Michael Schauer
È CEO di KUMAVISION DMS GmbH. In qualità di esperto DMS, supporta le aziende nell'ottimizzazione della gestione dei documenti.
Nel mondo degli affari di oggi, l'efficienza e la trasparenza sono fondamentali per il successo di un'azienda. L'integrazione dei sistemi di gestione dei documenti (DMS) e della pianificazione delle risorse aziendali (ERP) offre una soluzione ottimale per raggiungere questi obiettivi. Michael Schaur, CEO di KUMAVISION DMS GmbH, riassume i motivi più importanti per cui questi due sistemi si adattano così bene e quali vantaggi offrono alla tua attività.
Ogni giorno le aziende affrontano la sfida di gestire in modo efficiente enormi quantità di informazioni e documenti. Una perfetta integrazione dei sistemi di gestione dei documenti (DMS) e della pianificazione delle risorse aziendali (ERP) può offrire un notevole valore aggiunto. Perché?
1. Processi integrati e maggiore efficienza
La perfetta integrazione di DMS ed ERP consente di integrare i documenti direttamente nei processi aziendali. Ciò si traduce in una significativa riduzione delle immissioni di dati ridondanti e minimizza gli errori manuali. Gestendo centralmente i documenti, i dipendenti possono accedere alle informazioni rilevanti più rapidamente e utilizzarle in modo efficiente nei processi rilevanti. Ciò non solo aumenta la produttività, ma anche l’efficienza complessiva dell’azienda.
2. Archiviazione centralizzata dei dati e migliore gestione delle informazioni
Un sistema DMS ed ERP integrato crea un database uniforme accessibile a tutti i reparti. Ciò semplifica notevolmente la gestione e la ricerca dei documenti. L’archiviazione centralizzata dei dati migliora la disponibilità e la gestione delle informazioni, con conseguente miglioramento del processo decisionale. Il collegamento dei documenti con i corrispondenti dati ERP aumenta inoltre la qualità dei dati ed evita la duplicazione del lavoro.
3. Conformità e sicurezza
L'integrazione dei sistemi DMS ed ERP contribuisce in modo significativo al rispetto dei requisiti legali e delle linee guida di conformità. Le soluzioni DMS offrono funzioni per l'archiviazione a prova di audit e la tracciabilità dei documenti, richieste dalla legge in molti settori. Inoltre, l’amministrazione centrale e i meccanismi di sicurezza garantiscono una migliore protezione dei dati sensibili. Ciò riduce il rischio di perdita di dati e accesso non autorizzato.
4. Risparmio sui costi e ROI
La digitalizzazione e la gestione centralizzata dei documenti portano ad un notevole risparmio sui costi. Riducendo le pratiche burocratiche e i costi associati (come stampa e archiviazione), le aziende possono ridurre i costi operativi. Allo stesso tempo, la maggiore efficienza porta ad un più rapido ammortamento degli investimenti in DMS ed ERP, che aumenta il ritorno sull’investimento (ROI).
5. Miglioramento della collaborazione e della comunicazione
Un DMS integrato consente ai team di collaborare meglio e lavorare insieme sui documenti. È possibile tenere traccia dei cambiamenti e migliorare la comunicazione. Ciò porta ad una maggiore trasparenza e tracciabilità delle decisioni e dei processi. Tutte le informazioni rilevanti sono disponibili centralmente, facilitando la collaborazione tra i diversi dipartimenti.
6. Ottimizzazione dei processi aziendali
Integrando DMS ed ERP, i processi aziendali possono essere automatizzati e ottimizzati. Ad esempio, i documenti possono essere archiviati automaticamente nel DMS quando si verificano determinati eventi nel sistema ERP. Le funzioni avanzate del flusso di lavoro del DMS possono essere utilizzate insieme ai processi ERP per rendere i processi aziendali più efficienti e ridurre i tempi di risposta.
7. Vantaggi specifici di KUMAVISION
In qualità di esperto sia in ERP che in gestione dei documenti, KUMAVISION offre un vantaggio decisivo. Con KUMAVISION DMS GmbH come filiale, disponiamo di conoscenze specialistiche approfondite e possiamo sviluppare soluzioni su misura che si adattano perfettamente alle esigenze dei nostri clienti. Il nostro approccio olistico alla soluzione riduce gli sforzi di implementazione e semplifica l'integrazione, con conseguente introduzione e utilizzo dei sistemi senza intoppi.
Conclusione
L’integrazione della gestione documentale e dei sistemi ERP offre notevoli vantaggi per le aziende. Consente una perfetta integrazione dei documenti nei processi aziendali, migliora la gestione delle informazioni e garantisce conformità e sicurezza. Inoltre, il risparmio sui costi e l’aumento dell’efficienza portano a un ROI più elevato. Ottimizzando la collaborazione e automatizzando i processi aziendali, le aziende possono aumentare la propria competitività. In breve: un duo perfetto!
