Con la digitalizzazione, la quantità di informazioni da elaborare è in costante aumento: le fatture vengono inviate a clienti e partner ogni giorno, la comunicazione avviene principalmente via e-mail. Esistono anche documenti cartacei come i contratti. Tutti questi documenti devono essere archiviati, ordinati e archiviati per rendere accessibili le informazioni in essi contenute. Un compito lungo e complesso.
Un sistema di gestione dei documenti (DMS) supporta aziende e istituzioni nella digitalizzazione di processi come l'archiviazione, l'amministrazione e la tracciabilità dei documenti. L'archiviazione centralizzata di tutte le informazioni rilevanti in un unico luogo solleva i dipendenti dalle attività amministrative e li libera per i compiti veramente importanti. Inoltre, un DMS garantisce che tutte le informazioni siano sempre facili da trovare, ad esempio nel caso di una verifica fiscale.
Approfitta di una maggiore chiarezza grazie a un archivio centrale per tutti i documenti e risparmia denaro per l'amministrazione degli archivi cartacei.
I documenti digitali costituiscono la base per i processi automatizzati tra tutti i reparti che migliorano la collaborazione. Ciò riduce i tempi di elaborazione e riduce i costi.
Le modifiche a un documento vengono registrate senza lacune e registrate in modo a prova di audit. Ciò significa che tutti i processi di lavorazione possono essere tracciati in qualsiasi momento.
Tutti i documenti pertinenti per un processo specifico sono chiaramente definiti, in modo da poter fornire informazioni in qualsiasi momento - a clienti, fornitori di servizi e autorità.
Tutti i dati sono archiviati in base ai requisiti legali e anche i dati sensibili possono essere protetti. Come mantenere i periodi di conservazione e migliorare la conformità.
Tutte le informazioni sono disponibili anche in viaggio, in modo che i tuoi dipendenti possano lavorare ovunque.
A differenza dei sistemi di gestione dei documenti, i sistemi di gestione dei contenuti aziendali (ECM) non si limitano alla gestione dei documenti elettronici. I compiti di un ECM includono l'archiviazione, il backup, la fornitura, il consolidamento e la distribuzione di tutte le informazioni. Ciò richiede l'interazione di varie soluzioni software come un sistema di gestione dei contenuti Web e un sistema di gestione dei documenti.
In quanto produttore leader di sistemi ECM, ELO Digital Office GmbH offre soluzioni digitali per vari processi aziendali:
KUMAVISION ti supporta nella selezione, implementazione e durante il funzionamento dal vivo del tuo sistema DMS o ECM.
Automatizza sempre compiti di routine ricorrenti - senza alcuna programmazione complessa. Con l'aiuto di flussi di lavoro definiti, è possibile controllare in modo trasparente ed elaborare in modo efficiente i processi, ad esempio per richieste di ferie, richieste di requisiti o revisioni delle fatture. L'editor di moduli intuitivo e facile da usare con elenchi di parole chiave e tipi di nodi predefiniti semplifica la creazione di moduli personalizzati che fungono da base del flusso di lavoro. Puoi anche aggiungere una notifica e-mail automatica con pochi clic. Le procedure guidate e le serie di regole già pronte aiutano a definire le singole fasi di elaborazione fino a intere sequenze di processo e a salvarle per l'elaborazione automatica.
Elaborando le regole definite allo stesso modo, i documenti, ad esempio, vengono sempre archiviati automaticamente nella stessa struttura di cartelle e sempre con la stessa nomenclatura, qualunque sia la tua La qualità e l'efficienza dei dati sono aumentate enormemente. L'uso di script Java è anche possibile per attività ancora più complesse.
In modo da avere sempre in vista lo stato di elaborazione corrente dei flussi di lavoro, ELO offre una panoramica chiara Strumento di monitoraggio. In questo modo puoi vedere in qualsiasi momento quale documento si trova attualmente nel flusso di lavoro, se i tempi sono stati superati e chi deve svolgere quali attività. Un altro vantaggio: grazie allo strumento di monitoraggio, sei sempre disponibile a rispondere alle domande dei clienti.
Un flusso continuo di informazioni all'interno dell'azienda è la base per i processi digitalizzati. Tuttavia, tutti i sistemi devono collaborare perfettamente per questo. Ciò è reso possibile dalle interfacce che garantiscono uno scambio regolare di informazioni tra i sistemi ERP e DMS. Grazie all'integrazione diretta, tutti i dati rilevanti per l'azienda sono disponibili in ogni momento e per tutti i dipendenti e possono essere facilmente utilizzati per i processi successivi. Grazie alla perfetta interazione, le aziende beneficiano di processi integrati e processi automatizzati. È anche possibile utilizzare le funzionalità DMS direttamente nella soluzione ERP. Ciò significa che gli utenti non devono abbandonare il loro normale ambiente di lavoro e possono svolgere tutte le attività direttamente in un sistema.
Con una vasta conoscenza sia di DMS che di ERP, KUMAVISION ti supporta nella digitalizzazione dei tuoi processi aziendali. I nostri consulenti e sviluppatori hanno molti anni di esperienza pratica in una vasta gamma di settori e possono combinare perfettamente i requisiti di ERP e DMS. Per un'interazione ancora migliore di tutti i sistemi.
Prima, durante o dopo l'implementazione del sistema DMS: con KUMAVISION hai sempre un partner affidabile al tuo fianco che ti supporta in tutte le questioni relative alla digitalizzazione.
KUMAVISION è un partner commerciale ELO ed è quindi parte di una rete mondiale che offre alle aziende di medie dimensioni in numerosi paesi la consulenza perfetta sull'uso delle soluzioni aziendali di ELO Digital Office GmbH. Nel corso della stretta collaborazione, KUMAVISION influenza lo sviluppo del prodotto e può quindi attuare direttamente i desideri dei propri clienti.
BauGrund Süd standardizza e automatizza l'archiviazione dei documenti con ELO
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