Fabrice Kurz
Ist Softwareentwickler im Bereich Azure Cloud Automatisierung bei KUMAVISION und ist dort für die Backend-Entwicklung verantwortlich
In Unternehmen wimmelt es von Zeiträubern. Dabei handelt es sich jedoch in der Regel nicht um Menschen, sondern vielmehr um wiederkehrende Routineaufgaben im Rahmen administrativer Prozesse. Mit zunehmender Digitalisierung fällt oftmals auch vermehrte „Fleißarbeit“ an: Das händische Einpflegen, Zusammenführen und Verknüpfen von Datensätzen binden zeitliche Ressourcen, welche die Mitarbeitenden stattdessen für die Bewältigung anspruchsvoller Aufgaben nutzen könnten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit den vielseitigen und intuitiv bedienbaren Automatisierungswerkzeugen Power Automate und Power Virtual Agents Routineaufgaben einfach automatisieren und so mehr Zeit gewinnen.
Microsoft Power Automate und Power Virtual Agents gehören zusammen mit Microsoft Power BI und Microsoft Power Apps zur Microsoft Power Platform. Das Besondere an dieser ist ihr Low-Code-Ansatz. Damit können auch Nutzer die Tools verwenden, die über geringe bis gar keine Programmierkenntnisse verfügen. Das Erstellen von Apps, Workflows oder Bots muss damit nicht mehr von der IT-Abteilung übernommen werden, sondern jeder Mitarbeiter einer Fachabteilung kann diese selbst mit ein bisschen Übung exakt nach seinen Anforderungen anlegen. Langwierige Abstimmungsprozesse entfallen damit. Je nach Office365-Lizenzmodell sind die beiden Tools Microsoft Power Automate und Power Virtual Agents zudem kostenlos nutzbar.
Anwendungsbeispiele für Microsoft Power Automate
Mit dem Drag-and-Drop-Editor von Microsoft Power Automate können Nutzer verschiedenste Prozesse einfach realisieren und zu mehrstufigen Workflows verknüpfen. Sie müssen nur einen Trigger (Auslöser) definieren und diesem die gewünschten Aktionen zuordnen. Sobald der definierte Trigger aktiviert ist, setzt das Tool die gewünschten Aktionen in der festgelegten Reihenfolge automatisch um.
- Unterstützung bei der Integration von Systemen
Mit Microsoft Power Automate automatisierte Prozesse leisten beispielsweise eine wertvolle Unterstützung bei der Berichterstellung. Denn dort müssen die erforderlichen Informationen oft aufwendig aus vielen verschiedenen Datenbanken, Websites, Tabellen, Dokumenten und weiteren Quellen zusammengetragen werden. Mit Power Automate können Sie ganz einfach Workflows erstellen, welche alle für die Integration erforderlichen Daten aus den gewünschten Quellen automatisch für Sie sammelt und auf die gewünschten Zielsysteme verteilt.
- Onboarding neuer Mitarbeiter
Mit MS Power Automate lassen sich auch bereichsübergreifende Aufgaben automatisieren, zum Beispiel bei der Einstellung neuer Mitarbeiter. Sobald die Personalabteilung die neue Personalakte im System angelegt hat, sorgt ein entsprechender Prozess dafür, dass das Sekretariat automatisch eine E-Mail bekommt beispielsweise mit der Bitte, einen Schlüssel zum Bürogebäude bereitzustellen. Zudem können Berechtigungen und Zugangsdaten für die benötigten Bereiche und Softwareanwendungen automatisch per E-Mail an den neuen Kollegen versandt werden.
- Einbindung von Künstlicher Intelligenz
Mit dem AI Builder haben Sie die Möglichkeit, automatisierte Prozesse durch Künstliche Intelligenz noch smarter zu gestalten. Der AI Builder ist ein lernfähiges Tool, das beispielsweise eingesetzt werden kann, um Dokumente KI-basiert zu lesen und zu übertragen. Damit müssen Sie Bestellungen oder Rechnungen beispielsweise nicht mehr abtippen, sondern nur noch einscannen. Die KI kann auch lernen, nur bestimmte Daten aus Dokumenten zu ziehen. Statt die gesamten Daten eines Dokuments einzulesen, konzentriert sich die Anwendung dann nur auf die gewünschten Felder und liest zum Beispiel nur Adressdaten, Bestellmengen und Beträge heraus. Diese werden dann automatisch ins ERP zur Weiterverarbeitung übertragen.
Für jeden Arbeitsablauf die passende Automatisierung
Microsoft bietet für Power Automate bisher drei verschiedene Pakete an, die jeweils eine Vielzahl vorkonfigurierter Anwendungen enthalten. Diese lassen sich beliebig zu Flows (automatisierten Prozessen) verknüpfen. Folgende Pakete stehen zur Auswahl:
- Desktop Flows
Mit Desktop Flows können Sie Workflows zwischen Ihren cloud-basierten Programmen und den Programmen auf Ihrem lokalen Computer-System verknüpfen. Hierbei kommt Robotic Process Automation (RPA) zum Einsatz. Ein besonders interessantes Feature von Desktop Flows ist der optionale Einsatz des Desktop- und Web-Recorders. Damit können Sie Ihre Desktopaktionen (z. B. Mausklicks und Tastatureingaben) aufzeichnen und diese in den visuellen Designer importieren. Auf Grundlage der Aufzeichnungen kann Desktop Flows dann geeignete Automatisierungen erstellen, welche die Desktopaktionen wiederholen und Ihnen so wertvolle (Klick-) Zeit ersparen.
- Cloud Flows
Cloud Flows bietet ähnliche Anwendungsmöglichkeiten wie Desktop Flows, ist allerdings für die Automatisierung zwischen (API-)Cloud-basierten Diensten optimiert. Die Automatisierung erfolgt dabei nicht im lokalen System, sondern in der Cloud mittels digitaler Prozessautomatisierung (DPA).
- Business Process Flows
Dieses Paket eignet sich dazu, mehrstufige Geschäftsprozesse zu automatisieren und dabei die notwendige Einheitlichkeit zu gewährleisten. Business Flows kann beispielsweise dazu eingesetzt werden, die richtigen Personen zu benachrichtigen, um einen Arbeitsschritt zu genehmigen oder frühere Entscheidungen nachzuvollziehen.
Gut zu wissen: Flows lassen sich über die jeweilige Benutzeroberfläche ganz intuitiv per Drag-and-Drop erstellen. Damit der Datenaustausch reibungslos funktioniert, verfügt die Plattform über Hunderte von Konnektoren, die unterschiedlichste Anwendungen wie Office, Teams, SharePoint oder Azure im Hintergrund miteinander verknüpfen und so den automatischen Informationstransfer ermöglichen.
Mit Power Virtual Agents ganz einfach den eigenen Chatbot erstellen
Ein weiteres nützliches Tool der Microsoft Power Platform ist Power Virtual Agents. Die Lösung ermöglicht Ihnen, ganz unkompliziert virtuelle Assistenzprogramme für tägliche Routineaufgaben zu erstellen. Ein großer Vorteil davon: Ein Chatbot kann sich rund um die Uhr um einfache Anfragen kümmern, entlastet damit die Mitarbeitenden im Unternehmen und verschafft ihnen die Zeit, sich um komplexere Anliegen zu kümmern.
Mit Power Virtual Agents können Sie sich auf einfache Art und Weise eigene Chatbots erstellen. Auch hierfür sind, wie bei Power Automate, grundsätzlich keine Programmierkenntnisse notwendig. Die selbst erstellten Bots können beispielsweise als virtuelle Kundenbetreuer agieren, um Routinefragen zu beantworten, aber auch, um Anfrage-Spitzen abzufangen.
Für die externe Kommunikation mit Kunden und Interessenten lassen sich Chatbots unter anderem in die Unternehmenswebsite einbinden, um häufig gestellte Fragen zu beantworten. Aber auch intern können sie nützlich sein, etwa wenn Mitarbeiter wissen möchten, wer die richtige Ansprechperson für ein bestimmtes Anliegen ist.
Mehr Kraft dank Verknüpfung von Power Automate und Power Virtual Agents
Fortgeschrittene Nutzer können ihre Automatisierungsanwendungen auf ein höheres Niveau heben, indem sie Power Automate und Power Virtual Agents verknüpfen. Dabei kann ein Chatbot unter anderem als persönliche Assistenzkraft eingesetzt werden, die auf bereits angelegte Flows zurückgreift.
Wenn Sie beispielsweise ein Kundenprofil von Frau Mustermann erstellen möchten, erteilen Sie dem Bot über das Dialogfenster den Auftrag, alle relevanten Kundeninfos zu Frau Mustermann zusammenzutragen. Daraufhin sucht er alle benötigten Daten aus verschiedenen Datenbanken oder Dokumenten zusammen und gibt Ihnen Bescheid, sobald er mit der Aufgabe fertig ist.
Automatisierung wird in Zukunft unverzichtbar sein
Vor dem Hintergrund, dass Mitarbeiter zunehmend komplexere Aufgaben in immer kürzerer Zeit erfüllen müssen, sind Automatisierungstools nicht nur nützlich, sondern auf längere Sicht (Stichwort Fachkräftemangel) auch unentbehrlich.
Was die Microsoft Power Platform besonders attraktiv macht, ist deren Low-Code-Ansatz. Dadurch sind die Anwendungen auch für Personen bedienbar, die über keine umfangreichen Programmierkenntnisse verfügen.
Unterstützung durch erfahrene Experten
Sie möchten wissen, wie Sie automatisch Termine in Microsoft Outlook oder Aufgaben in Microsoft Teams anlegen – direkt aus Planungsprozessen in Microsoft Dynamics heraus? Unsere Experten zeigen Ihnen, was mit Microsoft Power Automate alles möglich ist. Als Microsoft-Partner beraten wir Unternehmen, die daran interessiert sind, ihre Routineaufgaben mit Power Automate und Power Virtual Agents zu automatisieren, bieten Workshops an und richten die gewünschten Anwendungen für Sie ein. Übrigens: Wenn Sie Windows 10 nutzen, können Sie sich Power Automate for Desktop kostenlos von der Microsoft Website herunterladen.
