20. August 2020

Die XRechnung – damit müssen Sie rechnen!

Die XRechnung kommt: Seit April 2020 müssen alle deutschen Behörden in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die XRechnung ist dabei der Standard, der die Methodik und das semantische Datenmodell vorgibt. Wichtig für alle Unternehmen: Ab dem 27. November 2020 dürfen Behörden Rechnungen über 1.000 Euro (netto) nur noch als XRechnung akzeptieren. Doch auch alle anderen Unternehmen profitieren von den Rechnungen im XML-Format. Denn wer keine PDF- oder Papierrechnungen mehr verarbeiten muss, spart Zeit und Geld.

Die XRechnung basiert auf der europäischen Norm EN 16931 – Electronic Invoice. Deutschland setzt damit die Vorgaben des Europäischen Komitees für Normung (CEN) um. Die Daten einer Rechnung werden dabei in eine normierte XML-Datei exportiert und elektronisch übertragen. Dadurch lassen sich alle relevanten Rechnungsdaten automatisch weiterverarbeiten und es können bei Bedarf auch weitere Unterlagen eingebunden werden.

 

Die Uhr tickt

Die XRechnung ist ab dem 27. November 2020 verpflichtend. Das bedeutet, dass Behörden Rechnungen nur noch annehmen dürfen, die als XRechnung gestellt werden. Da es sich um eine europäische Vorgabe handelt, wird sie sukzessive in der gesamten EU verbindlich werden. Wer nach dem 27. November 2020 eine Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber schickt, die nicht dem XRechnung-Standard entspricht, erlebt dann eine unangenehme Überraschung: Die Behörde darf die Rechnung nicht annehmen und wird sie daher auch nicht bezahlen. Wichtig: Herkömmliche PDF-Rechnungen gelten ebenfalls als nicht-korrekte elektronische Rechnungen im Sinne des XRechnung-Formats. Davon ausgenommen sind Rechnungen unter 1.000 EUR netto und Aufträge aus dem Verteidigungs- und Sicherheitsbereich.

 

Behörden in der Pflicht

Die zugrundeliegende Richtlinie bezieht sich ausschließlich auf Behörden. Das bedeutet, dass zwischen zwei privaten Unternehmen Rechnungen in jeglichem Format gestellt werden dürfen. Allerdings ist davon auszugehen, dass Konzerne nach der Umstellung auf die XRechnung den XML-Standard für ihre Lieferanten verpflichtend zu machen. Das heißt auch Unternehmen aller anderen Branchen müssen sich früher oder später mit der XRechnung auseinandersetzen. Besser früher, denn wer jetzt umstellt, gerät später nicht unter Zeitdruck.

 

Was zu tun ist

Wenn Unternehmen noch keinerlei elektronische Rechnungsverarbeitung im Haus haben, müssen die Prozesse in diesem Bereich komplett auf den Prüfstand und gegebenenfalls neu aufgesetzt werden. Zudem wird die Einführung einer Software erforderlich sein, die in der Lage ist, den XRechnung-Standard zu verarbeiten. Kunden der KUMAVISION, die ihre Rechnungen bereits mit der Dynamics-Erweiterung Document Capture erfassen, haben bereits die Basis, um auf XRechnung umzustellen. Sie benötigen lediglich ein Update auf die Version 6.00 und eine Erweiterung um das XML-Import Modul. Für die Ausgabe der XRechnung ist zudem noch die Lösung Document Output in Kombination mit dem Modul XML-Export erforderlich.

 

Mehr zur XRechnung: www.kumavision.com/xrechnung

deenit
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