Die XRechnung – damit müssen Sie rechnen!

Die XRechnung wird Ende 2020 bei Behörden Pflicht – doch auch alle anderen sollten sich mit Rechnungen im XML-Format beschäftigen

Die XRechnung kommt: Seit April 2020 müssen alle deutschen Behörden in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die XRechnung ist dabei der Standard, der die Methodik und das semantische Datenmodell vorgibt. Wichtig für alle Unternehmen: Ab dem 27. November 2020 dürfen Behörden Rechnungen über 1.000 Euro (netto) nur noch als XRechnung akzeptieren. Eine als PDF übermittelte Rechnung genügt diesem Standard nicht. Es ist davon auszugehen, dass XML-basierte Rechnungen zukünftig auch für Rechnungen zwischen Unternehmen zum Einsatz kommen werden.

KUMAVISION-Kunden, die Document Capture im Einsatz haben, erfüllen bereits die technische Grundlage für die XRechnung und andere XML-basierte Rechnungen. Sie benötigen lediglich eine Erweiterung zum Im- und Export von XML-Daten.

„Begreifen Sie die XRechnung nicht als lästige Pflicht. Sehen Sie darin eher die Chance, Ihre eigenen Prozesse bei der Rechnungsverarbeitung zu optimieren und so Zeit und Kosten zu sparen.“

Karl-Heinz Bohlmann
Customer Service Team
KUMAVISION AG

Fragen und Antworten

Was ist die XRechnung?

Die XRechnung basiert auf der europäischen Norm EN 16931 – Electronic Invoice. Deutschland setzt damit die Vorgaben des Europäischen Komitees für Normung (CEN) um. Die Daten einer Rechnung werden dabei in eine normierte XML-Datei exportiert und elektronisch übertragen.

Fazit

Unternehmen sollten die nahende XRechnung nicht ignorieren. Wer jetzt umstellt, gerät später nicht unter Zeitdruck. Ganz abgesehen von der Verpflichtung zur XRechnung hat jedes Unternehmen auch einen Vorteil von der Umstellung: Wer keine PDF- oder Papierrechnungen mehr verarbeiten muss, spart Zeit und Geld.

Beratung vom KUMAVISION Customer Service Team

Muss ich im Zuge der Umstellung auf XRechnung etwas tun? Wenn ja, was und bis wann? Welches ist der effizienteste Weg, die Umstellung in meinem Unternehmen durchzuführen? Wenn Sie sich mit Fragen wie diesen beschäftigen, wenden Sie sich an das Customer Service Team der KUMAVISION. Wir beraten Sie – zuverlässig und kompetent. Jetzt Kontakt aufnehmen:

Document Capture: Die automatisierte Rechnungserfassung für Ihre ERP-Software

Document Capture ist eine Erweiterung für ERP-Lösungen auf Basis von Microsoft Dynamics NAV und Dynamics 365 Business Central. Von der automatischen Datenerfassung aus Papier-Dokumenten und Dateien über die Bearbeitung und Verwaltung von Rechnungen bis zu Genehmigungs-Workflows und dem Abruf aus dem digitalen Archiv bringt Document Capture alle Funktionen zur Beschleunigung und Automatisierung der Dokumentenabwicklung mit.

Genau wie PDF-Dokumente werden auch XRECHNUNG- und andere XML-Dokumente automatisch von vordefinierten E-Mail-Adressen oder Ordnern heruntergeladen. Sämtliche Daten werden aus der importierten Datei in die richtigen Felder in Dynamics übertragen. Im Vergleich zu PDF-Dokumenten bieten XRECHNUNG und andere XML-Formate eine unübertroffene Exaktheit und Detailgenauigkeit aller Daten.

Verbreitete und verfügbare XML-Formate

XML Formate
  • XRECHNUNG (Germany)
  • EBINTERFACE (Austria)
  • PEPPOL BIS 3 (International)
  • OIOUBL (Denmark)
  • OIOXML (Denmark)
  • UBL (International)
  • EHF (Norway)
  • SVEFAKTURA (Sweden)
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