23. Januar 2017

GoBD-Übergangsfrist abgelaufen: Das hat sich geändert

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) trat zwar bereits zum 1. Januar 2015 in Kraft, jetzt endete aber die Übergangsfrist. Seit dem 1. Januar 2017 sind alle Unternehmen, die einen Mindestumsatz von 17.000 Euro haben, verpflichtet, sich an diese Verwaltungsvorschrift zu halten. Das bedeutet, dass alle elektronisch generierten Daten, die letztlich einen Einfluss auf das Rechnungswesen haben, für die gesamte Dauer der Aufbewahrungspflicht die GoBD-Anforderungen erfüllen müssen. Dabei sind nicht nur die Belege betroffen, die direkt die Finanzbuchhaltung betreffen, sondern auch alle Aufzeichnungen aus Vor- und Nebensystemen, wie beispielsweise Lohn- und Gehaltsabrechnung, Anlagenbuchhaltung oder Warenwirtschaft. Auch die Daten, die von elektronischen Systemen, einschließlich Kassensystem und Registrierkassen oder elektronischen Waagen generiert werden, gehören dazu.

Die wichtigsten Grundsätze im Überblick

Unveränderbarkeit: Alle Buchungen und Aufzeichnungen dürfen grundsätzlich nicht verändert werden. Wenn etwa die Notwendigkeit einer Änderung der Kundenadresse nötig wird, muss die Änderung protokolliert werden und die alten Belege müssen ebenfalls aufbewahrt werden.

Die Aufbewahrungspflicht bezieht sich auf alle Unterlagen, die zur Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen notwendig sind. Belege müssen in der Form aufbewahrt werden, in der sie entstanden sind. Bei der elektronischen Speicherung muss der Beleg unverändert und maschinell lesbar bleiben. Deshalb ist bei Formatkonvertierungen Vorsicht geboten.

Verfahrensdokumentation muss in der Form geschehen, dass ein fachkundiger Dritter sich in angemessener Zeit einen Überblick über die finanzielle Situation verschaffen kann.

Um der Datensicherheit zu genügen, müssen alle steuerlich relevanten Daten vor Verlust oder unzulässiger Manipulation gesichert werden. Dazu gehört auch die strikte Zugangskontrolle zu den elektronischen Systemen, um dies zu verhindern.

Perfekt aufgestellt mit LS NAV

KUMAVISION-Kunden, die bereits die Retail-Komplettsoftware LS NAV einsetzen, können diesen Änderungen gelassen entgegen sehen: Die Software deckt die verschärften Anforderungen in der aktuellen Version ab. Gerne beraten wir Sie dazu.

deenit
Kontakt
Kontakt

 +49 800 5862876