Рішення DMS та ECM

Автоматизуйте регулярні рутинні завдання без будь-якого складного програмування. За допомогою визначених робочих процесів ви можете прозоро контролювати та ефективно обробляти процеси, наприклад, для запитів на відпустку, запитів вимог або перевірки рахунків-фактур. Інтуїтивно зрозумілий і простий у використанні редактор форм зі списками ключових слів і попередньо визначеними типами вузлів спрощує створення ваших власних форм, які служать основою для робочого процесу. Додати автоматичне сповіщення електронною поштою також можна кількома клацаннями. Майстри та готові набори правил допомагають визначати окремі кроки обробки до цілих процесів і зберігати їх для автоматичної обробки.

Завдяки обробці визначених правил однаковим чином документи, наприклад, завжди автоматично зберігаються в тій самій структурі папок і завжди з тією самою номенклатурою, що значно підвищує якість і ефективність ваших даних. Java-скрипти також можна використовувати для навіть більш складних завдань.

ELO пропонує чіткий інструмент моніторингу, щоб ви могли постійно стежити за поточним станом обробки ваших робочих процесів. Ви можете в будь-який час побачити, який документ знаходиться в робочому процесі, чи перевищено час і хто які завдання повинен виконувати. Ще одна перевага: завдяки інструменту моніторингу ви завжди можете надати інформацію про запити клієнтів.

Велика кількість інформації зберігається в електронних листах, які зазвичай доповнюють уже наявні дані, що стосуються бізнесу. За допомогою ELO ви можете інтегрувати електронну пошту безпосередньо в бізнес-процеси вашої компанії і, таким чином, зв’язати всю інформацію. ELO пропонує всі необхідні функції для комплексного керування електронною поштою, що виходить далеко за рамки чистого архівування.

Автоматичне індексування заархівованих листів
Інтуїтивно зрозуміле керування безпосередньо в поштовому клієнті: безпечний і швидкий доступ до всіх електронних листів для процесу або контакту
Зв’язане зберігання електронних листів і вкладених файлів, які вони містять: розвантаження сервера електронної пошти та одночасне зменшення потреби в пам’яті в архіві завдяки активній перевірці дублікатів
Законодавчо відповідне та повністю автоматичне повне архівування електронної пошти: створення незалежного загального архіву (на додаток до зв’язаного сховища) для всіх вхідних електронних листів.

Швидко та легко знімайте рахунки-фактури та квитанції: завдяки інтелектуальному захопленню документів із оптичним розпізнаванням символів (OCR) уся вхідна пошта повністю автоматично захоплюється та позначається тегами під час сканування. Визначені структури файлів і інтелектуальний повнотекстовий пошук також гарантують, що всі вхідні документи легко знайти та доступні для всіх відповідних співробітників у будь-який час, навіть коли обробка ще триває. Для ефективної обробки доступні попередньо визначені процеси, за допомогою яких також можна відобразити робочі процеси затвердження та передачу до підключених рішень, таких як система ERP. Використання попередньо визначених шаблонів документів, за допомогою яких записані дані призначаються відповідним документам у системі ERP, забезпечує ще коротший час обробки. Нові шаблони також можна створити лише кількома клацаннями: позначте потрібні поля на сканованому зображенні та зв’яжіть їх із відповідними полями в системі ERP. Готово!

Архівуйте роздруківки з інформацією з вашої ERP-системи юридично захищеним способом і використовуйте автоматичне введення ключових слів і цільову реєстрацію, надані ELO. Таким чином динамічні списки, звіти та оцінки можна постійно зберігати паралельно з роздруківкою. Крім того, документи доступні в будь-який час, навіть без доступу до ERP-системи.

Подібно до файлу клієнта в паперовій формі, цифровий файл клієнта від ELO містить усі поточні процеси, документи, угоди, контракти тощо для відповідного клієнта або проекту. Єдина вимога: система DMS повинна бути інтегрована в ERP та/або рішення для фінансового обліку. Для автоматичного введення ключових слів і цільового зберігання KUMAVISION пропонує готові сценарії, за допомогою яких ERP-документи зв’язуються разом з іншими документами процесу з цифровим файлом клієнта.

Ви також можете легко використовувати широкі функції свого рішення DMS у своєму домашньому офісі або в дорозі: завдяки мобільним рішенням від ELO для смартфонів і планшетів у вас є доступ до всього архівного вмісту в будь-який час, ви можете шукати його за допомогою технологія інтелектуального пошуку ELO iSearch, а також фотографії або завантаження документів безпосередньо з управління зображеннями в архів.

•  

За допомогою інтелектуального пошуку ELO iSearch ви можете швидко та легко знайти потрібну інформацію. Функції пошуку базуються на функціях відомих пошукових систем, таких як Google або Bing:

• Автозаповнення: під час введення пошукового запиту пропонує відповідні терміни
• Виправлення друкарської помилки: Ви мали на увазі...?
• Логічна функція пошуку: комбінація пошукових термінів
• Тезаурус синонімів: пошук схожих термінів
• Лінгвістичний пошук: такі варіанти, як однина/множина або різні форми відмінювання, автоматично включаються в пошук.
• SimFinder: знаходить документи зі схожим вмістом
• Семантичний пошук: пошук документів із пов’язаним вмістом
• Карти знань: перегляд відповідно до попередньо визначених критеріїв фільтра

Автоматичне розпізнавання тексту OCR (оптичне розпізнавання символів) шукає в сканованих документах розбірливий текст і використовує визначені дані для ключових слів. Використовуючи шаблони OCR, ви також можете скоротити час обробки для індексування повторюваних документів.

• Просте введення ключових слів одним клацанням миші
• Зберігайте шаблони OCR для повторюваних документів
• Для документів PDF і TIF

Покращуйте співпрацю ваших команд і підвищуйте продуктивність вашої компанії за допомогою інструментів для співпраці ELO, які ідеально інтегровані в систему ECM і таким чином забезпечують більшу прозорість і ефективний обмін. З ELO Teamrooms навіть за межами системи ELO - є елементарні додаткові цінності для вашої компанії.

• Мій ELO надає огляд усієї необхідної інформації, документів і завдань.
• За допомогою ELO Feed ви можете легко спілкуватися зі своїми співробітниками або передавати інформацію.
• Інтерфейс користувача ELO підтримує дизайн індивідуального інтерфейсу користувача, за допомогою якого можна оптимально організувати часто використовувані функції та необхідну інформацію.
• За допомогою ELO Teamroom ви можете сприяти співпраці між своїми командами за допомогою віртуальних проектних кімнат і легко підключати зовнішніх учасників проекту.

Інтегруйте широкі функції вашої системи DMS безпосередньо в Microsoft Office: будь то Outlook, Word, Excel або PowerPoint – отримайте переваги безперебійних процесів і ще простішої обробки:

Ви можете негайно зберігати та позначати електронні листи чи документи в одному клієнті за допомогою перетягування
Використовуйте звичайний перегляд документів у вигляді дерева, а також цінні функції обробки та пересилання, такі як перевірка документів і автоматичне використання історії версій
Виконуйте комплексний пошук за допомогою ELO iSearch і отримуйте прямий доступ до чітких списків влучень