Carsten Severin
In qualità di Head of Project Management Office (PMO) presso KUMAVISION, è responsabile dell'implementazione del progetto ed è un Project Management Professional (PMP)® certificato, Scrum Master e Product Owner
La gestione del progetto di solito si concentra sui fattori di tempo, costo e portata. Questi tre fattori possono essere quantificati e quindi consentire la pianificazione, il controllo e la valutazione oggettivi dei progetti. Ciò che viene tralasciato, tuttavia, è il fattore umano. La nostra esperienza in più di 2.400 progetti dei clienti mostra chiaramente che il successo di un progetto non è influenzato solo da fatti concreti, ma anche da fattori morbidi come l'accettazione, il coinvolgimento e l'impegno di tutti i soggetti coinvolti.
Mentre le cifre chiave possono (più o meno) essere facilmente registrate e mappate dal software, il fattore umano è diverso. I seguenti 10 suggerimenti del Project Management Office (PMO) di KUMAVISION ti aiuteranno a rendere il tuo progetto un successo anche sotto questo aspetto.
1. Comunicare gli obiettivi in modo trasparente
"Qual è il punto?" L'introduzione del software ERP è talvolta vista in modo critico dai dipendenti. Pertanto, comunica gli obiettivi e le aspettative del progetto a tutti i dipendenti, non solo al team di progetto. Informazioni periodiche sul progetto, ad esempio sotto forma di newsletter o blog sull'intranet, sono una buona idea: riferire sullo stato di avanzamento del progetto, presentare gli utenti chiave, fornire approfondimenti sulle nuove tecnologie e sui vantaggi che l'azienda si aspetta da esse. Anche se il management non è direttamente coinvolto in un progetto software, dovrebbe esprimere chiaramente il proprio impegno fin dall'inizio.
2. Prendi sul serio le paure
Parole d'ordine come digitalizzazione o automazione a volte portano a paure come razionalizzazione o tagli di posti di lavoro. Il risultato: il progetto viene rallentato o addirittura sabotato dai dipendenti, spesso inconsapevolmente. Prendi sul serio queste paure. Spiegare apertamente quali processi e aree di attività cambieranno in futuro. Fare i preparativi per tempo, ad esempio per qualificare i dipendenti per nuovi compiti. La gestione del cambiamento non deve mai limitarsi alle problematiche IT e al panorama dei processi, ma deve tenere conto dell'intera azienda.
3. Crea tempo libero
Le persone coinvolte nel progetto di solito sono ancora coinvolte nelle attività quotidiane. L'introduzione del software ERP sul lato non funziona. La specifica dei requisiti, il test di nuove funzionalità, il coordinamento con il partner software o la revisione e l'ottimizzazione del panorama dei processi richiedono molto tempo. Crea in anticipo la libertà necessaria per i partecipanti al progetto e spiega il motivo ai rispettivi dipartimenti.
4. Selezionare il metodo di progetto appropriato
Classico con specifiche funzionali e dei requisiti, approccio agile o misto: l'importanza del metodo progettuale è spesso trascurata. Da un lato, dovrebbe essere adattato all'ambito del progetto e, dall'altro, alla cultura aziendale. Ad esempio, metodi agili come Scrum si concentrano sul fattore umano e sui valori associati come impegno, concentrazione, apertura, rispetto e coraggio. Ma quale metodo è quello giusto? KUMAVISION mantiene il proprio Project Management Office (PMO) con specialisti certificati che, tra le altre cose, sviluppano ulteriormente metodi di gestione dei progetti, formano i propri dipendenti e forniscono consulenza sui progetti. Ciò garantisce che azienda, progetto e metodo combacino perfettamente. Inoltre, mentre i grandi partner software implementano dozzine di progetti all'anno, le aziende hanno un progetto ERP solo ogni 5-10 anni. Sono quindi indispensabili un'adeguata formazione e supporto per coloro che sono coinvolti nel progetto (workshop, kick-off agili, ecc.).
5. La chimica deve essere giusta
I project manager svolgono un ruolo chiave da entrambe le parti. Costituiscono l'interfaccia per i dipendenti lato cliente o per sviluppatori e consulenti. È tanto più importante che si adatti non solo a livello professionale, ma anche a livello personale. Quello che può sembrare un truismo non è così facile da implementare nella pratica. Perché ogni project manager porta la propria esperienza da diversi settori, culture e forme aziendali. Chiunque abbia lavorato per anni con i metodi di progetto classici in un ambiente aziendale troverà difficoltà in una start-up che si affida a metodi agili. Anche in questo caso, i fornitori ERP più grandi che dispongono di un ampio team di project manager e consulenti hanno un vantaggio. A proposito: sostituire un project manager non è un segno di debolezza, ma di forza. La consapevolezza che una costellazione diversa funziona meglio aiuta tutti i soggetti coinvolti e il progetto.
6. Coinvolgere gli utenti chiave in una fase iniziale
Un'implementazione ERP "decretata dall'alto" non funzionerà. Anche se il software è responsabile del reparto IT: il coinvolgimento tempestivo dei dipendenti dei diversi dipartimenti da un lato crea accettazione, e dall'altro il feedback dei dipendenti è indispensabile per adattare in modo ottimale la nuova soluzione software alle esigenze dell'azienda o i tuoi processi per mettere in discussione in modo critico. Prima gli utenti chiave hanno l'opportunità di lavorare con il nuovo sistema, più specifico sarà il feedback e prima verranno scoperte le discrepanze. Se stai lavorando anche con dati reali sul sistema di test, il passaggio è ancora più semplice. A proposito: l'utente chiave "ideale" non è necessariamente un responsabile di reparto, ma piuttosto il dipendente che in realtà lavora con il sistema ogni giorno in seguito. Assicurati di creare condizioni in cui i tuoi dipendenti possano contribuire su un piano di parità senza confini gerarchici. Il tuo partner software dovrebbe anche presentare agli utenti chiave le loro nuove attività e fornire loro il know-how necessario per questo ruolo.
7. Usa gli standard
Anche se i tuoi dipendenti sono molto motivati: non devi continuare a reinventare la ruota. Ove possibile, utilizzare processi ottimizzati e procedure standardizzate. Ciò crea sicurezza, fa risparmiare tempo e libera spazio per quei punti in cui sono necessari adeguamenti realmente specifici dell'azienda o processi completamente nuovi. KUMAVISION offre la possibilità di utilizzare i pacchetti per l'introduzione dell'ERP (installazione, configurazione, formazione, ecc.), Che raggruppano in pratica procedure collaudate. Questo ti dà accesso diretto all'esperienza di oltre 2.400 progetti di successo.
8. Fornisci facilmente offerte di supporto
Anche dopo il lancio dal vivo, ci sono domande. Il nostro consiglio: offrire ai dipendenti un percorso semplice e diretto per ottenere supporto. Ad esempio, attraverso pacchetti di supporto con quote temporali di cui i dipendenti possono usufruire liberamente. Se ogni ticket di supporto deve essere approvato in anticipo dai superiori, la disponibilità a porre domande diminuirà, il che in definitiva influenzerà l’efficienza dell’utilizzo del nuovo sistema ERP.
9. Festeggia correttamente la laurea
Cerchiamo di essere realistici: l'introduzione di nuovi software aziendali a volte è uno sforzo importante per tutti i soggetti coinvolti. È tanto più importante premiare questo risultato. Che si tratti di una festa estiva o di un'escursione nelle Alpi: una festa comune dimostra l'apprezzamento per lo staff del progetto, offre l'opportunità di rivedere il progetto in un ambiente informale e trasmette ancora una volta l'importanza del progetto all'intera azienda.
10. Stabilire una cultura dell'errore
"Mai provato. Mai fallito. Non importa. Riprova. Fallisci di nuovo. Fail better" - la citazione dello scrittore Samuel Beckett adorna le pareti di numerose start-up. Ovunque le persone lavorino insieme, accadono errori. Stabilisci una cultura dell'errore che consenta ai tuoi dipendenti di lasciare la loro zona di comfort e creare qualcosa di nuovo. Solo allora il progetto e i dipendenti possono sviluppare il loro pieno potenziale.
