XRechnung: ci devi contare!

L'XRechnung si basa sulla norma europea EN 16931 - Fattura elettronica. La Germania sta quindi implementando i requisiti del Comitato europeo di standardizzazione (CEN). I dati di una fattura vengono esportati in un file XML standardizzato e trasmessi elettronicamente.

Attualmente, le fatture vengono generalmente inviate come file PDF. Il destinatario deve quindi scansionarli e inserirli utilizzando il riconoscimento della grafia o anche manualmente in modo che possano essere elaborati nella contabilità finanziaria. Queste interruzioni dei supporti richiedono tempo e sono soggette a errori. Grazie alla XRechnung standardizzata, tutti i dati di fatturazione rilevanti possono essere elaborati automaticamente e, se necessario, possono essere integrati ulteriori documenti.

L'XRechnung è obbligatorio dal 27 novembre 2020. Ciò significa che le autorità possono accettare solo fatture emesse come XRechnung. Poiché si tratta di un requisito europeo, diventerà gradualmente vincolante in tutta l'UE. In alcuni paesi, lo standard è già obbligatorio. Ciò significa che tutte le aziende, gli emittenti di fatture oi destinatari delle fatture devono essere in grado di inviare ed elaborare XRechnungen entro la fine di novembre.

Chi invia una fattura a un cliente pubblico dopo il 27 novembre 2020 non conforme allo standard XRechnung sperimenterà una spiacevole sorpresa: l'autorità non è autorizzata ad accettare la fattura e quindi non la pagherà. Importante: le fatture PDF convenzionali non sono considerate fatture elettroniche corrette nel senso del formato XRechnung.

La linea guida sottostante si riferisce esclusivamente alle autorità. Ciò significa che le fatture in qualsiasi formato possono ancora essere inviate tra due società private. Tuttavia, si può presumere che le aziende utilizzeranno la conversione a XRechnung per rendere questo standard obbligatorio per i loro fornitori. Pertanto, l'XRechnung si affermerà molto probabilmente a poco a poco nel settore privato.

Nessuna regola senza eccezioni. Questo vale anche per XRechnung. Si può derogare allo standard obbligatorio per:

• Fatture fino a 1.000 euro netti
• Contratti di difesa e sicurezza

Atto! Soprattutto se non esiste ancora un'elaborazione interna delle fatture elettroniche, i processi in quest'area devono essere completamente rivisti e, se necessario, rifatti. Inoltre, sarà necessario introdurre un software in grado di elaborare lo standard XRechnung.

Anche se le aziende non hanno contatti commerciali con le amministrazioni aggiudicatrici, dovrebbero affrontare l'argomento prontamente. Perché c'è da aspettarsi la rapida espansione dello standard nel settore privato.

Per essere pronte a inviare fatture elettronicamente, le aziende hanno bisogno solo di due cose: da un lato, il modulo KUMAVISION EDX, che consente lo scambio elettronico di dati con terze parti e può essere facilmente aggiunto a qualsiasi software ERP. È inoltre necessario incaricare un fornitore di servizi come crossinx che abbia accesso a un punto di accesso certificato e che gestisca la trasmissione dei dati.

La creazione di un file XML che resista al test non è sufficiente da sola per la corretta implementazione di XRechnung. La trasmissione crittografata deve inoltre essere elaborata tramite una rete protetta a cui è possibile accedere solo tramite un punto di accesso certificato.

Esistono vari fornitori di punti di accesso registrati che convertono i dati trasferiti nel formato richiesto per l'invio e li inviano su una rete protetta. KUMAVISION lavora con il fornitore di servizi crossinx, una società tedesca certificata GoBD che supporta lo scambio di documenti con milioni di aziende e amministrazioni in tutto il mondo.