Wegweisende Architektur

Von der ersten Ideenskizze bis zur Schlüsselübergabe, vom Auftrag über die Planung und Realisierung bis zur Rechnungsstellung, paul Generalplaner setzt in allen Leistungsphasen auf eine wegweisende IT-Architektur, um Mitarbeitende von Routineaufgaben zu entlasten, die Fehlerquote durch standardisierte Prozesse zu senken und mit durchgehender Transparenz die Unternehmenssteuerung zu unterstützen und Missverständnisse systematisch auszuschließen. Die KUMAVISION Branchensoftware project365 bildet dabei das Herzstück der Prozesslandschaft.

• Die kaufmännische Aufgabenstellungen mit einer Projektverwaltung kombiniert
• Einen digitalen Multiprojektraum auf Microsoft-Basis realisierte für das Informations-, Dokumentations- und Entscheidungsmanagement
• Durchgehende Transparenz, mehr Flexibilität, zeit- und kostensparende Automatisierung und echte Benutzerfreundlichkeit erlangte

Die Erfolgsgeschichte von paul Generalplaner ist untrennbar mit der Digitalisierung der Architektur und Bauwirtschaft verbunden. Geschäftsführer Falko Paul treibt die digitale Transformation nicht nur mit seinem 30-köpfigem Team an den Standorten Bietigheim-Bissingen und Karlsruhe voran, sondern ist auch Gründungsmitglied und Sprecher von Initiativen rund um das Thema digitales Bauen.

„Projekte lassen sich in unserer Branche heute nicht mehr wirtschaftlich von Hand mit Excel und Word planen und umsetzen, die Rahmenbedingungen und Prozessketten sind dafür viel zu komplex geworden“, erklärt Paul. Schon seit über 20 Jahren nutzte Paul eine Softwarelösung für die Projektorganisation. Als die Weiterentwicklung der bisher eingesetzten Lösung stockte, suchte Paul nach einer zukunftssicheren Alternative.

Am Ende eines detaillierten Auswahlprozesses entschied sich paul Generalplaner für KUMAVISION project365, eine ERP-Branchensoftware für Projektentwickler auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Die neue ERP-Software bildet bei Paul das Herzstück. Hier werden nicht nur alle kaufmännischen Prozesse wie Kalkulationen, Anzahlungen, Abschlagsrechnungen oder die Abrechnung von Sonderwünschen erledigt. Die ERP-Software bringt zusätzlich eine umfangreiche Projektverwaltung mit. So lassen sich beispielsweise bereits in der Angebotsphase Kalkulationen mit einer Ressourcenplanung verknüpfen. Die durchgehende HOAI-Unterstützung ermöglicht eine systemgesteuerte Honorarabrechnung.

Parallel dazu werden effiziente Möglichkeiten der aufwandsbasierten Abrechnung geboten. „Die Tatsache, dass die KUMAVISION-Branchensoftware kaufmännische Aufgabenstellungen mit einer Projektverwaltung kombiniert, bildet die Basis für die Automatisierung zahlreicher Prozesse und schafft ganz neue Möglichkeiten zur Projekt- und Unternehmenssteuerung“, berichtet Paul.

Ob AVA-Lösung für Ausschreibungen, Bauplanung und Baustellenverwaltung, Bemusterungsmanagement oder Mängelverwaltung: Paul bindet zahlreiche branchenspezifische Lösungen an das neue ERP-System an. Das Ergebnis: Eine höchst flexible IT-Architektur, die aus Standardlösungen besteht, und so optimal an die eigenen Anforderungen abgestimmt ist. Die ERP-Software ist dabei stets das führende System. Daten wie Projektinformationen, Kontakte oder Mitarbeiterinformationen werden über Schnittstellen (API) automatisiert an die unterschiedlichen Lösungen übertragen.

Welche Möglichkeiten die Microsoft-Plattform in der Praxis eröffnet, zeigt eindrucksvoll der digitale Multiprojektraum. „Wir integrieren unterschiedliche Projektwelten mithilfe einer intelligenten, internetbasierten Plattform für Information-, Dokumentations- und Entscheidungsmanagement“, beschreibt Paul das Konzept.

Die Lösung auf Basis von Microsoft Teams und Microsoft SharePoint stellt alle relevanten Projektinformationen an einem zentralen Ort übersichtlich bereit. Ob allgemeine Rahmendaten, Planunterlagen, Checklisten, Protokolle oder Kontaktlisten: Alle Projektbeteiligten arbeiten dank der Cloud stets mit der aktuellen Version der Daten, das zeitaufwendige und fehleranfällige Versenden von Dateien per E-Mail entfällt. Im Hintergrund entlasten dabei automatisierte Workflows zwischen den Microsoft-Anwendungen die Mitarbeitenden von paul Generalplaner.

Wird beispielsweise in der ERP-Software Microsoft Dynamics 365 Business Central ein neues Projekt angelegt, werden automatisch in Microsoft Teams ein neues Team sowie eine neue Seite in Microsoft SharePoint mit definierten Projektstrukturen angelegt.

Der Einsatz von Building Information Management (BIM) ist von Anfang an fester Teil der Digitalisierungsstrategie des Unternehmens. Gebäude werden hier nicht nur in 2D und 3D vollständig digital modelliert, als 4. und 5. Dimension fließen zusätzlich Zeit und Kosten in das digitale Modell ein.

„Die Planung und Steuerung in 5 Dimensionen schafft mehr Planungssicherheit, reduziert den Zeitaufwand in der Angebotsphase und ermöglicht eine optimale Projektsteuerung und reibungslose Zusammenarbeit aller Beteiligten“, berichtet Paul. Auch hier sorgt die Anbindung der ERP-Software für jederzeit aktuelle Daten und vermeidet konsequent eine doppelte Datenerfassung.

Die digitalisierten Arbeitsplätze vereinfachen für paul Generalplaner nicht nur die standortübergreifende Zusammenarbeit, sondern auch das mobile Arbeiten, beispielsweise auf Baustellen oder bei Vor-Ort-Terminen bei Kunden.

Zudem steigert das Architekturbüro damit seine Attraktivität als Arbeitgeber: „Wir haben viele junge Mitarbeitende, die bereit sind, Verantwortung in den Projekten zu übernehmen und die dazu erforderlichen Werkzeuge auch einfordern. Mit unserer IT-Architektur rund um die KUMAVISION-Branchensoftware haben wir hier ein in der Branche wirklich führendes Angebot“, kommentiert Paul. Die Mitarbeitenden schätzen dabei besonders die vielseitigen Kommunikationsmöglichkeiten von Microsoft Teams, die sowohl intern als auch extern die Abstimmung zu den Projekten deutlich effizienter als etwa per E-Mail gestalten.

Auch wenn paul Generalplaner die neue IT-Architektur auf Basis von Standardlösungen aufgebaut hat, war die Einführung der KUMAVISION ERP-Branchensoftware kein Selbstläufer. Die Herausforderung lag dabei paradoxerweise in der Vielzahl der neuen Möglichkeiten, die die ERP-Software und die Microsoft-Plattform eröffneten. „Wir sind ein anspruchsvoller Kunde und mussten uns irgendwann bremsen, sonst wären wir nie fertig geworden. Wir haben aber eine sehr gute Balance gefunden und sind mit dem Live-Start absolut im Zeitplan geblieben.“

Während der Einführungsphase arbeitete Paul eng mit den Consultants von KUMAVISION zusammen und konnte wertvolle Impulse für die Weiterentwicklung des täglich genutzten HOAI-Moduls geben. Der Geschäftsführer schätzte dabei den Dialog auf Augenhöhe und das tiefe Verständnis für die branchenspezifischen Prozesse. Verbesserungsbedarf sieht Paul nur punktuell, beispielsweise beim Layout von Belegen, wo Microsoft nur eingeschränkte Gestaltungsmöglichkeiten bietet. „Letztlich gilt es aber auch hier kritisch abzuwägen, in welchem Verhältnis Nutzen und Aufwand für individuelle Anpassungen stehen“, kommentiert Paul.

Durchgehende Transparenz, mehr Flexibilität, zeit- und kostensparende Automatisierung und echte Benutzerfreundlichkeit: Für paul Generalplaner ist die Einführung der KUMAVISION-Branchensoftware für Projektdienstleister ein echter Erfolg. Aus Sicht von Geschäftsführer Paul bildet insbesondere die Flexibilität der neuen IT-Landschaft die Basis für mehr Wettbewerbsfähigkeit: „Wir können schnell auf neue Anforderungen gehen und die digitale Transformation unserer Branche so von der Spitze aus aktiv mitgestalten. Gleichzeitig tragen transparente Prozesse dazu bei, Risiken frühzeitig zu erkennen.“