Klaus Kriener
è il principale consulente per l'industria manifatturiera presso KUMAVISION
Il monitoraggio del tempo è un fattore chiave per aumentare la produttività e la redditività. Perché consente alle aziende, ad esempio, di identificare i colli di bottiglia e l'eccessivo utilizzo delle risorse e quindi di ottimizzare i propri processi al fine di ridurre i tempi di inattività e i tempi di inattività. Tradizionalmente, la registrazione del tempo viene utilizzata principalmente nella produzione per registrare le ore lavorative dei dipendenti in varie fasi di lavoro. Questo non solo serve per ottenere una visione precisa dello stato di avanzamento dei lavori, ma è anche essenziale per una programmazione realistica e una pianificazione della capacità. Ma la gestione del tempo non riguarda solo i tempi di elaborazione e di produttività. Perché la raccolta, la valutazione e la gestione di tutti i dati sul tempo dei dipendenti, anche oltre la produzione, è la base affinché le aziende mantengano la loro competitività e abbiano successo sul mercato a lungo termine. Per le aziende di tutti i settori, dal 2023 sarà obbligatoria anche la registrazione dei tempi. In questo post sul blog imparerai come non solo puoi soddisfare i requisiti legali con l'aiuto della moderna registrazione dell'ora, ma anche identificare i colli di bottiglia, ottimizzare i processi e migliorare le strutture dei costi e quale ruolo gioca la business intelligence in questo.
Addio all'orologio del tempo
In passato, nella produzione venivano spesso utilizzati metodi di registrazione manuale del tempo come orologi o fogli di carta. Tuttavia, questi metodi erano imprecisi e soggetti a errori. Inoltre, in questo modo è difficile ottenere informazioni in tempo reale sullo stato di avanzamento della produzione. Inoltre, secondo la sentenza storica (1ABR 22/21) del Tribunale federale del lavoro (BAG) del settembre 2022, le aziende con più di dieci dipendenti sono obbligate a documentare l'orario di lavoro dei propri dipendenti. Ciò significa che la gestione negativa del tempo non è più sufficiente, in cui il tempo target viene automaticamente considerato come orario di lavoro e vengono registrate solo deviazioni come malattia, ferie o formazione continua. Il disegno di legge sulla legge sull'orario di lavoro (ArbZG) presentato dal Ministero federale del lavoro e degli affari sociali (BMAS) il 18 aprile 2023 prevede anche quello L'orario di lavoro deve essere registrato giornalmente ed elettronicamente. Per questo motivo, le aziende di tutti i settori dovrebbero pensare tempestivamente all'introduzione di un sistema elettronico di registrazione dei tempi.
Una possibilità per la registrazione digitale è l'uso di codici a barre, che identificano chiaramente ogni fase di lavoro e vengono scansionati dai dipendenti utilizzando un dispositivo portatile o uno smartphone. Questo approccio elimina l'inserimento manuale e il trasferimento degli orari di lavoro, il che riduce al minimo le fonti di errore, fa risparmiare tempo e migliora la cooperazione tra i reparti e soddisfa i requisiti legali per un sistema di registrazione degli orari oggettivo, affidabile e accessibile. Inoltre, l'utilizzo dei codici a barre consente di tracciare con precisione e documentare in modo trasparente ogni fase di lavoro e la sua durata. Perché l'etichetta con codice a barre si trova su ordini di produzione o altri documenti di lavoro collegati alle singole fasi di lavoro e contiene informazioni sulla rispettiva fase di processo, sul dipendente, sulla macchina, sulla data e altri dettagli rilevanti. Una volta scansionate, queste informazioni vengono quindi acquisite automaticamente e archiviate in un sistema o database di monitoraggio del tempo. È qui che i dati vengono raccolti e analizzati, vengono creati report e vengono monitorati i tempi di lavoro. Inoltre, i dati sono disponibili per altre soluzioni software come B. il sistema ERP o HR è disponibile.
I sistemi automatizzati di registrazione del tempo, che utilizzano le ultime tecnologie per registrare automaticamente l'orario di lavoro, fanno un ulteriore passo avanti. Ad esempio, la presenza e le attività dei dipendenti sul posto di lavoro possono essere rilevate in modo affidabile utilizzando sensori come rilevatori di movimento o telecamere a infrarossi. Un'altra possibilità è l'integrazione di sistemi automatizzati di registrazione dei tempi con macchine e sistemi in produzione. Collegando i sensori alle macchine, il sistema può registrare in modo indipendente l'inizio e la fine delle fasi del processo e inviare i dati a tutti i database e alle soluzioni software collegati per un ulteriore utilizzo.
Come i dati diventano conoscenza
Sapere di quanto tempo ha bisogno un dipendente per una fase lavorativa o un'attività è la base per tutta la pianificazione, sia nella produzione che in altre aree dell'azienda come la logistica o la contabilità. Senza queste informazioni, nessuna azienda può operare con successo a lungo termine. Perché solo la documentazione esatta dell'orario di lavoro consente un preciso post-calcolo dei progetti e dei prodotti. Confrontando i tempi di lavoro effettivi con i tempi pianificati, le deviazioni e i processi inefficienti diventano visibili, le strutture dei costi possono essere ottimizzate e si possono realizzare risparmi. La registrazione dell'orario imprecisa o mancante può quindi portare a calcoli errati e di conseguenza a perdite finanziarie.
Ma come riesci ad analizzare i tempi registrati in modo significativo e convertirli in informazioni significative? È qui che entra in gioco la Business Intelligence (BI). Utilizzando gli strumenti di BI, le aziende possono comprendere meglio i tempi registrati: perché solo quando i dati raccolti sono disponibili, ad esempio filtrati secondo vari criteri, le aziende possono riconoscere tendenze, identificare schemi e scoprire connessioni tra orari di lavoro e altri fattori. Processi inefficienti, colli di bottiglia e colli di bottiglia diventano visibili in questo modo, così come il potenziale di ottimizzazione. Le aziende possono utilizzare tutte queste conoscenze per adottare misure appropriate, ad esempio per aumentare la produttività e ridurre i tempi di elaborazione e per prendere decisioni fondate per il futuro sulla base di previsioni.
I dashboard consentono inoltre a manager e dipendenti di tenere traccia di KPI importanti in tempo reale, ad es. B. monitorare il rispetto del budget e reagire tempestivamente agli scostamenti. Ciò è particolarmente rilevante per il lavoro basato su progetti per tenere sotto controllo i costi e garantire la redditività. Per visualizzare i risultati della registrazione del tempo, strumenti di BI come Microsoft Power BI oltre a report personalizzati e dashboard. In questo modo, i dipendenti possono presentare i dati raccolti in modo comprensibile e significativo - e quindi garantire l'impegno del livello decisionale.
Maggiore flessibilità grazie all'app
La registrazione del tempo tramite codici a barre è molto diffusa nella produzione. Anche i dipendenti del magazzino e della logistica scansionano le etichette per registrare i loro tempi per le varie fasi di lavoro. In altre aree dell'azienda, tuttavia, questo approccio non è molto pratico. Perché nel classico posto di lavoro in ufficio, i compiti sono spesso meno tangibili e meno strutturati, i luoghi di lavoro sono meno delimitati e i dipendenti possono organizzare i propri compiti in modo più flessibile. Pertanto, altri metodi di registrazione del tempo sono più comuni qui: i dipendenti inseriscono manualmente il proprio orario di lavoro utilizzando software di registrazione del tempo, schede di registrazione del tempo o sistemi di registrazione elettronica del tempo. Buono a sapersi: anche con la sentenza BAG e la legge che seguirà, i modelli di orario di lavoro come l'orario di lavoro basato sulla fiducia dovrebbero continuare ad essere possibili.
Il monitoraggio del tempo tramite un'app mobile è una soluzione moderna e flessibile per le aziende che non si limitano ai luoghi di lavoro fissi. Con un'app per la registrazione degli orari, i dipendenti possono registrare le ore di lavoro, i tempi dei progetti, le pause e altre informazioni rilevanti in modo rapido e comodo tramite il proprio smartphone o tablet. Questo può essere fatto tramite inserimento manuale, avvio/arresto timer o scansione di codici QR o tag NFC, a seconda delle funzioni fornite dall'app utilizzata. Questo approccio consente la registrazione dell'ora tempestiva e precisa indipendentemente dalla posizione. Perché i dipendenti possono anche registrare i propri tempi direttamente mentre sono in viaggio o in ufficio da casa: un grande vantaggio in tempi di lavoro a distanza, modelli di lavoro flessibili e nel classico servizio sul campo. L'applicazione mobile si distingue anche in termini di tracciabilità e trasparenza: se necessario, le app possono anche registrare la posizione del dipendente durante le visite ai clienti o gli incarichi esterni. E i tempi registrati sono disponibili in tempo reale. Ciò consente a dipendenti e supervisori di visualizzare e controllare immediatamente gli orari. Anche i calcoli automatici di straordinari, tempi di pausa o altri regolamenti aiutano a ridurre al minimo gli errori e ad aumentare la precisione dei dati registrati.
Progetti in sintesi: perché un Il cronometraggio accurato è essenziale
La registrazione del tempo ha sempre svolto un ruolo centrale nella produzione e nella manifattura. Tuttavia, anche altre aree dell'azienda beneficiano di una gestione del tempo precisa: per le aziende con strutture di lavoro basate su progetti, la registrazione del tempo è indispensabile per seguire l'avanzamento dei progetti, monitorare l'utilizzo delle risorse e analizzare lo stato del progetto. Aiuta a valutare i costi del progetto, determinare la redditività del progetto e identificare tempestivamente colli di bottiglia o ritardi. Inoltre, la registrazione del tempo consente una fatturazione esatta delle ore lavorate. I progetti dei clienti possono essere fatturati in modo trasparente e corretto e le aziende hanno una chiara panoramica del tempo di lavoro dedicato a ciascun cliente. Nelle aziende con più progetti o ordini contemporaneamente, la registrazione esatta dell'orario di lavoro per progetto è di grande importanza. Ciò consente il monitoraggio dettagliato dei costi, l'assegnazione dell'orario di lavoro a progetti e attività specifici e la valutazione della redditività di ogni singolo progetto.
Il monitoraggio accurato del tempo consente alle aziende di determinare il costo effettivo di ogni fase di lavoro. Ciò è particolarmente importante per valutare la redditività di prodotti o ordini. Il calcolo finale si basa sui tempi registrati e serve come base per il controllo dei costi e la determinazione dei prezzi. La registrazione accurata del tempo è quindi una parte importante della gestione aziendale moderna e orientata al futuro, indipendentemente dal settore o dall'area di lavoro. Inoltre, le aziende stanno così rispettando il quadro normativo, che in futuro prevederà la registrazione elettronica dell'inizio, della fine e della durata dell'orario di lavoro giornaliero di tutti i dipendenti.
