Effizientes Dokumentenmanagement

Für digitale Prozesse in Ihrem Unternehmen

Effizientes Dokumentenmanagement

Für digitale Prozesse in Ihrem Unternehmen

Mit der Digitalisierung nimmt die Menge der zu verarbeitenden Informationen stetig zu: Jeden Tag werden Rechnungen an Kunden und Partner verschickt, Kommunikation findet vorwiegend per E-Mail statt. Hinzu kommen papiergebundene Schriftstücke wie Verträge. Alle diese Dokumente müssen abgelegt, sortiert und archiviert werden, um die darin enthaltenen Informationen zugänglich zu machen. Eine zeitaufwändige und komplexe Aufgabe.

Ein Dokumenten-Management-System (DMS) un­ter­stützt Un­ter­neh­men und Insti­tu­ti­onen bei der Digitalisierung von Prozessen wie der Aufbewahrung, Verwaltung und Nachverfolgung von Dokumenten. Durch die zentrale Ablage aller relevanten Informationen an einer Stelle werden die Mitarbeiter von administrativen Aufgaben entlastet und gewinnen Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben. Zudem stellt ein DMS sicher, dass stets alle Informationen leicht auffindbar sind – beispielsweise im Falle einer Steuerprüfung.

Strukturierte Ablage

Profitieren Sie von mehr Übersichtlichkeit dank einer zentralen Ablage für alle Dokumente und sparen Sie Geld für die Verwaltung von Papierarchiven.

Effiziente Workflows

Digitale Dokumente bilden die Basis für automatisierte Prozesse zwischen allen Abteilungen, welche die Zusammenarbeit verbessern. So werden die Bearbeitungszeiten verkürzt und Kosten gesenkt.

Transparente Prozesse

Änderungen an einem Dokument werden lückenlos erfasst und revisionssicher protokolliert. So sind alle Bearbeitungsvorgänge jederzeit nachvollziehbar.

Finden statt suchen

Alle relevanten Dokumente zu einem bestimmten Vorgang liegen übersichtlich ab, sodass Sie jederzeit sofort auskunftsfähig sind – gegenüber Kunden, Dienstleistern und Behörden.

Gesetzeskonforme Archivierung

Alle Daten werden nach gesetzlichen Vorgaben archiviert und sensible Daten können zudem geschützt werden. So halten Sie Aufbewahrungsfristen ein und verbessern Ihre Compliance.

Mobiler Zugriff

Alle Informationen sind auch von unterwegs abrufbar, sodass Ihre Mitarbeiter ortsunabhängig arbeiten können.

Was ist eigentlich ein Enterprise-Content-Management-System?

Anders als Dokumenten-Management-Systeme beschränken sich Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) nicht nur auf die Verwaltung von elektronischen Dokumenten. Zu den Aufgaben eines ECM gehört die Speicherung, Sicherung, Bereitstellung, Zusammenführung und Verteilung sämtlicher Informationen. Dafür ist ein Zusammenspiel verschiedener Softwarelösungen wie eines Web-Content-Management-Systems und auch Dokumenten-Management-Systems nötig.

Passgenaue Lösungen für Ihr Unternehmen

Als führenden Hersteller von ECM-Systemen bietet die ELO Digital Office GmbH digitale Lösungen für verschiedene Geschäftsprozesse:

  • Revisionssichere Archivierung
  • E-Mail Management
  • Bewerbermanagement & Personalmanagement
  • Rechnungseingangsverarbeitung & Rechnungsmanagement
  • Vertragsmanagement
  • Besuchermanagement
  • Wissensmanagement
  • Virtuelle Projekträume

KUMAVISION unterstützt Sie bei der Auswahl, Implementierung und während des Live-Betriebs Ihres DMS- oder ECM-Systems.

Highlights und Funktionen der ELO Business Solutions

Workflowdesigner

Archivierung von Ausdrucken

Belegerfassung

Intelligente Suche

E-Mail Archivierung

Outlook Integration

Kundenakte

Elektronische Workflows

Automatisieren Sie immer wiederkehrende Routineaufgaben – ganz ohne aufwendige Programmierung. Mithilfe von definierten Workflows können Sie Prozesse z.B. für Urlaubsanträge, Bedarfsanforderungen oder Rechnungsprüfungen transparent steuern und effizient bearbeiten. Der intuitiv und einfach zu bedienende Formular-Editor mit Stichwortlisten und vordefinierten Knoten-Typen vereinfacht dabei das Anlegen eigener Formulare, die als Basis der Workflows dienen. Auch das Hinzufügen einer automatischen E-Mail-Benachrichtigung ist mit wenigen Klicks möglich. Wizzards und vorgefertigte Regelwerke helfen Ihnen, einzelne Schritte einer Verarbeitung bis hin zu ganzen Prozessabläufen zu definieren und für die automatische Abarbeitung zu speichern.

Durch die gleichartige Abarbeitung der definierten Regeln, werden z.B. Dokumente immer in derselben Ordnerstruktur und immer mit derselben Nomenklatur automatisiert abgelegt, was Ihre Datenqualität und Effizienz enorm steigert. Für noch komplexere Aufgabenstellungen ist darüber hinaus der Einsatz von Java-Skripten möglich.

Damit Sie jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand Ihrer Workflows im Blick haben, bietet ELO ein übersichtliches Monitoring-Tool. So sehen Sie jederzeit, welches Dokument sich gerade wo im Workflow befindet, ob Zeiten überschritten wurden und wer welche Aufgaben zu erledigen hat. Ein weiterer Vorteil: Bei Kundenanfragen sind Sie dank Monitoring-Tool jederzeit auskunftsfähig.

Durchgängige Prozesse dank ERP-Integration

Ein durchgängiger Informationsfluss im Unternehmen ist die Basis für digitalisierte Prozesse. Dafür müssen jedoch alle Systeme perfekt zusammenarbeiten. Möglich machen das Schnittstellen, die für einen reibungslosen Informationsaustausch zwischen ERP- und DMS-System sorgen. Dank der direkten Integration sind alle geschäftsrelevanten Daten jederzeit sowie für alle Mitarbeiter verfügbar und können für nachfolgende Prozesse einfach genutzt werden. Durch das nahtlose Zusammenspiel profitieren Unternehmen von durchgängigen Prozessen und automatisierten Abläufen. Zudem ist es möglich, DMS-Funktionalitäten direkt in der ERP-Lösung zu nutzen. So müssen Anwender die gewohnte Arbeitsumgebung nicht verlassen und können direkt in einem System alle Aufgaben erledigen.

Alle Vorteile auf einen Blick

  • Automatisierte und beschleunigte Prozesse: User arbeiten mit der bekannten Oberfläche von Microsoft Dynamics und benötigen keine weiterführenden Kenntnisse
  • Voller Überblick: alle Vorgänge und Transaktionen auf einen Blick, z. B. kann direkt aus Microsoft Dynamics heraus überprüft werden, ob korrekt archiviert wurde
  • Mehr Transparenz: durch das Verknüpfen der ERP-Daten mit zugrunde liegenden Dokumenten
  • Einfach anpassbar: Änderungen und Erweiterungen der Funktionalitäten sind jederzeit ohne Programmier-Kenntnisse möglich
  • Einhaltung von Vorschriften: Erfüllen aller gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich der Archivierung und Verfügbarkeit der geschäftsrelevanten Informationen
  • Keine doppelte Bearbeitung: Alle notwendigen Einstellungen werden zentral an einer Stelle gepflegt

KUMAVISION – Ihr Partner für die Digitalisierung

Mit umfassenden Kenntnissen sowohl im Bereich DMS wie auch ERP unterstützt KUMAVISION Sie bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Unsere Berater und Entwickler verfügen über langjährige Praxiserfahrung in den verschiedensten Branchen und können die Anforderungen von ERP und DMS perfekt vereinen. Für ein noch besseres Zusammenspiel aller Systeme.

Ob vor, während oder nach der Implementierung Ihres DMS-Systems: Mit KUMAVISION haben Sie stets einen verlässlichen Partner an Ihrer Seite, der Sie in allen Fragen rund um die Digitalisierung unterstützt.

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Professionelle Umsetzung

Damit sich eine DMS-Lösung optimal auf Produktivität und Kosten im Unternehmen auswirkt, ist die Implementierungsphase von entscheidender Bedeutung. Mit KUMAVISION target hat KUMAVISION deshalb eine professionelle Einführungsmethodik entwickelt, die ein strukturiertes, transparentes Vorgehen gewährleistet und alle Bereiche des Unternehmens sowie die beteiligten Mitarbeiter einbindet. Denn die Erfahrung aus über 1.700 erfolgreichen Einführungen zeigt: Nur wenn eine Software von den Anwendern akzeptiert wird, kann ein reibungsloser Echtstart und ein dauerhaft produktiver Einsatz gelingen.
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Langjährige Erfahrung

Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung und über 1.700 erfolgreichen Softwareprojekten verfügt KUMAVISION über umfassende Erfahrung in der Entwicklung und Einführung von Business-Lösungen. Microsoft als Technologiepartner, eine kontinuierliche Weiterentwicklung sowie ein starkes Service- und Support-Team garantieren maximale Zukunfts- und Investitionssicherheit.
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Langfristiger Support

Nach einer erfolgreichen Einführung von ELO sind wir auch weiterhin für Sie da. Unser Support steht Ihnen mit Rat und Tat zur Seite. Unsere umfangreiche Erfahrung bei der Projektimplementierung KUMAVISION target geben wir auch im Supportbereich an Sie weiter. Unser Servicekonzept ergänzt nach dem Produktivstart nahtlos die Projektmethodik KUMAVISION target, mit der Ihr Projekt erfolgreich eingeführt wurde. Unsere Service Account Manager (SAM) stehen Ihnen im Suportfall z.B. per Telefon, E-Mail, Remote-Support (Fernzugriff) sowie Vor-Ort zur Verfügung.
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Gemeinsam wachsen

So wie Ihr Unternehmen nicht stillstehen sollte, muss eine moderne DMS-Lösung auch für zukünftige Anforderungen und Wünsche gerüstet sein. Mit den Lösungen von ELO und KUMAVISION als erfahrenem Projektpartner können Sie einfach wachsen: Erweiterungen wie neue Funktionsmodule oder die Einbindung zusätzlicher Unternehmensbereiche können sowohl während eines laufenden Projektes als auch nach der Einführung umgesetzt werden.
ELO Business Partner

ELO Business Partner

KUMAVISION ist ELO Business Partner und gehört damit zu einem weltweiten Netzwerk, das mittelständischen Unternehmen in zahlreichen Ländern die perfekte Beratung rund um den Einsatz von Business Solutions von ELO Digital Office GmbH bietet. Im Zuge der engen Zusammenarbeit nimmt KUMAVISION Einfluss auf die Produktweiterentwicklung und kann so die Wünsche seiner Kunden direkt umsetzen.

Bohren nach Wärme – statt nach Daten

BauGrund Süd vereinheitlicht und automatisiert mit ELO die Dokumentenablage

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Ihr Weg zu einem papierlosen Büro

Unsere Experten zeigen Ihnen, wie auch Sie von den Vorteilen eines Dokumentenmanagementsystems profitieren können und erarbeiten mit Ihnen gemeinsam eine Roadmap für die Umsetzung in Ihrem Unternehmen.

Dokumententmanagement Weg ins papierlose Büro
deenit