Gestione efficiente dei documenti

Per i processi digitali nella tua azienda

Gestione efficiente dei documenti

Per i processi digitali nella tua azienda

Con la digitalizzazione, la quantità di informazioni da elaborare è in costante aumento: le fatture vengono inviate a clienti e partner ogni giorno, la comunicazione avviene principalmente via e-mail. Esistono anche documenti cartacei come i contratti. Tutti questi documenti devono essere archiviati, ordinati e archiviati per rendere accessibili le informazioni in essi contenute. Un compito lungo e complesso.

Un sistema di gestione dei documenti (DMS) supporta le aziende e le istituzioni nella digitalizzazione di processi come l'archiviazione, l'amministrazione e il monitoraggio dei documenti. La memorizzazione centralizzata di tutte le informazioni rilevanti in un unico posto allevia i dipendenti dalle attività amministrative e consente di risparmiare tempo per le attività davvero importanti. Inoltre, un DMS garantisce che tutte le informazioni siano sempre facili da trovare, ad esempio nel caso di una verifica fiscale.

Archiviazione strutturata

Approfitta di una maggiore chiarezza grazie a un archivio centrale per tutti i documenti e risparmia denaro per l'amministrazione degli archivi cartacei.

Flussi di lavoro efficienti

I documenti digitali costituiscono la base per i processi automatizzati tra tutti i reparti che migliorano la collaborazione. Ciò riduce i tempi di elaborazione e riduce i costi.

Processi trasparenti

Le modifiche a un documento vengono registrate senza lacune e registrate in modo a prova di audit. Ciò significa che tutti i processi di lavorazione possono essere tracciati in qualsiasi momento.

Trova invece di ricerca

Tutti i documenti pertinenti per un processo specifico sono chiaramente definiti, in modo da poter fornire informazioni in qualsiasi momento - a clienti, fornitori di servizi e autorità.

Archiviazione conforme alle leggi

Tutti i dati sono archiviati in base ai requisiti legali e anche i dati sensibili possono essere protetti. Come mantenere i periodi di conservazione e migliorare la conformità.

Accesso mobile

Tutte le informazioni sono disponibili anche in viaggio, in modo che i tuoi dipendenti possano lavorare ovunque.

Che cos'è un sistema di gestione dei contenuti aziendali?

A differenza dei sistemi di gestione dei documenti, i sistemi di gestione dei contenuti aziendali (ECM) non si limitano alla gestione dei documenti elettronici. I compiti di un ECM includono l'archiviazione, il backup, la fornitura, il consolidamento e la distribuzione di tutte le informazioni. Ciò richiede l'interazione di varie soluzioni software come un sistema di gestione dei contenuti Web e un sistema di gestione dei documenti.

Soluzioni su misura per la tua azienda

In quanto produttore leader di sistemi ECM, ELO Digital Office GmbH offre soluzioni digitali per vari processi aziendali:

  • Archiviazione a prova di audit
  • Gestione e-mail
  • Gestione dei candidati e gestione del personale
  • Elaborazione delle fatture e gestione delle fatture
  • Contract Management
  • Gestione dei visitatori
  • Knowledge Management
  • Stanze di progetto virtuali

KUMAVISION ti supporta nella selezione, implementazione e durante il funzionamento dal vivo del tuo sistema DMS o ECM.

Punti salienti e funzioni di ELO Business Solutions

Designer del flusso di lavoro

Archiviazione delle stampe

Inserimento documenti

Ricerca intelligente

Archiviazione e-mail

Integrazione con Outlook

file di clienti

Flussi di lavoro elettronici

Automatizza sempre compiti di routine ricorrenti - senza alcuna programmazione complessa. Con l'aiuto di flussi di lavoro definiti, è possibile controllare in modo trasparente ed elaborare processi in modo efficiente, ad esempio per richieste di ferie, richieste di requisiti o controlli delle fatture. L'editor di moduli intuitivo e facile da usare con elenchi di parole chiave e tipi di nodo predefiniti semplifica la creazione di moduli personalizzati, che fungono da base per i flussi di lavoro. È anche possibile aggiungere una notifica e-mail automatica con pochi clic. Le procedure guidate e le regole predefinite consentono di definire singole fasi di elaborazione fino a flussi di processo completi e di salvarle per l'elaborazione automatica.

Elaborando le regole definite allo stesso modo, i documenti, ad esempio, vengono sempre archiviati automaticamente nella stessa struttura di cartelle e sempre con la stessa nomenclatura, qualunque sia la tua La qualità e l'efficienza dei dati sono aumentate enormemente. L'uso di script Java è anche possibile per attività ancora più complesse.

In modo da avere sempre in vista lo stato di elaborazione corrente dei flussi di lavoro, ELO offre una panoramica chiara Strumento di monitoraggio. In questo modo puoi vedere in qualsiasi momento quale documento si trova attualmente nel flusso di lavoro, se i tempi sono stati superati e chi deve svolgere quali attività. Un altro vantaggio: grazie allo strumento di monitoraggio, sei sempre disponibile a rispondere alle domande dei clienti.

Processi coerenti grazie all'integrazione ERP

Un flusso continuo di informazioni all'interno dell'azienda è la base per i processi digitalizzati. Tuttavia, tutti i sistemi devono collaborare perfettamente per questo. Ciò è reso possibile dalle interfacce che garantiscono uno scambio regolare di informazioni tra i sistemi ERP e DMS. Grazie all'integrazione diretta, tutti i dati rilevanti per l'azienda sono disponibili in ogni momento e per tutti i dipendenti e possono essere facilmente utilizzati per i processi successivi. Grazie alla perfetta interazione, le aziende beneficiano di processi integrati e processi automatizzati. È anche possibile utilizzare le funzionalità DMS direttamente nella soluzione ERP. Ciò significa che gli utenti non devono abbandonare il loro normale ambiente di lavoro e possono svolgere tutte le attività direttamente in un sistema.

Tutti i vantaggi a colpo d'occhio

  • Processi automatizzati e accelerati: Gli utenti lavorano con la familiare interfaccia di Microsoft Dynamics e non necessitano di ulteriori conoscenze
  • Panoramica completa: tutte le operazioni e transazioni a colpo d'occhio, ad es. B. può essere verificato direttamente da Microsoft Dynamics se è stato archiviato correttamente
  • Più trasparenza: collegando i dati ERP con i documenti sottostanti
  • Facilmente personalizzabile: Modifiche e miglioramenti delle funzionalità sono possibili in qualsiasi momento senza conoscenze di programmazione
  • Rispetto delle normative: Soddisfa tutti i requisiti legali relativi all'archiviazione e alla disponibilità di informazioni rilevanti per l'azienda
  • Nessuna doppia modifica: Tutte le impostazioni necessarie sono mantenute centralmente in un unico posto

KUMAVISION - il tuo partner per la digitalizzazione

Con una vasta conoscenza sia di DMS che di ERP, KUMAVISION ti supporta nella digitalizzazione dei tuoi processi aziendali. I nostri consulenti e sviluppatori hanno molti anni di esperienza pratica in una vasta gamma di settori e possono combinare perfettamente i requisiti di ERP e DMS. Per un'interazione ancora migliore di tutti i sistemi.

Prima, durante o dopo l'implementazione del sistema DMS: con KUMAVISION hai sempre un partner affidabile al tuo fianco che ti supporta in tutte le questioni relative alla digitalizzazione.

1

Implementazione professionale

Affinché una soluzione DMS abbia un impatto ottimale sulla produttività e sui costi dell'azienda, la fase di implementazione è di fondamentale importanza. Con l'obiettivo di KUMAVISION, KUMAVISION ha quindi sviluppato un metodo di implementazione professionale che garantisce una procedura strutturata, trasparente e integra tutte le aree dell'azienda e dei dipendenti coinvolti. Perché l'esperienza di oltre 1.700 lanci di successo dimostra che solo se il software viene accettato dagli utenti è possibile ottenere un vero inizio regolare e un uso produttivo permanente.
3

Gli anni di esperienza

Con oltre 20 anni di esperienza e oltre 1.700 progetti software di successo, KUMAVISION ha una vasta esperienza nello sviluppo e nell'implementazione di soluzioni aziendali. Microsoft come partner tecnologico, un ulteriore sviluppo continuo e un forte team di assistenza e supporto garantiscono la massima sicurezza per il futuro e gli investimenti.
2

Supporto a lungo termine

Dopo il successo del lancio di ELO, continueremo ad esserci per te. Il nostro supporto è al tuo fianco con aiuto e consigli. Trasmettiamo inoltre la nostra vasta esperienza nell'implementazione del progetto KUMAVISION come target nell'area di supporto. Dopo l'avvio produttivo, il nostro concetto di servizio integra perfettamente la metodologia di progetto obiettivo KUMAVISION, con cui il vostro progetto è stato introdotto con successo. I nostri account account manager (SAM) sono a vostra disposizione in caso di supporto, ad esempio per telefono, e-mail, supporto remoto (accesso remoto) e in loco.
4

Crescere insieme

Proprio come la tua azienda non dovrebbe fermarsi, anche una moderna soluzione DMS deve essere equipaggiata per esigenze e desideri futuri. Con le soluzioni di ELO e KUMAVISION come partner di progetto esperto, puoi facilmente crescere: estensioni come nuovi moduli funzionali o l'integrazione di ulteriori aree aziendali possono essere implementate sia durante un progetto in corso che dopo l'implementazione.
Partner commerciale ELO

Partner commerciale ELO

KUMAVISION è un partner commerciale ELO ed è quindi parte di una rete mondiale che offre alle aziende di medie dimensioni in numerosi paesi la consulenza perfetta sull'uso delle soluzioni aziendali di ELO Digital Office GmbH. Nel corso della stretta collaborazione, KUMAVISION influenza lo sviluppo del prodotto e può quindi attuare direttamente i desideri dei propri clienti.

Perforazione per il calore - invece di dati

BauGrund Süd standardizza e automatizza l'archiviazione dei documenti con ELO

Leggi il riferimento ora

La tua strada per un ufficio senza carta

I nostri esperti ti mostreranno come trarre vantaggio dai vantaggi di un sistema di gestione dei documenti e collaboreranno con te per sviluppare una roadmap per l'implementazione nella tua azienda.

Gestione dei documenti Verso l'ufficio senza carta
deenit
Contatto
La tua persona di contatto
martin birkhold

Martin Birkhold

+49 7544 966 200