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Referenz alfatec GmbH

Kleine Teile, große Stückzahl

Der mittelständische Elektronik-Distributor alfatec GmbH& Co. KG beliefert Kunden in der Automobilindustrie, Industrieelektronik, Medizintechnik, Luft-und Raumfahrttechnik sowie im Bereich alternative Energien. Die Stückzahlen gehen dabei in die Millionen. Bereits seit 2005 steuert KUMAVISION electronics die komplexe Logistik des Unternehmens. Mit dem Update auf die aktuelle Version wurden die flexiblen Prozesse nochmals verbessert und die Kundenbindung per Electronic Data Interchange (EDI) gestärkt. Das Beispiel zeigt, dass effiziente EDI-Lösungen nicht nur Konzernen vorbehalten sind.

Wenn eine Produktgruppe die Bezeichnung „Massenware“ verdient, dann sind es elektronische Bauteile. Millionenfach landen Dioden, Kondensatoren und Widerstände auf Platinen und dringen auf diesem Weg in fast jeden Bereich unseres Alltags vor. Den Elektronik-Distributor stellen diese Kleinteile vor einige logistische Herausforderungen. Einerseits bedient er seine Kunden in der Regel noch am Tag der Bestellung, andererseits muss er selbst mit Lieferzeiten von bis zu 16 Wochen rechnen. Damit das Lager dennoch immer richtig gefüllt
ist, setzt dies eine sehr exakte Auswertung des Bestellverhaltens der Kunden voraus. Nicht weniger kniffelig ist die schiere Masse, die das Unternehmen abwickeln muss. Jedes Bauteil wird nur für Cent-Beträge gehandelt, dafür aber in sehr großen Mengen. „Das Volumen ist schon gewaltig und steigt stetig“, berichtet der IT-Leiter des Unternehmens.

EDI voll integriert

Bereits seit 2005 schwingt KUMAVISION electronics den Dirigentenstab über diesem Orchester und sorgt für Transparenz in CRM, Verkauf, Bestellprozess und Logistik. Als das Update auf die aktuelle Version von Micosoft Dynamics NAV anstand, nutzten die Projektpartner diese Gelegenheit, um alle Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und noch näher an den Branchenstandard zu rücken. Großes Augenmerk erhielt dabei die elektronische Anbindung der Kunden über EDI. „Wir hatten zwar zuvor schon EDI-Schnittstellen implementiert, aber jetzt ist EDI über das EDX-Modul der KUMAVISION in allen Bereichen voll integriert“, so der IT-Leiter. Konkret bedeutet dies: Wenn ein Auftrag über einen per EDI angebundenen Kunden kommt, sind alle Parameter direkt im System erfasst. Fehleranfälliges manuelles Eintippen entfällt. Anhand der internen und externen Daten führt das Modul automatisch diverse Plausibilitätskontrollen durch. „Wenn ein Kunde üblicherweise 1000 Stück pro Woche bestellt und plötzlich eine Million Einheiten ordert, dann schlägt das System vor, das nochmals zu prüfen“, so ein Beispiel aus der Praxis.

Automatische Folgeprozesse

Die zahlreichen Lieferanten des Distributors, die wiederum ihre individuellen EDI-Schnittstellen unterhalten, können jetzt nahtlos über das neue EDX-Modul integriert werden. Die standardisierte Anbindung von KUMAVISION electronics mit EDX an den EDI-Dienstleister Seeburger sorgt dafür, dass es keine Kommunikationsschwierigkeiten gibt. Seeburger bereitet die EDX-Daten entsprechend den spezifischen Unternehmensstandards automatisch auf. Auf dieser sicheren Basis können auch automatische Folgeprozesse angestoßen werden. Je nach Bestand werden beispielsweise bei einer Order automatisch Bestellvorschläge unterbreitet, die wiederum direkt elektronisch an den Lieferanten weitergeleitet werden können. Oder steht beispielsweise ein Kundenliefertermin an, prüft das System die Verfügbarkeit im Lager, erstellt automatisch einen Kommissionierschein und löst einen Versandauftrag aus. Die Beschriftung der Versandpakete erfolgt dabei individuell. „Wir erfüllen jeden Kundenwunsch“, so der IT-Leiter. Vor dem Versand wird das Paket gescannt und erfasst. Die Lieferpapiere werden elektronisch an den Kunden übermittelt, der sie damit direkt in seine Warenwirtschaft einbuchen kann, „Viele unserer Kunden erfassen die Ware nicht mehr am Wareneingang, sondern geben sie direkt in die Produktion. Deshalb ist dieser Schritt sehr wichtig.“ Die von der KUMAVISION realisierte EDI-Lösung erweist sich in der Praxis als überaus flexibel und mitwachsend. Über EDX und Seeburger steht von Haus aus eine Vielzahl von EDI-Formaten nationaler und internationaler Unternehmen zur Verfügung. Damit lässt sich die elektronische Kommunikation mit neuen Kunden, Lieferanten und Standorten in wenigen Minuten einrichten.

Konzentration auf das Kerngeschäft

Intelligente Logistik und EDI haben die Prozesse bei dem Elektronik-Distributor nachhaltig beschleunigt. Vorgänge können von der Bestellung bis zum Versand ohne manuelle Zwischenschritte durchlaufen werden. Dabei behalten die Mitarbeiter jederzeit die Möglichkeit, in die Prozesse einzugreifen. „Bei uns sind 150 Aufträge pro Woche und Kunde keine Seltenheit. Wenn wir diese alle manuell erfassen müssten, würde das enorm viel Arbeitskraft binden“, berichtet der IT-Leiter. Mit KUMAVISION electronics konnte das Unternehmen deutlich wachsen und seine schlanken Strukturen in Einkauf und Vertrieb beibehalten. Da der Einkauf dank EDI und ERP-Software nachhaltig von administrativen Aufgaben entlastet wird, kann er sich wieder verstärkt auf seine Kernaufgaben konzentrieren.

Exakte Dokumentation für die Nachverfolgbarkeit

Neben der reinen Zeitersparnis vergrößert KUMAVISION electronics auch die Transparenz im Unternehmen. Denn durch die systemgestützten Abläufe wird jeder Schritt auch sauber dokumentiert. So kann das Unternehmen chargentreu liefern und eine absolute Traceability gewährleisten. Dies eröffnet dem Unternehmen dann auch Märkte mit hohen Anforderungen, wie beispielsweise die Medizintechnik. Insgesamt hat der Einsatz von KUMAVISION electronics die letzten Jahre bei alfatec geprägt: „Ohne KUMAVISION electronics würden im Unternehmen die Abläufe der Gesamtorganisation nicht so nahtlos ineinander greifen und miteinander harmonieren. Daher ist es für uns elementar, einen starken Partner zu haben, auf den wir uns jederzeit verlassen können“, lautet das Resümee.

Eingesetzte Lösung:

KUMAVISION electronics

Basis:

Microsoft Dynamics NAV 2009

Benutzer:

64 Anwender

Besondere Effizienz:

Automatische Folgeprozesse auf Basis der über EDI übermittelten Daten


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