Stephan Haubold
Beratung und Vertrieb für den Großhandel.
Software-as-a-Service-Technologien haben in den letzten Jahren eine rasante Entwicklung erlebt. Auch bei Business-Software, insbesondere ERP-Systemen, gewinnt das Betreibermodell Software-as-a-Service (SaaS) immer mehr an Bedeutung, denn die SaaS-Welt bietet zahlreiche Vorteile: Unternehmen profitieren beispielsweise von einer schnellen Bereitstellung, flexiblen Skalierbarkeit, automatischen Updates, weltweiten Verfügbarkeit, kurzen Innovationszyklen, integriertem Service und Support sowie transparenten Preismodellen. Doch ihr größter Vorteil scheint gleichzeitig auch ihr größter Nachteil zu sein: Bei SaaS handelt es sich immer um Standard-Software. Müssen Unternehmen also auf ihre individuellen Prozesse verzichten, wenn sie in die Cloud wollen? Nein, zum Glück nicht. Denn auch Software-as-a-Service-Technologien bieten Möglichkeiten, den Standard an die Prozesse und Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen. Wie das genau funktioniert und was es dabei zu beachten gilt, erfahren Sie in diesem Blogartikel.
Sind Individualisierungen in der SaaS möglich?
Ja, Individualisierungen sind grundsätzlich auch bei SaaS-basierten ERP-Systemen wie Microsoft Dynamics 365 Business Central möglich. Allerdings gibt es bestimmte Unterschiede zwischen den Arten von Individualisierungen, die in einer SaaS-Umgebung vorgenommen werden können.
„Es ist wichtig, kritisch zu hinterfragen, ob die gewünschte Anpassung zwingend notwendig ist oder ob die bestehenden Prozesse angepasst werden können.“
Stephan Haubold, Beratung und Vertrieb für den Großhandel, KUMAVISION AG
Welche Individualisierungen sind möglich?
Es gibt zwei Hauptarten von Individualisierungen in der SaaS: Customizing und Private Extensions.
Beim Customizing handelt es sich um die Konfiguration des Standard-Systems ganz ohne Eingriff in den Code, also um die Anpassung der vorhandenen Funktionen und Einstellungen an die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen eines Kunden. Dazu gehören Maßnahmen wie das Ein- und Ausblenden von Feldern, die Verwendung von Feldern für andere Funktionen, die Anpassung der Benutzeroberfläche und die Einrichtung von Workflows oder die Erstellung von maßgeschneiderten Berichten und Analyse-Dashboards. Das Customizing erfolgt dabei mit den Möglichkeiten, welche die SaaS-Umgebung bereitstellt. Es müssen also keine zusätzlichen Funktionen neu programmiert werden.
Im Gegensatz dazu handelt es sich bei einer Private Extension um eine kundenspezifische Erweiterung, welche exklusiv für einen Kunden entwickelt werden. In der Regel kommt eine Extension erst dann zum Einsatz, wenn bestimmte Anwendungen oder Funktionalitäten nicht durch das Customizing abgebildet werden können. Eine Private Extension ermöglicht es Unternehmen, die Standardfunktionen der SaaS-Software zu erweitern und anzupassen, damit diese ihre spezifischen Anforderungen und Geschäftsprozesse besser unterstützt. Für die Erstellung dieser individuellen Erweiterung ist es notwendig, die Prozesse und die Software genau zu kennen.
Wie fügt sich eine Extension in eine SaaS-Lösung ein?
Die meisten ERP-Systeme in der Cloud sind modular aufgebaut. Die Basis bildet dabei das Kernsystem, beispielsweise Microsoft Dynamics 365 Business Central, das bereits Funktionen für alle Kernprozesse vom Verkauf über Warenwirtschaft & Logistik sowie Produktion bis hin zur Finanzbuchhaltung mitbringt. Branchenspezifische Zusatzfunktionen lassen sich dann mit leistungsstarken Lösungen wie der Branchensoftware von KUMAVISION abbilden. Diese werden mittels Standard-Konnektoren an das Kernsystem angebunden. Zusätzlich können Unternehmen weitere Erweiterungen aus dem Microsoft App Source hinzufügen, um Aufgaben wie Bonitätsprüfung, Lieferantenbewertung, Dokumentenarchivierung oder den automatisierten Datenaustausch mit Geschäftspartnern über EDI/EDX abzubilden. Die Private Extension beinhaltet schließlich alle unternehmensspezifischen Anpassungen, mit denen die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens abgebildet werden.
Verändern Anpassungen die Kernsoftware?
Früher haben Anpassungen den Standard verändert. Das ist heutzutage nicht mehr der Fall. Jede Individualisierung – egal ob Branchenlösung oder Private Extension – ergänzt die Standardsoftware. Der große Vorteil: Alle Anpassungen können unabhängig bearbeitet und gewartet werden. Dadurch sind im Vergleich zu früher auch deutlich umfangreichere Anpassungen möglich und ihre Pflege ist viel einfacher als jemals zuvor. Es gibt jedoch bestimmte Voraussetzungen, die eingehalten werden müssen, wie beispielsweise die Einbindung einer Testautomation.
Was muss ich bei einer Private Extension beachten?
Diese Art der Individualisierung bedeutet für Unternehmen einen erhöhten Pflegebedarf:
- Bei Updates: Bei jedem monatlichen Minor-Release muss die Private Extension auf ihre Funktionsfähigkeit hin überprüft werden.
- Bei Versionswechseln: Bei jedem Major-Release beispielsweise im April und Oktober ist erneutes Testing erforderlich.
Die gute Nachricht: Das Testing muss jedoch nicht händisch erfolgen, sondern kann automatisiert durchgeführt werden. Anhand von Test-Automation, die bereits bei der Erstellung der Private Extension eingebunden sein sollte, werden zentrale Funktionen anhand von vordefinierten Testfällen bei jedem Release überprüft. Erst wenn dabei eine Fehlfunktion festgestellt wird, ist ein Eingreifen notwendig. Dann kann es notwendig sein, die Private Extension anzupassen, um mit den neuen Versionen der SaaS-Plattform kompatibel zu sein.
„Unternehmen, welche die Vorteile standardisierter Prozesse erkennen und für sich zu nutzen wissen, sind dem Wettbewerb einen Schritt voraus.“
Stephan Haubold, Beratung und Vertrieb für den Großhandel, KUMAVISION AG
Warum es nicht immer eine Individualisierung sein muss…
Grundsätzlich ist es also möglich, SaaS-Software mittels Customizing und Private Extensions an individuelle Anforderungen anzupassen. Die Faustregel dabei lautet jedoch: „Je mehr Anpassungen ich möchte, desto mehr sollte ich auf Individualisierung durch Customizing setzen!“ Denn jede Individualisierung darüber hinaus in Form einer Private Extension sollte immer nur dann zum Einsatz kommen, wenn sie wirklich erforderlich ist. Dafür ist es wichtig, kritisch zu hinterfragen, ob die gewünschte Anpassung zwingend notwendig ist oder ob die bestehenden Prozesse angepasst werden können. Denn die Verwendung von standardisierten Prozessen verschafft auch zahlreiche Freiräume:
- Standardprozesse beinhalten Überprüfungsmechanismen, Qualitätskontrollen und klare Verantwortlichkeiten. Auf diese Weise werden Fehlerquellen systematisch reduziert.
- Standardisierte Prozesse bilden die Grundlage für Skalierbarkeit und zukünftiges Wachstum. Denn Unternehmen können die Prozesse problemlos erweitern – ohne von Grund auf neue Abläufe entwickeln zu müssen.
- Standardprozesse erleichtern die Schulung und verkürzen die Einarbeitungszeit, weil alle Unterlagen und Anleitungen genau die Prozesse behandeln, die in der Software abgebildet sind.
- Standardprozesse verbessern die Kontinuität im Unternehmen. Denn sie dienen als Leitfaden und ermöglichen es jedem Mitarbeitenden, nahtlos in den Prozess einzusteigen und die bereits begonnene Arbeit fortzusetzen.
- Unternehmen profitieren durch die bewährten Methoden, Best Practices und in der Branche etablierten Standards von den Erfahrungen und Erkenntnissen vieler anderer Betriebe. So können sie ihre Arbeitsweise verbessern, Aufgaben effizienter erledigen und Zeit sparen.
- Unternehmen profitieren so von einer kurzen Time-to-Value, da sie sehr schnell produktiv mit ihrer neuen Lösung arbeiten können. Zeit- und kostenaufwendige Entwicklungsprojekte sind nicht mehr erforderlich.
Die perfekte Balance
Schlussendlich muss jedes Unternehmen für sich die richtige Balance zwischen Standardisierung und individueller Anpassung finden. Denn diese Entscheidung ist vor allem eines: Eine strategische Überlegung, die eines der zentralen Schlüsselelemente für die zukünftigen Unternehmentwicklung ist. Dabei gibt es keine pauschale Antwort darauf, ob eine reine Standardlösung oder eine ausgewogene Kombination aus Anpassung und privaten Erweiterungen am erfolgversprechendsten ist. Die Entscheidung hängt von verschiedenen Faktoren ab.
Eines aber ist klar: Unternehmen, welche die Vorteile standardisierter Prozesse erkennen und für sich zu nutzen wissen, sind dem Wettbewerb einen Schritt voraus. Hierbei profitieren Unternehmen von leistungsstarken Lösungen wie der Branchensoftware von KUMAVISION. Diese maßgeschneiderte ERP-Lösung für verschiedene Branchen wie z.B. Fertigung, Handel oder Dienstleistungen basiert auf bewährten Standards, die bereits erfolgreich bei zahlreichen Unternehmen implementiert wurde. So profitieren Unternehmen von den Vorteilen standardisierter Prozesse im Hinblick auf eine effiziente und effektive Arbeitsweise sowie gleichzeitig von maximaler Flexibilität, denn über Parameter lässt sich die Branchensoftware an die unternehmensspezifischen Besonderheiten anpassen.
Übrigens…
Bevor Unternehmen sich für umfangreiche Anpassungen an Ihrer Business-Software entscheiden, sollten sie die Standardprozesse – ggf. mit Customizing – in der Praxis testen. Unsere Erfahrung zeigt, dass im Anschluss in den allermeisten Fällen wenig Bedarf für individuelle Entwicklungen gesehen wird. Und dort, wo wirklich Anpassungen erforderlich sind, lassen sich diese nach einem Praxistest über einige Wochen viel zielführender spezifizieren.
Wie Sie mit SaaS-Software die Effizienz, Skalierbarkeit und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens weiter steigern können, dazu beraten Sie gerne unsere erfahrenen Consultants. Vereinbaren Sie heute noch Ihr kostenloses Erstgespräch!
