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Projektmanagement – so ein Theater

Was Projektmanagement mit Theater zu tun hat.

Carsten Severin

Verantwortet als Head of Project Management Office (PMO) bei KUMAVISION die Projektimplementierung und ist zertifizierter Project Management Professional (PMP)®, Scrum-Master sowie Product-Owner.

Projektmanagement gleicht in vielerlei Hinsicht einem Theaterstück. Es gibt ein Drehbuch, Rollen und eine inhaltliche Gliederung – Akte und Szenen, wenn man so will. Während das klassische Projektmanagement großen Wert auf einen mächtigen Regisseur und hohe Drehbuchtreue legt, gleichen agile Methoden wie Scrum eher einem Improvisationstheater, in dem der Rahmen und die Spielregeln festgelegt sind, das Stück sich aber innerhalb dieser Grenzen nach Lust und Spielfreude der Akteure und in Interaktion mit dem Publikum entwickeln kann.

 

Das Publikum

Im Improvisationstheater spielt das Publikum im wahrsten Sinne des Wortes eine wichtige Rolle. Es sitzt nicht passiv im Auditorium, lässt sich berieseln und urteilt am Ende, ob ihm das gesamte Stück gefallen hat, sondern es übernimmt einen aktiven Part. Die Schauspieler binden es in die Aufführung ein und die Reaktion der Zuschauer hat maßgeblichen Einfluss auf die Entwicklung des Stücks. Im agilen Projektmanagement ist der Auftraggeber das Publikum. Er wird bei Scrum nicht lediglich am Anfang gefragt, was er haben will und am Ende, ob ihm das Ergebnis gefällt. Sondern er ist über die gesamte Projektzeit mit im Boot und trägt durch seine Reaktion dazu bei, den Verlauf des Projekts zu steuern.

 

Das Drehbuch

Das Drehbuch in Scrum wird als „Product Backlog“ bezeichnet. Aber – wie im Improvisationstheater üblich – enthält es keinen genauen Spielplan und steht zu Beginn auch nicht in allen Einzelheiten fest. Es ist vielmehr eine dynamische Liste, die sich im Verlauf des Projekts verändert. Es zählt auf, welche Eigenschaften oder Funktionen das Produkt haben soll, welchen Anforderungen es genügen soll oder auch welche Verbesserungen des bisherigen Ergebnisses gewünscht sind. Im Projektverlauf wird das Product Backlog laufend an neue Erkenntnisse angepasst. Oder in der Theater-Analogie: Das Drehbuch verändert sich in der Art, wie die Schauspieler das Stück weiterentwickeln und wie das Publikum reagiert.

 

Der Regisseur

Auch im Improvisationstheater gibt es einen Regisseur. Allerdings hat er nicht die Aufgabe, den Ablauf des Stückes bis ins Detail festzulegen und mit seinen Schauspielern so lange zu proben, bis alles sitzt. Er ist vielmehr das Bindeglied zwischen Drehbuch, Publikum und den Schauspielern und gibt Aufgaben und Themen vor, die auf der Bühne umgesetzt werden sollen. In Scrum heißt der Regisseur Product Owner. Er ist – wie sein Pendant im Theater – zwingend eine einzelne Person. Er ist verantwortlich für das Ergebnis und legt als Bevollmächtigter des Auftraggebers fest, welche Anforderungen an das Produkt Priorität haben. Zudem sorgt er dafür, dass alle Anforderungen für das umsetzende Team klar und verständlich formuliert sind.

 

Die Hauptrolle

Eine klassische Hauptrolle gibt es im Improvisationstheater nicht. Es gibt aber einen Schauspieler, der erster Ansprechpartner für den Regisseur ist und die Truppe mitzieht. Er gleicht also eher einem Mannschaftskapitän als einem klassischen Helden. In Scrum wird diese Funktion „Scrum Master“ genannt. Wie auch im Improvisationstheater hat er keinen autoritären Part. Insbesondere hat er keine Entscheidungsbefugnis über die Art, wie das Team seine Aufgabe umsetzt. Er ist vielmehr ein Dienstleister und Kümmerer für das Umsetzungsteam. Er moderiert Meetings, hilft dem Team, sich optimal zu organisieren und räumt Hindernisse aus dem Weg. Außerdem berät er den Product Owner bezüglich der Pflege des Product Backlogs.

 

Die Schauspieler

Die Schauspieler sind das tragende Element jedes Theaterstücks. Im Improvisationstheater geht ihre Aufgabe aber über das rein Darstellerische hinaus. Sie bringen ihre Ideen mit ein und beeinflussen den Verlauf des Stücks. Sie sind also Schauspieler, Drehbuchautor, übernehmen sogar Teilaufgaben des Regisseurs und beobachten das Spiel ihrer Kollegen sehr genau, um darauf reagieren zu können. Dabei genießen sie ein hohes Maß an Autonomie. Auch das Entwicklungsteam bei Scrum arbeitet sehr eigenständig und übernimmt ein ähnlich breites Aufgabenspektrum. Es entscheidet, welche Aufgaben in einem Arbeitsabschnitt übernommen werden, und erstellt einen entsprechenden Arbeitsplan. Es organisiert sich selbst und stellt am Ende eines Arbeitsabschnitts ein funktionsfähiges Teilprodukt vor. Zudem wird der erzielte Fortschritt gemeinsam evaluiert. Wie die Schauspieler sind auch die Teammitglieder in Scrum komplett gleichberechtigt.

 

Die Gliederung

Auch im Improvisationstheater ist nicht alles frei. Einfach nur auf die Bühne gehen und irgendetwas spielen würde in den seltensten Fällen funktionieren. Deshalb gibt es eine feste Struktur, einen Rahmen, innerhalb dessen die Improvisation stattfindet. Zunächst müssen die grundsätzlichen Eckdaten wie Spielort und Zeit bestimmt werden. Auch inhaltlich einigt man sich auf einen Rahmen, in dem das Stück gespielt wird. Meistens erhalten die Schauspieler Aufgaben, die sie dann komplett abarbeiten.

Ähnlich ist der Ablauf auch bei Scrum. Am Anfang steht – ebenso wie beim klassischen Projektmanagement – das Grundsätzliche, die Analyse, was der Auftraggeber braucht. Danach definiert der Product Owner als Bevollmächtigter des Auftraggebers die Aufgaben, priorisiert sie und listet sie entsprechend im Product Backlog auf. Das Entwicklungsteam bearbeitet die Aufgaben dann in zeitlich genau definierten, kurzen Arbeitsabschnitten (Iterationen), so genannten Sprints. Es entscheidet im Sprint Planning eigenständig, welche der wichtigsten Aufgaben es in Angriff nehmen will und erstellt ein eigenes Drehbuch für diese Phase, das Sprint Backlog. Das Entwicklungsteam trifft sich jeden Tag in einem kurzen Meeting (Daily Scrum). Dort bewertet es den Erfolg der letzten 24 Stunden und plant die Arbeit der nächsten 24 Stunden. Am Ende des Sprints stellt das Entwicklungsteam das fertige Ergebnis (Produktinkrement) dem Product Owner und anderen Projektbeteiligten vor (Sprint Review). Das Feedback dieser Vorstellung lässt der Product Owner in das Product Backlog einfließen und modifiziert damit den Inhalt kommender Sprints. Das komplette Scrum-Team trifft sich abschließend, um den Ablauf des vergangenen Sprints zu bewerten und Prozesse gegebenenfalls zu optimieren. Danach beginnt das nächste Sprint Planning.

 

Klassisch oder agil – was ist jetzt besser?

Die Frage, ob klassisches Projektmanagement oder agiles Projektmanagement besser ist, ist genauso zielführend wie die Frage, ob Goethes Faust oder Theatersport besser ist. Beides ist Theater – aber mit grundsätzlich verschiedenen Spielregeln und deshalb nur bedingt vergleichbar. Aber klassischer und agiler Projektmanagement-Ansatz haben jeweils eigene Stärken und Schwächen und sind damit für das eine Projekt besser geeignet und für das andere weniger. Einen Vergleich zwischen beiden Ansätzen stellen wir im nächsten Artikel der Reihe vor.

 

 

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