Jens Bornemann
È un consulente senior presso KUMAVISION.
Molte aziende utilizzano da anni soluzioni ERP collaudate, spesso in versioni che non riflettono più il ciclo di vita attuale. Perché? Perché gli aggiornamenti sono complessi, dispendiosi in termini di tempo e denaro. Gli aggiornamenti alle nuove versioni vengono quindi solitamente eseguiti ogni tre o cinque anni. La decisione di implementare una soluzione ERP completamente nuova, e quindi un software moderno e all'avanguardia, viene spesso presa solo dopo dieci o quindici anni. Si tratta di una mezza eternità in un mondo in cui la tecnologia si evolve rapidamente, mentre il sistema ERP rimane ancorato al passato. Ciò che a prima vista sembra stabilità si rivela un rischio con costi elevati. Chi rimanda gli aggiornamenti paga un prezzo elevato.
I rischi sottovalutati dei vecchi software
1. I requisiti legali non possono più essere rispettati
I requisiti normativi sono in continua evoluzione e i sistemi ERP obsoleti spesso non riescono più a tenere il passo. Un esempio attuale: le transazioni di pagamento SEPA. L'attuale specifica SEPA (versione 3.7 per la Germania, versione 2.0.2 per la Svizzera) richiede adeguamenti che le versioni ERP precedenti semplicemente non supportano più. Questo diventerà ancora più grave a partire dal 2026, quando la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria per le transazioni B2B.
Il problema: le versioni ERP obsolete si basano su strutture dati e interfacce API obsolete, non più compatibili con gli standard moderni. Ad esempio, le modifiche SEPA richiedono una struttura XML aggiornata, mentre molti sistemi più vecchi supportano solo i formati PAIN.001/002 obsoleti. La situazione è simile per la fatturazione elettronica, che richiede formati standardizzati come XRechnung o ZUGFeRD, formati che le versioni ERP precedenti non possono elaborare di default.
Tuttavia, Microsoft e i fornitori terzi continuano a sviluppare le proprie soluzioni esclusivamente per le attuali versioni di Business Central. Le aziende con sistemi legacy si trovano quindi di fronte a una scelta difficile: investire in costose soluzioni alternative, che di solito sono solo temporanee, o rischiare l'interruzione dei processi aziendali principali. Il risultato: più lavoro manuale, una maggiore suscettibilità agli errori e il crescente rischio di non soddisfare più in modo affidabile i requisiti legali, come i requisiti di documentazione, la sicurezza dei dati o la conservazione.
2. Costi di supporto elevati e competenze in calo
In passato, molte aziende hanno personalizzato le proprie soluzioni ERP per adattarle a specifici processi aziendali. Ma questi sviluppi personalizzati stanno diventando problematici.
In passato, le personalizzazioni individuali erano comuni in C/AL e venivano implementate direttamente nel codice standard. Con il passaggio alla moderna architettura AL e allo sviluppo tramite estensioni, la base tecnica di Business Central è cambiata radicalmente: tabelle, campi e oggetti sono stati parzialmente ristrutturati, pertanto le vecchie personalizzazioni C/AL non possono essere semplicemente adottate. Sebbene molte funzioni possano essere implementate anche in AL, ciò richiede test accurati e spesso uno sviluppo completamente nuovo. Per le aziende, ciò significa che la migrazione comporta impegno e costi, ma solleva anche la questione se le vecchie personalizzazioni siano ancora valide o possano essere sostituite con moderne funzioni standard.
Inoltre, il supporto per i sistemi più vecchi diventerà più costoso nel prossimo futuro. Sebbene attualmente vi siano molti sviluppatori con conoscenze di C/AL, il futuro è chiaramente legato all'AL e al moderno ambiente di sviluppo di Business Central. I nuovi specialisti sono formati quasi esclusivamente in AL e lavorano con le tecnologie attuali, mentre la competenza nei sistemi più vecchi sta gradualmente diminuendo. Chi si aggrappa a sistemi obsoleti a lungo termine deve quindi aspettarsi un aumento dei costi di manutenzione e supporto, poiché gli sviluppatori specializzati diventeranno rari e di conseguenza costosi in futuro. Le aziende si troveranno quindi di fronte a una difficile decisione nel prossimo futuro: riprogettare tutto da zero o accettare una crescente incompatibilità.
3. Rischi per la sicurezza e attacchi informatici
Con l'interruzione del supporto alle vecchie versioni ERP da parte di Microsoft e di fornitori terzi, non solo non è più possibile un ulteriore sviluppo, ma nemmeno la fornitura di patch e aggiornamenti di sicurezza. Le aziende che continuano a utilizzare sistemi obsoleti si espongono a significativi rischi informatici. Gli hacker sfruttano deliberatamente vulnerabilità note, spesso con conseguenze drammatiche.
Le vulnerabilità di sicurezza non corrette rappresentano un problema importante. I sistemi obsoleti spesso contengono vulnerabilità note da tempo, ma non più affrontate. Gli aggressori analizzano specificamente questi sistemi vulnerabili e li utilizzano per exploit zero-day o attacchi ransomware. Senza aggiornamenti regolari, molte aziende non sono protette dai moderni metodi di attacco, il che trasforma rapidamente il sistema ERP nel tallone d'Achille della loro sicurezza IT complessiva.
Anche la mancanza di supporto per i moderni standard di sicurezza rappresenta un rischio significativo. Le vecchie versioni degli ERP sono spesso incompatibili con le attuali procedure di autenticazione o tecnologie di crittografia. Questo crea lacune nella sicurezza che facilitano l'accesso dei malintenzionati ai dati aziendali sensibili. Chi non interviene corre il rischio che il proprio sistema ERP diventi una porta spalancata per i criminali informatici.
È qui che le moderne soluzioni SaaS offrono un vantaggio decisivo. Cloud Microsoft offre un ambiente altamente sicuro, costantemente monitorato e che riceve automaticamente gli ultimi aggiornamenti di sicurezza. Le aziende beneficiano non solo di un sistema aggiornato, ma anche di meccanismi di protezione aggiuntivi come l'autenticazione a più fattori, l'accesso basato sui ruoli e la crittografia end-to-end. Chi si affida a una soluzione ERP basata su cloud non solo riduce significativamente la superficie di attacco, ma anche i propri costi di manutenzione e misure di sicurezza.
4. Usabilità e flessibilità limitate
Anche i software obsoleti rallentano la produttività. I moderni sistemi ERP sono ormai profondamente integrati nell'ecosistema Microsoft, consentendo un'interazione fluida con Microsoft. 365, Power Platform e altre applicazioni, consentendo un'ampia automazione dei processi aziendali. I dati fluiscono automaticamente tra Outlook, Teams, SharePoint ed Excel, i processi sono interconnessi e i flussi di lavoro intelligenti riducono le attività manuali. Le moderne soluzioni ERP offrono inoltre interfacce utente intuitive che semplificano il lavoro quotidiano e riducono al minimo le fonti di errore.
Molte aziende attualmente ottengono buoni risultati con le vecchie versioni dell'ERP, ma uno sguardo al futuro mostra che le aziende che non modernizzano il proprio ERP corrono il rischio di rimanere indietro. Questo perché Microsoft sta costantemente sviluppando il proprio ecosistema. Senza una stretta integrazione con l'ERP, opzioni di automazione come Power Automate rimangono inutilizzate e l'analisi dei dati con Power BI richiedono esportazioni complesse e le moderne funzionalità di collaborazione di Teams o Outlook non possono essere integrate perfettamente. Invece di lavorare in modo efficiente, le aziende si trovano ad affrontare soluzioni isolate e flussi di lavoro frammentati, e sono costrette a ricorrere a processi macchinosi e soluzioni manuali, con un inutile spreco di tempo e denaro.
Anche la base tecnica gioca un ruolo cruciale. I sistemi ERP più vecchi spesso non sono più compatibili con le attuali versioni di Windows. Chiunque lavori ancora con Navision 2009, ad esempio, si trova ad affrontare un duplice problema: da un lato, il software spesso non funziona più sui server moderni e, dall'altro, Microsoft ha interrotto da tempo il supporto per le vecchie versioni di Windows Server. Ciò significa che non solo il sistema ERP in sé è obsoleto, ma anche l'intera infrastruttura IT sottostante. Le aziende, quindi, non solo si trovano ad affrontare processi inefficienti, ma devono anche compiere sforzi sempre maggiori per mantenere operativi i software obsoleti, un'impresa costosa e incerta.
5. Arretrati di innovazione e vantaggi competitivi persi
Restare fermi significa fare un passo indietro, soprattutto nella trasformazione digitale. Chi si aggrappa alle vecchie versioni dell'ERP viene superato dai nuovi sviluppi tecnologici come Microsoft Copilot e l'intelligenza artificiale. Il motivo: queste innovazioni richiedono un'architettura ERP moderna, in particolare un ambiente SaaS basato su cloud, come le attuali versioni di Business Central. Solo così sono disponibili le interfacce, i servizi e i meccanismi di sicurezza necessari che rendono possibili Copilot e simili. I sistemi obsoleti, d'altra parte, spesso non supportano le API moderne e possono essere connessi solo con un notevole sforzo. Di conseguenza, il pieno potenziale dei processi aziendali digitali rimane inutilizzato.
Mentre le aziende moderne aumentano la propria efficienza integrando analisi basate sull'intelligenza artificiale o flussi di lavoro automatizzati nei loro ambienti ERP, le aziende con sistemi legacy rimangono sempre più indietro. Il divario tecnologico si sta ampliando, e con esso la sfida di recuperare terreno in futuro.
Servizi gestiti: aggiornamenti semplificati
L'unica soluzione sostenibile è passare alle ultime versioni del software con una strategia di aggiornamento chiara e a lungo termine. KUMAVISION supporta le aziende con servizi gestiti che, se commissionati, garantiscono una gestione regolare degli aggiornamenti nel Cloud (SaaS). In questo caso, il processo di aggiornamento è fluido: Microsoft fornisce aggiornamenti ogni quattro settimane, che possono essere testati in anticipo in un ambiente sandbox. Con il pacchetto di servizi appropriato, KUMAVISION si occupa della pianificazione, dei test e dell'implementazione, garantendo che il sistema rimanga stabile e operativo senza interruzioni impreviste. Le aziende con soluzioni on-premise, d'altra parte, sono responsabili della propria manutenzione e degli aggiornamenti, ma possono anche essere sollevate da questo onere grazie ai servizi personalizzati di KUMAVISION.
Conclusione: costi di stallo
Chi si aggrappa a software obsoleto rischia un aumento dei costi, lacune di sicurezza e una perdita di innovazione. I team IT spesso individuano il problema in anticipo, ma viene spesso sottovalutato a livello decisionale. Questo porta a ritardare i cambiamenti troppo a lungo, fino a quando improvvisamente non c'è più spazio di manovra.
KUMAVISION garantisce che le aziende non solo rimangano al passo con i tempi, ma siano anche all'avanguardia, con strategie ERP sostenibili che garantiscono sicurezza e sostenibilità futura. Perché se resti fermo, rimarrai indietro.
