Mit der Digitalisierung nimmt die Menge der zu verarbeitenden Informationen stetig zu: Jeden Tag werden Rechnungen an Kunden und Partner verschickt, Kommunikation findet vorwiegend per E-Mail statt. Hinzu kommen papiergebundene Schriftstücke wie Verträge. Alle diese Dokumente müssen abgelegt, sortiert und archiviert werden, um die darin enthaltenen Informationen zugänglich zu machen. Eine zeitaufwändige und komplexe Aufgabe.
Ein Dokumenten-Management-System (DMS) unterstützt Unternehmen und Institutionen bei der Digitalisierung von Prozessen wie der Aufbewahrung, Verwaltung und Nachverfolgung von Dokumenten. Durch die zentrale Ablage aller relevanten Informationen an einer Stelle werden die Mitarbeiter von administrativen Aufgaben entlastet und gewinnen Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben. Zudem stellt ein DMS sicher, dass stets alle Informationen leicht auffindbar sind – beispielsweise im Falle einer Steuerprüfung.
Profitieren Sie von mehr Übersichtlichkeit dank einer zentralen Ablage für alle Dokumente und sparen Sie Geld für die Verwaltung von Papierarchiven.
Digitale Dokumente bilden die Basis für automatisierte Prozesse zwischen allen Abteilungen, welche die Zusammenarbeit verbessern. So werden die Bearbeitungszeiten verkürzt und Kosten gesenkt.
Änderungen an einem Dokument werden lückenlos erfasst und revisionssicher protokolliert. So sind alle Bearbeitungsvorgänge jederzeit nachvollziehbar.
Alle relevanten Dokumente zu einem bestimmten Vorgang liegen übersichtlich ab, sodass Sie jederzeit sofort auskunftsfähig sind – gegenüber Kunden, Dienstleistern und Behörden.
Alle Daten werden nach gesetzlichen Vorgaben archiviert und sensible Daten können zudem geschützt werden. So halten Sie Aufbewahrungsfristen ein und verbessern Ihre Compliance.
Alle Informationen sind auch von unterwegs abrufbar, sodass Ihre Mitarbeiter ortsunabhängig arbeiten können.
Anders als Dokumenten-Management-Systeme beschränken sich Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) nicht nur auf die Verwaltung von elektronischen Dokumenten. Zu den Aufgaben eines ECM gehört die Speicherung, Sicherung, Bereitstellung, Zusammenführung und Verteilung sämtlicher Informationen. Dafür ist ein Zusammenspiel verschiedener Softwarelösungen wie eines Web-Content-Management-Systems und auch Dokumenten-Management-Systems nötig.
Als führenden Hersteller von ECM-Systemen bietet die ELO Digital Office GmbH digitale Lösungen für verschiedene Geschäftsprozesse:
KUMAVISION unterstützt Sie bei der Auswahl, Implementierung und während des Live-Betriebs Ihres DMS- oder ECM-Systems.
Automatisieren Sie immer wiederkehrende Routineaufgaben – ganz ohne aufwendige Programmierung. Mithilfe von definierten Workflows können Sie Prozesse z.B. für Urlaubsanträge, Bedarfsanforderungen oder Rechnungsprüfungen transparent steuern und effizient bearbeiten. Der intuitiv und einfach zu bedienende Formular-Editor mit Stichwortlisten und vordefinierten Knoten-Typen vereinfacht dabei das Anlegen eigener Formulare, die als Basis der Workflows dienen. Auch das Hinzufügen einer automatischen E-Mail-Benachrichtigung ist mit wenigen Klicks möglich. Wizzards und vorgefertigte Regelwerke helfen Ihnen, einzelne Schritte einer Verarbeitung bis hin zu ganzen Prozessabläufen zu definieren und für die automatische Abarbeitung zu speichern.
Durch die gleichartige Abarbeitung der definierten Regeln, werden z.B. Dokumente immer in derselben Ordnerstruktur und immer mit derselben Nomenklatur automatisiert abgelegt, was Ihre Datenqualität und Effizienz enorm steigert. Für noch komplexere Aufgabenstellungen ist darüber hinaus der Einsatz von Java-Skripten möglich.
Damit Sie jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand Ihrer Workflows im Blick haben, bietet ELO ein übersichtliches Monitoring-Tool. So sehen Sie jederzeit, welches Dokument sich gerade wo im Workflow befindet, ob Zeiten überschritten wurden und wer welche Aufgaben zu erledigen hat. Ein weiterer Vorteil: Bei Kundenanfragen sind Sie dank Monitoring-Tool jederzeit auskunftsfähig.
Ein durchgängiger Informationsfluss im Unternehmen ist die Basis für digitalisierte Prozesse. Dafür müssen jedoch alle Systeme perfekt zusammenarbeiten. Möglich machen das Schnittstellen, die für einen reibungslosen Informationsaustausch zwischen ERP- und DMS-System sorgen. Dank der direkten Integration sind alle geschäftsrelevanten Daten jederzeit sowie für alle Mitarbeiter verfügbar und können für nachfolgende Prozesse einfach genutzt werden. Durch das nahtlose Zusammenspiel profitieren Unternehmen von durchgängigen Prozessen und automatisierten Abläufen. Zudem ist es möglich, DMS-Funktionalitäten direkt in der ERP-Lösung zu nutzen. So müssen Anwender die gewohnte Arbeitsumgebung nicht verlassen und können direkt in einem System alle Aufgaben erledigen.
Mit umfassenden Kenntnissen sowohl im Bereich DMS wie auch ERP unterstützt KUMAVISION Sie bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Unsere Berater und Entwickler verfügen über langjährige Praxiserfahrung in den verschiedensten Branchen und können die Anforderungen von ERP und DMS perfekt vereinen. Für ein noch besseres Zusammenspiel aller Systeme.
Ob vor, während oder nach der Implementierung Ihres DMS-Systems: Mit KUMAVISION haben Sie stets einen verlässlichen Partner an Ihrer Seite, der Sie in allen Fragen rund um die Digitalisierung unterstützt.
KUMAVISION ist ELO Business Partner und gehört damit zu einem weltweiten Netzwerk, das mittelständischen Unternehmen in zahlreichen Ländern die perfekte Beratung rund um den Einsatz von Business Solutions von ELO Digital Office GmbH bietet. Im Zuge der engen Zusammenarbeit nimmt KUMAVISION Einfluss auf die Produktweiterentwicklung und kann so die Wünsche seiner Kunden direkt umsetzen.
BauGrund Süd vereinheitlicht und automatisiert mit ELO die Dokumentenablage
Referenz jetzt lesenUnsere Experten zeigen Ihnen, wie auch Sie von den Vorteilen eines Dokumentenmanagementsystems profitieren können und erarbeiten mit Ihnen gemeinsam eine Roadmap für die Umsetzung in Ihrem Unternehmen.
Erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten, die ERP, CRM, BI und Cloud mit KUMAVISION bieten. Lernen Sie die Vorteile unserer integrierten Lösungen live kennen und vereinbaren Sie einen Beratungstermin.
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