Mai più caos nel progetto

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Tutto nella zona verde: i numeri negli elenchi di Excel annunciano che la prossima sezione del progetto sarà raggiunta in Time, Scope e Budget. Non c'è niente come una pianificazione del progetto pulita! Stupido solo se i numeri registrati negli elenchi di Excel non corrispondono alla realtà. Pertanto, un'importazione di dati dal software di registrazione del tempo rivela che le ore di lavoro di 80 sono state sostenute, ma non sono state ancora incorporate nel controllo del progetto. Inoltre, la fattura di un fornitore non è stata ancora trasferita per errore. Inoltre, la visione della pianificazione delle vacanze e dei congedi per malattia rivela che gli esperti richiesti non saranno disponibili nella prossima fase del progetto.

La domanda chiave è: come può essere evitato? Come non perdere mai traccia dei miei progetti?

Sempre aggiornato

Il nemico di qualsiasi gestione progettuale di successo sono i dati mancanti o obsoleti. Perché forniscono un’immagine distorta dello stato del progetto. E i dati obsoleti emergono sempre quando c’è una latenza tra la raccolta dei dati e l’elaborazione o la valutazione. Ad esempio, se i dipendenti registrano i propri orari di lavoro su fogli presenze e li consegnano al cliente solo dopo diversi giorni presso la sede del cliente, che poi li registra manualmente dopo altri tre giorni lavorativi (ed eventualmente legge e inserisce un "2" scritto a mano come "8"). Oppure quando le fatture dei fornitori passano per la prima volta attraverso un software di fatturazione, i cui dati vengono trasferiti al software di gestione del progetto o al sistema ERP solo dopo pochi giorni. In breve: tempi di latenza e quindi dati obsoleti si verificano sempre quando le informazioni devono oltrepassare i confini del sistema, quando il flusso di dati viene interrotto da interruzioni dei media.

Quindi si tratta di eliminare le barriere. E quello può essere - questa è la spiacevole verità - non raggiunto dal dottorato, ma solo da un cambiamento di sistema fondamentale. Sarebbe possibile collegare i singoli sistemi dell'isola tramite interfacce. Registrazione del tempo con project management, contabilità finanziaria con acquisti e così via. Ma: richiede molto tempo, aggiorna il prossimo programma all'inferno ed è soggetto a errori. Con un'interfaccia, devi costantemente assicurarti che ciò che A sta rilasciando sia ciò che arriva a B - e l'esperienza ha dimostrato che ciò causa sempre problemi.

Nessun silos di dati

Un flusso di dati davvero indisturbato può essere ottenuto solo se tutti i dati, in realtà tutti, accumulati sono gestiti in un database. Dall'attività di vendita iniziale alla performance, dall'offerta alla fattura, dal piano di progetto alla realizzazione. Ed ecco che arriva il progetto KUMAVISION365 nel gioco. La soluzione è basata su Microsoft Dynamics 365 Business Central, un sofisticato ambiente software aziendale. In quanto piattaforma modulare, garantisce una perfetta interazione delle funzionalità ERP e CRM, Office 365, Power BI così come altre applicazioni e stabilisce processi, flussi di lavoro e valutazioni coerenti. Tutti i dati sono combinati in un modello di dati integrato e lo scambio di dati avviene senza alcuna interfaccia.

Progetto KUMAVISION365 fornisce importanti funzionalità specifiche del settore. Pianificazione trasparente del progetto, opzioni di fatturazione in base allo sforzo, al piano di pagamento o all'avanzamento. Le ore di lavoro o le spese di viaggio sono registrate direttamente nel sistema, nonché fatture dei fornitori o altri costi esterni. E poiché tutto è insieme, uno sguardo alle cifre del controllo del progetto offre una visione libera della realtà dello stato del progetto, accurata al secondo. Di conseguenza, esiste un database in cui i tempi imminenti e i sovraccarichi del budget possono essere rilevati in tempo utile in modo da avere il tempo di contrastare questo. Per inciso, questo può essere esteso a tutta l'azienda: con i relativi KPI (cifre chiave), i report possono essere generati premendo un pulsante - i giorni di raccolta dei dati da un'ampia varietà di fonti vengono annullati senza sostituzione.

Una conclusione

E questo ci riporta alla domanda iniziale: come non perdere mai più traccia dei miei progetti? Con un database unificato, una piattaforma di business modulare e una soluzione industriale intelligente che collega tutte le unità aziendali tra loro, aumentando così l'efficienza e la trasparenza.

 

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