Inselsysteme durch Schnittstellen zu verbinden. Die Zeiterfassung mit der Projektverwaltung, die Finanzbuchhaltung mit dem Einkauf und so weiter. Aber: Das ist sehr aufwändig, macht das nächste Programm-Update zur Hölle und ist fehleranfällig. Bei einer Schnittstelle muss man ständig sicherstellen, dass das, was A lossendet auch das ist, was bei B ankommt – und damit hat man erfahrungsgemäß immer Ärger.
Keine Datensilos
Ein wirklich ungestörter Datenfluss lässt sich nur erreichen, wenn alle – wirklich alle – anfallenden Daten in einer Datenbank verwaltet werden. Von der ersten Vertriebsaktivität bis zur Leistung, vom Angebot bis zur Rechnung, vom Projektplan bis zur Realisierung. Und hier kommt KUMAVISION project365 ins Spiel. Die Lösung basiert auf Microsoft Dynamics 365 Business Central, einer hoch entwickelten Business Software Umgebung. Als modulare Plattform sorgt sie für ein nahtloses Zusammenspiel von ERP- und CRM-Funktionalitäten, Office 365, Power BI sowie weiteren Applikationen und etabliert durchgängige Prozesse, Workflows und Auswertungen. Alle Daten werden in einem integrierten Datenmodell vereint und der Datenaustausch erfolgt ganz ohne Schnittstellen.
KUMAVISION project365 stellt dazu noch wichtige branchenspezifische Funktionalitäten bereit. Transparente Projektplanung, Abrechnungsmöglichkeiten nach Aufwand, Zahlungsplan oder Fortschritt. Arbeitszeiten oder Reisekosten werden direkt im System erfasst – ebenso wie Lieferantenrechnungen oder sonstige externe Kosten. Und weil alles beisammen ist, ergibt bei der Projektsteuerung ein Blick auf die Zahlen auf einmal einen unverstellten Blick auf die Realität des Projektstatus – sekundengenau. Dadurch liegt eine Datenbasis vor, bei der sich drohende Zeit- und Budgetüberschreitungen so rechtzeitig erkennen lassen, dass wir Zeit zum Gegensteuern haben. Das lässt sich übrigens auf das gesamte Unternehmen ausweiten: Mit relevanten KPIs (Kennzahlen) lassen sich Reports auf Knopfdruck erstellen – tagelanges Sammeln von Daten aus unterschiedlichsten Quellen ist ersatzlos gestrichen.
Ein Fazit
Und damit kommen wir zurück zur Eingangsfrage: Wie verliere ich nie wieder den Überblick über meine Projekte? Mit einer einheitlichen Datenbasis, einer modularen Businessplattform und einer intelligenten Branchenlösung, die alle Unternehmensbereiche miteinander vernetzt und so für mehr Effizienz und Transparenz sorgt.
