Microsoft Teams: il futuro della comunicazione

Ralf Riethmuller

Dirige il reparto servizi di KUMAVISION. In questo ruolo, l'esperto di tecnologia è anche responsabile di Cloud, Team e ufficio 365

Microsoft Teams ha aiutato molte aziende durante i blocchi della pandemia. Il nostro esperto di team Ralf Riethmüller vede di più nello strumento, ovvero un vero punto di svolta per la comunicazione interna ed esterna. In questo post sul blog spiega perché non ci sarà modo per aggirare la piattaforma di collaborazione in futuro e cosa si può ancora fare con lo strumento se non tenere riunioni virtuali.

Durante la pandemia di corona, molte aziende hanno scoperto da sole Microsoft Teams. Era ovvio perché era in ufficio 365 Questo è ciò che usa la maggior parte delle aziende e perché è ottimo per chat e videoconferenze: una soluzione di emergenza per rimanere in grado di agire dall'ufficio di casa durante la pandemia. Tuttavia, se vedi lo strumento come un telefono con un servizio di messaggistica integrato, la maggior parte del suo potenziale viene sprecato nelle profondità dell'applicazione. E sempre più lo notano. Mostra poco a poco le possibilità quasi illimitate che questa piattaforma offre. Non voglio sporgermi troppo dalla finestra, ma credo che i team diventeranno lo strumento centrale nella collaborazione interna e nella comunicazione con clienti, fornitori e altri stakeholder. E poiché ultimamente la parola "rivoluzione" è stata usata in modo un po' inflazionistico nell'ambiente IT, mi limito alla previsione che i team diventeranno uno strumento come Windows: tutti ce l'hanno, tutti lo usano.

Come arrivo a questa ripida tesi?

Quasi tutto può essere integrato in Microsoft Teams: Teams non è un software autonomo, ma una piattaforma. Ciò significa che la gamma di funzioni può essere ampliata quasi a piacimento. Chiunque si sia mai preso lo sforzo di navigare tra le app offerte saprà di cosa sto parlando. Ci sono lavagne su cui più persone possono sviluppare idee contemporaneamente durante incontri creativi. O pianificatori di attività, con cui è possibile assegnare ed elaborare le attività in modo trasparente. Ci sono app per la gestione agile dei progetti, mappe mentali, sondaggi, gestione delle vacanze e persino gestione della salute in ufficio. In questo modo ogni utente può mettere insieme un ambiente funzionale e ottimale per il proprio modo di lavorare. Il Microsoft Store non conosce quasi limiti in questo senso. È bello per i singoli dipendenti. Ma diventa davvero prezioso quando fai ciò che suggerisce il nome della piattaforma: lavorare in team.

Microsoft Teams fornisce informazioni da tutte le aree in modo mirato: Supponiamo che il reparto vendite abbia stabilito il proprio team in un'azienda. In questo gruppo ha senso integrare un dashboard da Power BI. Tutti i membri ora hanno accesso diretto ai loro dati di vendita rilevanti dall'interno dei team e non devono aprire un nuovo programma. All'inizio non sembra molto spettacolare. Ma lo stesso vale per, ad esempio Microsoft Dynamics 365 CRM e Microsoft Dynamics 365 Centrale degli affari. Grazie alla perfetta integrazione, i record di dati possono essere visualizzati tramite un collegamento in Microsoft Teams. Il personale di vendita vede direttamente nei team quali dati di vendita hanno, quali sono le opportunità di vendita con un cliente specifico e può richiamare i dati da un ordine speciale, senza nemmeno dover modificare l'applicazione una volta. Niente più noiose ricerche di informazioni da tutte le possibili applicazioni. Anche il flusso di e-mail è contenuto e la comunicazione è più precisa: nelle chat dei team, un gruppo definito di persone scambia messaggi, distribuisce compiti tramite un pianificatore di attività e integra in ogni messaggio dati, fatti e cifre provenienti dai sistemi collegati. Questa gestione professionale delle informazioni rende i team il fulcro della comunicazione interna. E già che ci siamo: anche l'esterno. Perché clienti, fornitori e altri stakeholder possono essere integrati direttamente nei team, il che ottimizza anche lo scambio reciproco di informazioni con questi gruppi.

E per quanto riguarda i documenti?

Se hai Microsoft Teams, non hai più bisogno di un file server: Questa non è una novità per le aziende che gestiscono un sistema di gestione dei documenti. Integri semplicemente il tuo DMS nel tuo sistema ERP e tutti i documenti sono disponibili. Ma anche coloro che hanno lavorato in precedenza con i file server possono ritirarli. Ogni dipendente può utilizzare il proprio spazio di archiviazione di 1 terabyte su Microsoft OneDrive per i propri dati. Dovrebbe bastare. Le informazioni generali sull'azienda come i regolamenti aziendali o i dati sui prodotti sono molto migliori e più trasparenti su Sharepoint. Tutti i dati relativi al progetto o al reparto possono essere archiviati in team opportunamente configurati e sono disponibili proprio per le persone che ne hanno bisogno.

E se perdo traccia della massa di informazioni disponibili?

Molte cose in Microsoft Teams sono autoesplicative grazie ai chatbot integrabili: Conosciamo chatbot di vari siti Web che a volte sono più o meno utili nel rispondere alle domande. Questi risolutori di problemi intelligenti possono anche essere integrati nei team. Alcuni sono pronti per l'uso in Microsoft AppSource, come C: AI Adoption Bot, che risponde alle domande sui team e sulle sue funzioni. Ma è anche possibile addestrare il proprio bot. Questo può supportare i dipendenti con domande interne e guidarli. Una domanda classica che si ripresenta continuamente in ogni azienda: come funziona la contabilità delle spese di viaggio? Il chatbot risponde a queste e ad altre domande in base alle informazioni memorizzate, senza che un dipendente dell'amministrazione debba impiegare più tempo. I bot sono utili anche durante la ricerca di documenti su un cliente o un argomento specifico e consentono di risparmiare molto tempo. Fondamentalmente puoi dire: ogni volta che si tratta di trovare informazioni memorizzate nel gioco domanda-risposta, i robot sono tuoi amici. (Leggi ora: Post sul blog Lascia che lo faccia il bot!)

Se i team possono fare così tanto, come faccio a non perdermi nella giungla delle funzionalità durante l'introduzione?

Microsoft Teams deve essere sempre integrato in una strategia di digitalizzazione di livello superiore: Per quanto bello sia il potenziale funzionale quasi inesauribile delle squadre, con così tante possibilità c'è sempre il rischio di una crescita selvaggia. Non esiste una ricetta generale per come dovrebbe essere un'introduzione ottimale alla squadra. Così come? Le informazioni fornite e i team strutturati devono essere adattati all'azienda. L'attenzione si concentra su domande come: Di cosa ho bisogno per la mia attività? Come posso ottimizzare i miei processi? Come posso offrire valore aggiunto ai miei clienti? Ciò si traduce poi nella sfida di trovare gli strumenti giusti per l'implementazione e l'elaborazione di un piano di sviluppo IT. Se segui gli argomenti relativi alla trasformazione digitale in KUMAVISION, questo approccio potrebbe suonarti familiare. Perché è il processo che la nostra consulenza sulla digitalizzazione consiglia sulla strada della trasformazione digitale. Non importa quale sia il risultato di queste domande nella tua azienda, sono sicuro che i team giocheranno un ruolo enorme nel risolverle.