Panoramica del progetto con il semplice tocco di un pulsante

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Foglio di calcolo Excel con tappe, e-mail con attività in Outlook, un grande calendario da parete per la pianificazione delle ferie. Numerose note, una calcolatrice per il calcolo e una pila di fatture in entrata copiate. Certo, lo schermo è pieno di post-it, il telefono sta suonando senza interruzioni, il caffè è diventato da molto freddo - e poi il tuo capo è in piedi davanti alla tua scrivania chiedendo lo stato attuale del progetto. Certo, lo stesso e magnificamente preparato come modello per il prossimo incontro.

Ogni project manager e project manager conosce questo scenario e il conseguente ritmo frenetico. Cosa pochi sanno: con soluzioni software integrate per la gestione dei progetti, la richiesta del capo sopra descritta può essere risolta con un clic del mouse. Comprese figure chiave, diagrammi e confronto obiettivo / effettivo.

Integrazione anziché soluzioni isolate

La parola chiave è "integrata". Integrato significa niente di meno che elaborare tutti i dati, i processi e le informazioni nel software. E in tutta l'azienda e tra i vari dipartimenti. Sotto il termine "ERP", tali soluzioni software sono state ampiamente utilizzate nell'industria per molti anni. Sempre più spesso le aziende di altri settori stanno scoprendo i vantaggi delle soluzioni integrate. Sempre più fornitori di servizi di progetto come. Ad esempio, studi di ingegneria, società di consulenza o software house optano per soluzioni integrate e quindi contro l'uso di soluzioni isolate isolate.
Perché una soluzione integrata copre tutte le aree di responsabilità dell'azienda e comprende anche la contabilità finanziaria completa. Tutti i dati sono quindi in un unico sistema e possono essere assegnati a diversi progetti, clienti e ordini. I dati devono essere raccolti una sola volta e sono automaticamente disponibili per tutti i dipendenti in tutta l'azienda. Il doppio - e quindi soggetto a errori - il mantenimento delle informazioni viene eliminato.

Il tempo è denaro

La registrazione coerente dei tempi è essenziale per tutte le aziende che lavorano con i progetti. In molte aziende, i fogli di presenza vengono utilizzati su carta, che vengono raccolti alla fine della settimana o del mese e inseriti manualmente. Le soluzioni integrate hanno un approccio diverso: i tempi vengono registrati direttamente sul PC, quando si verificano. A tal fine, le soluzioni integrate forniscono ai dipendenti una maschera chiara in cui è possibile registrare convenientemente lo sforzo di progetto e tempo. I progressi del progetto e del budget sono sempre sincronizzati. I project manager vedono immediatamente quando i sottoprogetti o le singole attività superano il budget orario. Per inciso, anche gli impiegati che lavorano con i clienti sul posto, ad esempio, sono presi in considerazione sullo smartphone grazie alla registrazione del tempo mobile.

Contabilità finanziaria come standard a bordo

Soprattutto con i fornitori di servizi di progetto di piccole e medie dimensioni, è consuetudine esternalizzare completamente la contabilità finanziaria. Ciò che appare convenientemente a prima vista, ha spesso conseguenze fatali: Se le spese materiali e di viaggio, le fatturazioni dei fornitori di servizi esterni e liberi professionisti o diritti di licenza sono disponibili fino alla fine del mese o anche alla fine del trimestre, il risultato è una visione distorta delle economie di progetti: Presumibilmente redditizio Gli ordini scivolano in rosso in un colpo solo. Una soluzione integrata quindi include sempre la contabilità finanziaria. I costi occasionali e pianificati sono presi in considerazione nelle valutazioni in qualsiasi momento.
Lo stato attuale del progetto non è solo una panoramica degli obiettivi e dei traguardi che raggiungono, attraverso attività aperte e completati, ma anche i costi futuri in precedenza appannato e attesi. I project manager possono identificare imminenti superamenti del budget in una fase iniziale e contrastarli in tempo utile.
Cosa significa per te come project manager e project manager:

  • Capacità garantita di fornire informazioni: se un processo relativo al progetto è registrato da qualche parte nell'azienda, questa informazione è immediatamente disponibile. Hai accesso a tutti i costi, gli appuntamenti e le attività.
  • Rapporti generati automaticamente: per il controllo del progetto, ad esempio, non è più necessario raccogliere e preparare i dati da origini diverse. Il software lo fa automaticamente per te - e sempre basato sui numeri correnti.
  • Pianificazione integrata delle risorse: nella pianificazione del progetto, avete accesso a tutte le risorse e identificate anticipatamente i colli di bottiglia imminenti. Se si passa attraverso scenari if-then, il sistema considera automaticamente le festività o part-time.
  • Vista di progetto combinata: i progressi del progetto e del budget possono essere sincronizzati in qualsiasi momento, dal momento che sono disponibili attività e milestone, nonché i dati della contabilità finanziaria.
  • Conveniente fatturazione del progetto: dal momento che tutte le informazioni rilevanti, come le milestone raggiunte, sono gestite nel sistema, è possibile risolvere i problemi relativi al progetto. B. piano di progresso, impegno o di pagamento.
  • Processi più veloci: molti processi simili. Ad esempio, l'audit delle fatture in entrata o il rilascio di offerte possono essere digitalizzati e quindi notevolmente accelerati.

Conclusione: più tempo per le competenze chiave

Le soluzioni integrate accendono non solo la gestione dei progetti e il controllo dei progetti, ma anche il livello successivo di efficienza per l'intera azienda. Tutti i dati e i processi sono registrati ed elaborati in un unico sistema. Di conseguenza, problemi come la manutenzione dei dati duplicati, la perdita di informazioni o le cifre chiave obsolete che causano l'uso di soluzioni isolate appartengono ormai al passato. I dipendenti sono sollevati in modo sostenibile dalle lunghe attività amministrative. Allo stesso tempo, la trasparenza del progetto aumenta con le cifre chiave attuali. Il risultato: più produttività, più qualità dei processi e quindi maggiore soddisfazione del cliente.

 

 

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