Die XRechnung basiert auf der europäischen Norm EN 16931 – Electronic Invoice. Deutschland setzt damit die Vorgaben des Europäischen Komitees für Normung (CEN) um. Die Daten einer Rechnung werden dabei in eine normierte XML-Datei exportiert und elektronisch übertragen.

Aktuell werden Rechnungen in der Regel als PDF-Datei übermittelt. Der Empfänger muss sie dann scannen und per Schrifterkennung oder sogar manuell erfassen, um sie in seiner Finanzbuchhaltung bearbeiten zu können. Diese Medienbrüche sind zeitaufwändig und fehleranfällig. Dank der normierten XRechnung lassen sich alle relevanten Rechnungsdaten automatisch weiterverarbeiten und es können bei Bedarf auch weitere Unterlagen eingebunden werden.

Die XRechnung ist ab dem 27. November 2020 verpflichtend. Das heißt, dass Behörden Rechnungen nur noch annehmen dürfen, die als XRechnung gestellt werden. Da es sich um eine europäische Vorgabe handelt, wird sie sukzessive in der gesamten EU verbindlich werden. In einigen Ländern ist der Standard bereits jetzt verpflichtend. Das bedeutet: Alle Unternehmen, die Rechnungssteller oder Rechnungsempfänger müssen bis Ende November in der Lage sein, XRechnungen zu verschicken und zu verarbeiten.

Wer nach dem 27. November 2020 eine Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber schickt, die nicht dem XRechnung-Standard entspricht, wird eine unangenehme Überraschung erleben: Die Behörde darf die Rechnung nicht annehmen und wird sie daher auch nicht bezahlen. Wichtig: Herkömmliche PDF-Rechnungen gelten nicht als korrekte elektronische Rechnungen im Sinne des XRechnung-Formats.

Die zugrundeliegende Richtlinie bezieht sich ausschließlich auf Behörden. Das bedeutet, dass zwischen zwei privaten Unternehmen nach wie vor Rechnungen in jeglichem Format gestellt werden dürfen. Allerdings ist davon auszugehen, dass Konzerne die Umstellung auf die XRechnung dazu nutzen werden, ihrerseits diesen Standard für ihre Lieferanten verpflichtend zu machen. Deshalb wird sich die XRechnung höchstwahrscheinlich auch im privaten Bereich Stück für Stück durchsetzen.

Keine Regelung ohne Ausnahme. Das gilt auch für die XRechnung. Von dem verpflichtenden Standard kann abgesehen werden bei:

• Rechnungen von bis zu 1.000 EUR netto
• Aufträgen aus dem Verteidigungs- und Sicherheitsbereich

Handeln! Vor allem, wenn es noch keinerlei elektronische Rechnungsverarbeitung im Haus gibt, müssen die Prozesse in diesem Bereich komplett auf den Prüfstand und gegebenenfalls neu aufgesetzt werden. Zudem wird die Einführung einer Software erforderlich sein, die in der Lage ist, den XRechnung-Standard zu verarbeiten.

Auch wenn Unternehmen keinen geschäftlichen Kontakt mit öffentlichen Auftraggebern haben, sollten sie sich zeitnah mit dem Thema beschäftigen. Denn die schnelle Ausweitung des Standards auf die Privatwirtschaft ist zu erwarten.

Um bereit für den elektronischen Rechnungsversand zu sein, benötigen Unternehmen nur zwei Dinge: Zum einen das EDX-Modul von KUMAVISION, das den elektronischen Datenaustausch mit Dritten ermöglicht und einfach zu jeder ERP-Software hinzugefügt werden kann. Zudem ist es notwendig, einen Dienstleister wie crossinx zu beauftragen, der über Zugang zu einem zertifizierten Access Point verfügt und den Datenversand abwickelt.

Die Erstellung einer XML-Datei, welche der Prüfung standhält, ist alleine nicht ausreichend für die erfolgreiche Umsetzung der XRechnung. Der verschlüsselte Versand muss zudem über ein sicheres Netzwerk abgewickelt werden, auf das man nur über einen zertifizierten Access Point Zugriff erhält.

Es gibt verschiedene registrierte Access Point Anbieter, welche die übergebenen Daten in das für den Versand benötigte Format umwandeln und über ein sicheres Netzwerk verschicken. KUMAVISION arbeitet mit der Dienstleister crossinx zusammen, einem GoBD-zertifizierten Unternehmen aus Deutschland, das den Dokumentenaustausch mit Millionen von Unternehmen und Verwaltungen weltweit unterstützt.