Digitalizzare i processi, alleggerire i dipendenti

Soluzioni DMS e ECM

Con la digitalizzazione, la quantità di informazioni da elaborare è in costante aumento: le fatture vengono inviate ogni giorno a clienti e partner e la comunicazione avviene principalmente tramite e-mail. Esistono anche documenti cartacei e digitali come i contratti. Tutti questi documenti devono essere archiviati, ordinati e archiviati per rendere accessibili le informazioni che contengono. Un lavoro lungo e complesso.

Un sistema di gestione dei documenti (DMS) supporta aziende e istituzioni nella digitalizzazione di processi come l'archiviazione, la gestione e il tracciamento dei documenti. Archiviando centralmente tutte le informazioni rilevanti in un unico posto, i dipendenti vengono sollevati dai compiti amministrativi e guadagnano tempo per i compiti veramente importanti. Un DMS garantisce inoltre che tutte le informazioni siano sempre facili da trovare, ad esempio in caso di un'ispezione o una verifica fiscale.

Ulteriori informazioni sulle soluzioni DMS ed ECM sono disponibili sul sito Web della nostra filiale KUMAVISION DMS

Archiviazione strutturata

Approfitta di una maggiore chiarezza grazie a un archivio centrale per tutti i documenti e risparmia denaro per l'amministrazione degli archivi cartacei.

Trova invece di ricerca

Tutti i documenti pertinenti per un processo specifico sono chiaramente definiti, in modo da poter fornire informazioni in qualsiasi momento - a clienti, fornitori di servizi e autorità.

Flussi di lavoro efficienti

I documenti digitali costituiscono la base per i processi automatizzati tra tutti i reparti che migliorano la collaborazione. Ciò riduce i tempi di elaborazione e riduce i costi.

Accesso mobile

Tutte le informazioni sono disponibili anche in viaggio, in modo che i tuoi dipendenti possano lavorare ovunque.

Processi trasparenti

Le modifiche a un documento vengono registrate senza lacune e registrate in modo a prova di audit. Ciò significa che tutti i processi di lavorazione possono essere tracciati in qualsiasi momento.

Archiviazione a norma di legge

Tutti i dati sono archiviati in base ai requisiti legali e anche i dati sensibili possono essere protetti. Come mantenere i periodi di conservazione e migliorare la conformità.

Cos'è effettivamente la gestione dei contenuti aziendali (ECM)?

ECM è più della pura archiviazione digitale di documenti: ECM lavora con documenti vivi all'interno di un sistema intelligente. Questo offre la possibilità di ricercare documenti, dati e informazioni di ogni tipo, collegarli a flussi di lavoro, discuterli utilizzando strumenti di collaborazione o valutarli utilizzando strumenti di analisi.

Un sistema ECM è uno dei fulcri del panorama IT di un'azienda. Comunica con tutti i sistemi, mappa i flussi di lavoro digitalizzati in diversi reparti e offre un'ampia gamma di estensioni tecniche per diversi problemi.

Soluzioni aziendali ELO

Le ELO Business Solutions sono app di soluzioni standardizzate per diversi scenari aziendali. Possono essere utilizzati immediatamente, ma possono anche essere adattati alle esigenze individuali in qualsiasi momento.

Le ELO Business Solutions vengono costantemente integrate con ulteriori soluzioni best-practice.

  • App per soluzioni standardizzate
  • Possibilità di adattamenti individuali
  • Immediatamente pronto per l'uso

Contract Management

Il contratto ELO gestisce i contratti in entrata e in uscita per l'intero ciclo di vita. Per ogni fase del contratto - dall'obbligo e dalla prima bozza alla conclusione e archiviazione successiva - la soluzione fornisce procedure standardizzate come approccio delle migliori pratiche.

gestione dei candidati

Con ELO HR Recruiting, digitalizzi tutti i processi del ciclo applicativo: dalla notifica dei requisiti del personale all'elaborazione delle applicazioni al trasferimento dei dati ai sistemi di risorse umane o al file del personale digitale di ELO.

Gestione dei visitatori

ELO Visitor è la soluzione perfetta per la gestione digitale dei visitatori: con questo, le aziende preparano i loro visitatori per un ricevimento professionale e mantengono sempre una visione d'insieme dei clienti, partner e ospiti in entrata e in uscita.

Gestione delle fatture

ELO Invoice accelera e automatizza l'intero processo di fatturazione: le fatture e le ricevute in entrata vengono automaticamente registrate, riconosciute e inoltrate ai dipendenti giusti per il controllo, l'approvazione e l'elaborazione tramite il flusso di lavoro ELO.

Gestione delle risorse umane

Con la cartella personale digitale di ELO è possibile gestire i dati personali in conformità con i requisiti legali per la protezione dei dati.

Knowledge Management

ELO Knowledge è una piattaforma informativa a livello aziendale che rende tutte le informazioni rilevanti per l'azienda accessibili e utilizzabili per quei dipendenti che necessitano di queste informazioni per il loro lavoro quotidiano.
Logo ELO Business Partner: KUMAVISION è un partner ELO certificato per soluzioni DMS ed ECM

KUMAVISION è un partner commerciale ELO certificato e fa quindi parte di una rete globale che offre alle aziende di medie dimensioni in numerosi paesi la consulenza perfetta sull'uso delle soluzioni aziendali di ELO Digital Office GmbH.

I nostri esperti ti mostreranno come anche tu puoi beneficiare dei vantaggi di un sistema ECM e DMS e lavoreranno con te per sviluppare una roadmap per l'implementazione nella tua azienda.

Baugrund Süd digitalizza la gestione dei documenti con ELO

Baugrund Süd è uno dei principali fornitori di perforazioni geotermiche di superficie in Germania. I progetti richiedono l'archiviazione strutturata di un'ampia varietà di dati, inclusa la connessione di sistemi di terze parti.

In questa storia di successo imparerai:

  • Perché Baugrund Süd ha deciso di introdurre una soluzione Enterprise Content Management (ECM).
  • Come Baugrund Süd sta digitalizzando l'archiviazione dei documenti (documenti, piani, permessi) con ELO
  • Quali possibilità apre la standardizzazione e l'automazione dei processi
  • In che modo l'azienda ottiene un accesso rapido e trasversale a tutte le informazioni e beneficia di una rapida ricerca full-text.
costruire la squadra del sud

Facile integrazione - rete continua

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I sistemi di terze parti possono essere collegati senza soluzione di continuità con ELO e consentire un flusso di informazioni tra sistemi. Sono possibili le seguenti integrazioni:

  • CAD: sistemi di tutti i comuni produttori
  • CRM: Microsoft Dynamics 365 CRM, Salesforza
  • ERP: Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP
  • Posta elettronica e ufficio: Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Microsoft 365,
  • Microsoft Windows (funzioni ECM nella barra laterale)
  • Microsoft SharePoint

Panoramica della suite ELO ECM

Flussi di lavoro elettronici

Automatizza le attività di routine ricorrenti, senza alcuna programmazione complessa. Con l'aiuto di flussi di lavoro definiti, puoi controllare in modo trasparente ed elaborare in modo efficiente i processi, ad esempio per richieste di ferie, richieste di requisiti o verifica della fattura. L'editor di moduli intuitivo e facile da usare con elenchi di parole chiave e tipi di nodi predefiniti semplifica la creazione dei propri moduli, che fungono da base per il flusso di lavoro. L'aggiunta di una notifica e-mail automatica è anche possibile con pochi clic. Le procedure guidate e le serie di regole già pronte aiutano a definire le singole fasi di elaborazione fino a interi flussi di processo e a salvarle per l'elaborazione automatica.

Elaborando le regole definite allo stesso modo, i documenti, ad esempio, vengono sempre archiviati automaticamente nella stessa struttura di cartelle e sempre con la stessa nomenclatura, il che aumenta enormemente la qualità e l'efficienza dei dati. Gli script Java possono essere utilizzati anche per attività ancora più complesse.

ELO offre uno strumento di monitoraggio chiaro in modo che tu possa tenere d'occhio lo stato di elaborazione corrente dei tuoi flussi di lavoro in ogni momento. Puoi vedere in qualsiasi momento quale documento si trova nel flusso di lavoro, se i tempi sono stati superati e chi deve svolgere quali attività. Un altro vantaggio: grazie allo strumento di monitoraggio, sei sempre in grado di fornire informazioni sulle richieste dei clienti.

Gestione e-mail inclusa l'archiviazione
Molte informazioni vengono memorizzate nelle e-mail, che di solito integrano dati già esistenti e rilevanti per l'azienda. Con ELO puoi integrare le e-mail direttamente nei processi aziendali della tua azienda e quindi collegare insieme tutte le informazioni. ELO offre tutte le funzioni necessarie per una gestione completa della posta elettronica che va ben oltre la semplice archiviazione.

Reindicizzazione automatica delle e-mail archiviate
Funzionamento intuitivo direttamente nel client di posta elettronica: accesso rapido e sicuro a tutte le e-mail per un processo o un contatto
Archiviazione collegata delle e-mail e degli allegati in esse contenuti: allevia la pressione sul server di posta elettronica e allo stesso tempo riduce i requisiti di archiviazione nell'archivio attraverso il controllo attivo dei duplicati
Archiviazione completa delle e-mail a norma di legge e completamente automatica: creazione di un archivio globale indipendente (oltre all'archiviazione collegata) per tutte le e-mail in arrivo.
Inserimento automatico di documenti
Cattura fatture e ricevute in modo rapido e semplice: grazie all'acquisizione intelligente dei documenti con riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), l'intera posta in arrivo viene catturata e contrassegnata in modo completamente automatico durante la scansione. Strutture di archiviazione definite e la ricerca full-text intelligente assicurano inoltre che tutti i documenti in entrata siano sempre facili da trovare e disponibili per tutti i dipendenti interessati, anche mentre l'elaborazione è ancora in corso. Sono disponibili processi predefiniti per un'elaborazione efficiente, con i quali è possibile mappare anche i flussi di lavoro di approvazione e il trasferimento a soluzioni connesse come il sistema ERP. L'utilizzo di modelli di documenti predefiniti, con l'aiuto dei quali i dati registrati vengono assegnati ai rispettivi documenti nel sistema ERP, garantisce tempi di elaborazione ancora più brevi. È inoltre possibile creare nuovi modelli con pochi clic: contrassegnare i campi desiderati nell'immagine scansionata e collegarli ai campi corrispondenti nel sistema ERP. Finito!
Archiviazione delle stampe
Archivia le stampe con le informazioni del tuo sistema ERP in modo legalmente sicuro e utilizza la parola chiave automatica e l'archiviazione mirata fornita da ELO. In questo modo è possibile salvare in modo permanente elenchi dinamici, report e valutazioni parallelamente alla stampa. Inoltre, le ricevute sono sempre disponibili anche senza accesso al sistema ERP.
Cancella file cliente
Analogamente al file cliente in formato cartaceo, il file cliente digitale di ELO contiene tutti i processi, i documenti, gli accordi, i contratti, ecc. correnti per il rispettivo cliente o progetto. Unico requisito: il sistema DMS deve essere integrato nell'ERP e/o nella soluzione di contabilità finanziaria. Per la parola chiave automatica e l'archiviazione mirata, KUMAVISION offre script già pronti con i quali i documenti ERP sono collegati insieme agli altri documenti di un processo con il file del cliente digitale.
Lavoro mobile
Utilizza le funzioni estese della tua soluzione DMS molto facilmente a casa o in viaggio: grazie alle soluzioni mobili di ELO per smartphone e tablet, hai accesso a tutti i contenuti di archivio in qualsiasi momento e puoi cercare attraverso la tecnologia di ricerca intelligente ELO iSearch, nonché foto o Carica i documenti direttamente dalla gestione delle immagini nell'archivio.
Ricerca intelligente
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Con la ricerca intelligente ELO iSearch, puoi trovare le informazioni giuste rapidamente e facilmente. Le funzioni di ricerca si basano sui noti motori di ricerca come Google o Bing:
  • Completamento automatico: suggerimenti di termini corrispondenti durante la ricerca
  • Correzione dell'errore di battitura: intendevi ...
  • Funzione di ricerca booleana: collegamento dei termini di ricerca
  • Dizionario dei sinonimi: Cerca termini simili
  • Ricerca linguistica: le varianti come singolare / plurale o diverse forme di declinazione vengono automaticamente incluse nella ricerca
  • SimFinder: trova documenti con contenuti simili
  • Ricerca semantica: ricerca di documenti con contenuto correlato
  • Mappe della conoscenza: navigare in base a determinati criteri di filtro
Riconoscimento del testo OCR

Il riconoscimento automatico del testo OCR (Optical Character Recognition) cerca nei documenti scansionati testo leggibile e utilizza i dati determinati per la creazione di parole chiave. Utilizzando i modelli OCR, puoi anche abbreviare i tempi di elaborazione per l'indicizzazione dei documenti ricorrenti.

  • Indicizzazione semplice con un clic
  • Salva i modelli OCR per i documenti ricorrenti
  • Per PDF e documenti TIF
Collaborazione

Migliora la collaborazione dei tuoi team e aumenta la produttività della tua azienda con gli strumenti di collaborazione ELO, che sono perfettamente integrati nel sistema ECM e garantiscono quindi maggiore trasparenza e uno scambio efficace. Con le sale team ELO anche al di fuori del sistema ELO, ci sono elementari valori aggiunti per la tua azienda.

  • My ELO fornisce una panoramica di tutte le informazioni, i documenti e le attività rilevanti.
  • Con il feed ELO puoi chattare facilmente con i tuoi dipendenti o trasmettere informazioni.
  • L'interfaccia utente ELO supporta la progettazione di un'interfaccia utente individuale con la quale è possibile organizzare in modo ottimale le funzioni utilizzate di frequente e le informazioni richieste.
  • Con ELO Teamroom, puoi promuovere la collaborazione tra le sedi tra i tuoi team attraverso stanze di progetto virtuali e connettere facilmente partecipanti esterni al progetto.
Integrazione con Microsoft Office
Integrate le ampie funzioni del vostro sistema DMS direttamente in Microsoft Office: che si tratti di Outlook, Word, Excel o PowerPoint, approfittate di processi fluidi e di un'elaborazione ancora più semplice:

Con il trascinamento della selezione, è possibile archiviare e taggare immediatamente e-mail o documenti nello stesso client
Utilizza la familiare struttura ad albero dei tuoi documenti, nonché preziose funzioni di elaborazione e inoltro come il check-in e il check-out dei documenti, nonché l'uso automatico della cronologia delle versioni
Esegui ricerche approfondite con ELO iSearch e accedi direttamente alla lista dei risultati chiari

Ulteriori informazioni sulle soluzioni DMS ed ECM sono disponibili sul sito Web della nostra filiale KUMAVISION DMS

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